Księgowy z licencją czy księgowy z przypadku?
Aktualnie obowiązujące przepisy już nie zobowiązują osób i firm usługowo prowadzących księgi rachunkowe (i nie chodzi tu jedynie o pełną księgowość – te same przepisy dotyczą tzw. „małej” księgowości i ryczałtu) do posiadania licencji wydanej przez Ministerstwo Finansów. Dokument ten poświadcza posiadanie przez usługodawcę wiedzy i doświadczenia w zakresie rachunkowości i wcale nie jest tak prosty do zdobycia. Szukając zatem księgowego, warto się zastanowić czy osoba nieposiadająca licencji będzie w stanie odpowiednio zająć się poważnym tematem, jakim są podatki.
Ubezpieczenie OC
Drugim wymogiem stawianym księgowym prowadzącym własną działalność jest obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Tu jednak pojawia się haczyk – wysokość ubezpieczenia oraz jego zakres. W wariantach najprostszych księgowy posiada niskie ubezpieczenie obejmujące jego samego i nie obejmujące podwykonawców, którym być może powierza część pracy. Standardowe ubezpieczenie nie musi też pokrywać strat związanych z obsługą kadrowo-płacową firmy. Warto zatem przed nawiązaniem współpracy dopytać o szczegóły.
Księgowy w pobliżu naszej firmy?
Zazwyczaj rozpoczynamy poszukiwania od okolicznych biur rachunkowych. Wynika to zazwyczaj z przekonania, że takie rozwiązanie jest „prostsze w utrzymaniu” – w końcu co pewien czas chcemy wpaść do księgowego na kawę czy zasięgnąć porady. Trzeba przyznać, że kontakty osobiste są nieocenione. Z drugiej strony szukając biur rachunkowych jedynie w pobliżu ograniczamy sobie już na starcie ofertę, a tym samym narażamy na gorsze warunki cenowe.
Aplikacja internetowa?
Jest to model zakładający, że jedyną pracą księgowego jest przepisywanie danych z faktur do odpowiednich tabelek, bez głębszego ich analizowania. Rzeczywiście, w przypadku prostej działalności gospodarczej takie rozwiązanie może być skuteczne, jednak aplikacja zazwyczaj nie podpowie jak zmniejszyć obciążenia podatkowe ani nie poinformuje o zmieniających się przepisać prawa. No bo do kogo pójść, by zasięgnąć porady? Oczywiście, cena usługi może być argumentem, znamy jednak wielu przedsiębiorców poszukujących księgowego poza Internetem już po pierwszej kontroli skarbowej.
A może księgowy z innego miasta?
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że jest to rozwiązanie najgorsze z możliwych. Warto jednak przyjrzeć mu się bliżej i samodzielnie ocenić jego zalety, których w naszej opinii jest więcej niż wad.
Podstawowa zaleta wyboru księgowego niekoniecznie w pobliżu miejsca prowadzenia działalności to możliwość wyboru dostawcy usług z całego kraju, czyli większy rynek. Większa liczba ofert zazwyczaj oznacza niższe ceny przy zachowaniu tej samej jakości.
Ale jak skontaktować się z księgowym mającym biuro więcej niż 100km od naszego? Koszty dojazdów przewyższą oszczędności na usługach. Na szczęście w XXI wieku nie musimy już przejmować się tego rodzaju problemami. Z pomocą przychodzi nam technika. Rozwiązania takie jak (prosty) email czy (rozbudowany) skype oszczędzą nam czasu, bo pozwalają przekazywać informacje bez ruszania się zza biurka, co zapewnia kolejne oszczędności.
Większym problemem wydawać się może dostarczanie dokumentów do biura. Wprawdzie łatwo wyobrazić sobie usługi kuriera polegające na odebraniu kompletu dokumentów w oznaczonym dniu i dostarczeniu go następnego do biura, jednak jako przedsiębiorcy wolimy być nieco bardziej elastyczni. Ponadto niejednokrotnie rzeczywistość zmusza nas do dostarczania dokumentów niemal na ostatnią chwilę. Korzystanie w tej sytuacji z maila powoduje pewien chaos organizacyjny, którego chcemy uniknąć. Jednak coraz więcej biur zaczyna oferować usługi elektronicznego dostarczania dokumentów w postaci skanów, które następnie są digitalizowane i zamieniane na dokumenty cyfrowe. Takie podejście daje niesamowitą elastyczność powiązaną z bezpieczeństwem, a biurom rachunkowym pozwala świadczyć usługi dodane dla klientów, związane z archiwizacją dokumentów i analizami on-line dla klientów. A co najważniejsze – pozwala księgowemu skupić się na merytorycznej obsłudze firmy-kontrahenta, zamiast na żmudnym przepisywaniu cyferek.
Jak to działa? Jako klient, skanujesz w dowolny sposób dokumenty zakupu i przesyłasz je w postaci plików PDF, JPG czy TIFF do aplikacji w Internecie. Tam następuje digitalizacja – program rozpoznaje sprzedawcę i nabywcę, ich adresy i NIPy oraz pozycje z faktur. Skomplikowane algorytmy dbają o to, by nie pojawiły się przypadkowe błędy. Dokumenty w postaci zdigitalizowanej są odpowiednio klasyfikowane przez opiekuna firmy po stronie biura rachunkowego, a następnie importowane do programu, tworząc zapisy księgowe. Na każdym etapie procesu komputer dba o to, by dany dokument nie został zaksięgowany więcej niż raz. Księgowy odpowiada natomiast za merytoryczne opisanie dokumentu. Nie zachodzi zatem obawa, że rolę księgowego przejmują maszyny.
Klient posiada w Internecie dostęp do raportów i zestawień. Oryginały dokumentów także pozostają u niego. Deklaracje i sprawozdania są przesyłane do Urzędów drogą elektroniczną, z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego – bez udziału klienta.
Jak widać, nie trzeba bać się odległości, gdy mówimy o księgowości i biurach rachunkowych. Zachęcamy do tego, by nie ograniczać się do księgowych z sąsiedztwa, ale postawić na nowoczesne i inteligentne rozwiązania i pozwolić księgowemu zadbać o Państwa firmę. A co najważniejsze – w żadnym razie nie sprowadzać go do roli maszyny do pisania
