Jak można wywnioskować z tytułu niniejszego tekstu, dużą rolę odgrywa sprecyzowanie tego, co zamierza się powiedzieć. Obserwując sposób komunikowania się ludzi, można dojść do wniosku, iż jest to element, którego brakuje w rozmowach i przekazywaniu informacji. Na szczęście nie jest to problem, który dotyka wszystkich, niemniej jest zbyt często spotykany u wielu osób. I dlatego warto przyjrzeć mu się bliżej i przy okazji się go pozbyć. Jak zatem sobie z nim poradzić?
Szanuj swojego rozmówcę
Zakładam, iż jesteś osobą, która preferuje szczere rozmowy, konkretne informacje i brak „rozjeżdżania” się w dialogu – czyli poruszania zbędnych wątków, które nie są potrzebne. Taka postawa jest jak najbardziej godna pochwały. Ludzie mają niestety tendencję do nadmiernego gadulstwa, przekazywania „podrasowanych” informacji czy też mówienia tylko po to, żeby mówić. Kiedy rozmawia się z takimi ludźmi, do głowy przychodzą myśli typu: „kiedy przejdzie do sedna?”, „o czym on/ona właściwie mówi?” albo „kiedy wreszcie skończy?”. I są to myśli jak najbardziej uzasadnione. Jest to przecież marnowanie naszego czasu i przepis na zniechęcenie do rozmów i kontaktów z takimi ludźmi. No i gdzie w tym wszystkim konkrety? Jak już się pojawią to pewnie po godzinie zbędnego monologu, którego można uniknąć. Mało kto to lubi, za to wiele osób to robi. Dobrze byłoby to zmienić. No właśnie. Co zrobić, żeby samemu/samej precyzować własne wypowiedzi?
Najważniejsze to skupić się na głównym przekazie. Czyli na tym, co faktycznie chce się powiedzieć. Jest to z pewnością sprawa oczywista, a jednak ludzie tak często o tym zapominają. Wtrącają podczas rozmowy wiele pobocznych wątków, które nie mają nic wspólnego z głównym. Niech za przykład posłuży rozmowa dwóch osób. Jedna chce przekazać drugiej informacje dotyczące zalet nowego samochodu, który nabyła. Tymczasem, zamiast wychwalać pod niebiosa tylko nowy nabytek i jego możliwości zaczyna mówić też o tym, co ugotowała na obiad, z kim rozmawiała, kogo spotkała itp. Być może ta osoba uważa, że przekazanie tak „istotnych” informacji jest niezbędne, tyle że rozmówcy może to w ogóle nie interesować. I najczęściej tak jest. Nie dość, że taka paplanina zabiera czas to i niczego do rozmowy nie wnosi. Istnieje też duże prawdopodobieństwo, że słuchacz zacznie być poirytowany i zniecierpliwiony. Jest to coś, na co z pewnością warto zwrócić uwagę przy rozmowach i chęci przekazania konkretów. Przykre jest to, że niektórzy zdają się tego nie zauważać i nie interesują ich odczucia słuchacza. A na to w szczególności powinni zwrócić uwagę. Druga osoba nie jest pojemnikiem na wszelkiego rodzaju informacje. Swojego słuchacza i rozmówcę powinno się szanować; powinno się szanować także jego odczucia i czas. On też ma swoje życie i obowiązki a zbędna gadanina skutecznie go od tego odciąga. I o tym akurat warto pamiętać.
Chcąc jeszcze lepiej skonkretyzować własną wypowiedź, to oprócz skupienia się na głównym przekazie, wypadałoby unikać wszelkich niejasności, niedopowiedzeń i domysłów. Zostawienie rozmówcy z niedopowiedzeniami i w następstwie tego z domysłami nie jest rozsądnym rozwiązaniem. Szczególnie bolesne może być to np. w związku, kiedy jedna strona każe drugiej się czegoś domyślić. W tym miejscu posłużę się kolejnym przykładem. Miała miejsce rozmowa partnerów, która się jednak „ucięła”. Coś się stało podczas konwersacji – być może wystąpiła różnica zdań – i jedna ze stron uznała, że „mądrzej” będzie ją przerwać. Pierwsza z nich została z domysłami, a druga liczy na to, że ta pierwsza domyśli się w 100%, czego ta druga chce i co chciała przekazać. To jakaś komedia – można rzecz. Absurdalność takiej sytuacji może byłaby i zabawna, gdyby nie to, że jest to smutny widok, który obserwuje się na co dzień. Jak wiele osób potrafi zepsuć związek, znajomość czy biznes przez niedopowiedzenia i zostawiając innych z domysłami? Nie należy liczyć na to, że druga strona domyśli się tego, co my mamy na myśli. Trzeba to powiedzieć! Chociażby z tego względu, że te domysły często są inne i rozmówca może wyciągnąć zupełne inne wnioski; inne niż my zakładaliśmy. Błędem jest zatem przyjmowanie założenia, że na nasze życzenie druga strona domyśli się akurat tego, czego chcemy. Taka pewność najczęściej zostaje brutalnie przerwana przez zgoła inny domysł rozmówcy. Żeby uniknąć nieporozumień, zachęcam do kończenia tego, co zaczęło się mówić. I to kończenia nie w sposób typu: „ja kończę, a Ty się domyśl”. Na myśli mam raczej to, żeby dokładnie wyjaśnić, co się ma na myśli. W miejsce niedopowiedzeń, niejasności i domysłów sensowniej jest wstawić wypowiedź, która ma ręce i nogi oraz konkretne informacje. Dzięki temu zapobiegnie się przykrym następstwom. Chcąc być zrozumianym, trzeba mówić zrozumiale. Niezrozumienie nie bierze się zazwyczaj z winy słuchacza tylko z winy tego, kto mówi. To jak druga osoba zrozumie wypowiedź, zależy od tego, w jaki sposób zostanie ona przekazana. Podobnie jak z daniem na tacy. Może być na niej pyszne jedzenie, dobrze przygotowane a dodatkowo widzisz i wiesz dokładnie, co jesz. Może być też źle przygotowane, niesmaczne, wymieszane i przez to nie masz pojęcia, co to właściwie jest. Tak samo jest z rozmowami, wypowiedziami i przekazywaniem informacji. Dobrze podane „wchodzą” najlepiej.
Co jeszcze można dodać? W kontekście powyższych wywodów nie będzie pewnie niespodzianką, jak dodam, że kultura wypowiedzi też ma znaczenie. Używanie wulgarnych słów czy krzyku nie wpływa dobrze na jakość komunikacji i przekazu. Czasem ludzi nieco „ponosi”. Z tym że skutki tego „ponoszenia” mogą być fatalne. A gorzej będzie, jeśli nastąpi kombinacja trzech powyższych czynników: brak skupienia na głównym przekazie, niedopowiedzenia i domysły, brak kultury wypowiedzi. To recepta na porażkę. Nie należy się później dziwić, że relacje ludzkie są w opłakanym stanie. Można je mimo wszystko utrzymać w należytym stanie. Przyda się odrobina chęci i bacznego zwracania uwagi na to, co i jak się mówi.
Mów konkretnie, wprost i bez niejasności
Przyznam się, że też stale pracuję nad polepszaniem swoich umiejętności porozumiewania się z innymi i przekazywania informacji. To nie jest też praca, która ma swój koniec. Nie ma chyba ludzi idealnych pod tym względem, chociaż mogę się mylić. Zapewniam Cię jednak, że ta praca przynosi dobre korzyści. I warto się jej podjąć. Dzięki niej człowiek staje się lepszym rozmówcą i słuchaczem, a skoro staje się lepszy, tym lepiej komunikuje się z innymi, przekazuje informacje i jest rozumiany. Wszak o to w życiu chodzi, żeby być zrozumianym i rozumieć innych. Na koniec nie pozostaje mi nic innego jak zalecić skupienie się na głównym przekazie, kończenie tego, co ma się do powiedzenia w sensowny sposób i stosowanie kultury wypowiedzi. Powodzenia!
