Powstało już wiele mitów na temat obowiązkowych kont firmowych, to znaczy tych dedykowanych wyłącznie osobom prowadzącym działalność gospodarczą. W dzisiejszym artykule, postaram się rozwiać wątpliwości na ten temat. Dowiesz się kiedy faktycznie musisz dysponować rachunkiem bankowym dla celów firmowych, co nie jest równoznaczne z nazwą "konto firmowe". Przytoczę również konkretne przepisy prawa, na potwierdzenie moich tez.
Wymóg posiadania konta dla celów firmowych, który za chwilę omówię, dotyczy nie tylko założenia konta jako takiego, ale przede wszystkim dokonywania za jego pośrednictwem transakcji w obrocie gospodarczym, wtedy gdy wymagają tego przepisy prawa (aktywne korzystanie z konta).
"1. Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.
2. Przedsiębiorca będący członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej może realizować obowiązek określony w ust. 1 za pośrednictwem rachunku w tej spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej".
(art. 22 ustawy z dnia 22 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej z późn. zm.)
Obowiązkowe płatności bezgotówkowe z kontrahentami
Z powyższego przepisu wynika, iż ewentualny obowiązek rejestrowania (dokonywania lub/i przyjmowania) płatności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, może być wykonywany na dowolnym koncie (rachunku) bankowym, a niekoniecznie firmowym. W grę może wchodzić więc rachunek osobisty lub firmowy, według nomenklatury banków. Ale obowiązek ten powstaje jedynie wówczas, gdy spełnione zostaną łącznie dwa warunki transakcyjne:
1. transakcja dokonywana jest pomiędzy dwoma przedsiębiorcami (firmami) – B2B, i
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote we-dług średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.
Nieobowiązkowe płatności bezgotówkowe z kontrahentami
W pozostałych przypadkach transakcje mogą (lecz nie muszą) być dokonywane w formie gotówkowej.
Mianowicie, w sytuacji gdy:
1. transakcja dokonywana jest pomiędzy przedsiębiorcą (Tobą) a konsumentem (osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej) – B2C– bez względu na kwotę płatności,
2. transakcja dokonywana jest pomiędzy dwoma przedsiębiorcami (firmami) – B2B, oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, NIE PRZEKRACZA równowartości 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.
Obowiązkowe płatności bezgotówkowe (organy podatkowe i ubezpieczeń społecznych)
Płatności podatków na rzecz Urzędu Skarbowego bądź Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zasadniczo muszą być dokonywane w formie bezgotówkowej (polecenie przelewu na konto właściwego organu). Wysokość kwoty podatku lub składki jest tutaj bez znaczenia.
"§ 1. Zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje w formie polecenia przelewu.
§ 1a. Zapłata opłaty skarbowej przez podatników, o których mowa w § 1, może nastąpić w gotówce.
§ 2. Formę rozliczeń, o której mowa w § 1, stosuje się również do wpłat kwot podatków pobranych przez płatników, jeżeli płatnicy spełniają warunki określone w § 1.
§ 3. Przepisu § 1 nie stosuje się:
1) do zapłaty podatków niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą;
2) gdy zapłata podatku, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, jest dokonywana papierami wartościowymi lub znakami akcyzy;
3) do pobierania podatków przez płatników lub inkasentów".
(art 61 §1-3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa)
"Płatnik składek jest obowiązany opłacać należności z tytułu składek, o których mowa w ust. 4, w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek lub obciążenia rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. Nr 199, poz. 1175, z późn. zm.)".
(art. 47 ust. 4b ustawy z dnia 13 październik 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych z późn. zm.)
Nieobowiązkowe płatności bezgotówkowe (organy podatkowe i ubezpieczeń społecznych)
Z obligatoryjnych płatności bezgotówkowych na rzecz US i ZUS-u zostali zwolnieni:
1. mikro-przedsiębiorcy (patrz niżej),
2. przedsiębiorcy dokonujący płatności podatku papierami wartościowymi lub znakami akcyzy, zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa,
3. przedsiębiorcy dokonujący zapłaty podatku niezwiązanego z prowadzoną działalnością gospodarczą (podatki osobiste).
"§ 1b. Zapłata podatków przez mikro-przedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447, z późn. zm.5)) może nastąpić również w gotówce".
(art 61 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa)
"Za mikro-przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników, oraz
2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jedne-go z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro".
(art. 104 ustawy z dnia 22 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej z późn. zm.)
"Płatnik składek będący mikro-przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej może opłacać należności z tytułu składek również w formie przekazu pocztowego lub w formie przekazu pieniężnego za pośrednictwem instytucji płatniczej lub biura usług płatniczych w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych".
(art. 47 ust. 4e ustawy z dnia 13 październik 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych z późn. zm.)
Obowiązek rejestrowania płatności za pomocą rachunku bankowego, w sytuacji gdy wymagają tego przepisy prawa (patrz wyżej), może być spełniony na jednym z dwóch rachunków:
1.rachunku osobistym (koncie osobistym), albo
2.rachunku firmowym (koncie firmowym).
Abstrahując od wymogów prawnych, przyjrzyjmy się plusom i minusom posiadania konta firmowego.
Zalety posiadania konta firmowego:
- oddzielenie finansów osobistych od firmowych,
- większa transparentność transakcji,
- możliwość zaliczenia wydatków związanych z utrzymaniem konta w koszta,
- łatwiejsze prowadzenie ewidencji księgowych/ podatkowych,
- uniknięcie ewentualnych zastrzeżeń organów podatkowych (choć rzadko to się zdarza) i nie ma to umocowania w przepisach powszechnie obowiązujących, czyt. takie "widzi mi się" fiskusa,
- w okolicznościach posługiwania się kontem osobistym dla celów firmowych, mogą powstać wątpliwości, jaki charakter ma dana transakcja (osobisty czy firmowy), co niesie za sobą różne konsekwencje podatkowe,
- trudności z opodatkowaniem odsetek bankowych, gdy korzystamy z konta osobistego na potrzeby firmowe,
- możliwość skorzystania z ofert bankowych przeznaczonych dla przedsiębiorców, a dostępnych z poziomu konta firmowego (tj. po założeniu konta firmowego). Np. debet na koncie firmowym, kredyty dla firm, poręczenia bankowe etc.
Wady posiadania konta firmowego:
- na ogół utrzymanie konta firmowego jest znacznie droższe od konta osobistego,
- dodatkowe koszty wynikające z obsługi konta firmowego, obok konta osobistego (w przypadku posiadania dwóch kont dla potrzeb osobistych i firmowych).
Podsumowując, chociaż zgodnie z aktualnymi przepisami mikro-przedsiębiorcy nie mają obowiązku posiadania oddzielnego konta firmowego, to jednak posiadanie takiego konta, może się okazać wygodniejszym i korzystniejszym rozwiązaniem. Każdy jednak powinien ocenić samodzielnie, czy warto zakładać odrębne konto firmowe.
