Kto musi założyć profil?
Muszą go założyć wszyscy płatnicy zgłaszający do ubezpieczenia więcej niż 5 ubezpieczonych (w tej liczbie znajduje się też właściciel i wspólnicy spółek cywilnych). Jeżeli liczba ubezpieczonych zmniejszy się, płatnik dalej będzie otrzymywał e-zwolnienia.
Kto może założyć profil?
Każdy inny płatnik może założyć profil, jednak nie ma na razie takiego obowiązku. Jeżeli płatnik założy profil, będzie otrzymywał zwolnienia jedynie w postaci elektronicznej
Jaki jest termin na wywiązanie się z obowiązku założenia PUE?
Płatnicy posiadający obowiązek założenia profilów muszą to uczynić do 31 grudnia 2015 roku. Radzimy nie czekać do ostatniej chwili. Potrafimy sobie wyobrazić kolejki w ZUS w okolicach końca roku.
Jak założyć profil PUE?
Należy wejść na stronę internetową http://zus.pl i po lewej stronie wybrać przycisk „Zarejestruj profil”. Następnie należy wyrazić zgody na przetwarzanie danych oraz zaakceptować regulamin. Sam profil można założyć na 3 sposoby: posiadając certyfikat kwalifikowany, profil ePUAP lub rejestrując profil niezaufany. Omówimy tu trzecią metodę, jako że dwie pierwsze są rzadko wykorzystywane przez mniejszych płatników.
Po wybraniu „Rejestruj profil niezaufany” należy wypełnić wymagane pola i wybrać „Rejestruj profil”. Aby dokończyć proces rejestracji należy profil „zaufać”, tzn. wziąć dokument potwierdzający tożsamość (dowód osobisty) i udać się z nim w ciągu 7 dni do najbliższej jednostki terenowej ZUS. Pracownik ZUS na podstawie okazanego dokumentu tożsamości potwierdzi autentyczność wprowadzonych danych (zaufa profil), wyszuka role i przypisze je do profilu.
Czy można upoważnić inną osobę do odbierania e-zwolnień?
Tak. Może być to dowolna osoba. Na przykład pracownik lub właściciel Biura Rachunkowego może być osobą upoważnioną przez płatnika do odbierania e-zwolnień. W tym celu należy wypełnić dokument ZUS-PEL (tutaj) oraz dostarczyć go do ZUS. Należy pamiętać, że dana osoba musi posiadać własny profil PUE oraz będzie miała dostęp do danych, które traktowane są przez pracodawców jako poufne.
Jakie nowe obowiązki posiada płatnik, który nie musi rejestrować profilu PUE?
Płatnik taki ma obowiązek w terminie do 31 grudnia 2015 roku pisemnie poinformować pracowników, że mają oni dostarczać zwolnienia w postaci wydruków od lekarza. W przypadku zawierania umów o pracę w 2016 roku obowiązek pisemnego poinformowania należy spełnić najpóźniej pierwszego dnia pracy.
Jaką rolę może pełnić Biuro Rachunkowe w odbiorze e-zwolnień?
Biuro może nie mieć zupełnie dostępu do profilu płatnika. Do wywiązywania się z codziennych obowiązków dostęp nie jest konieczny. Biuro Rachunkowe może też pełnić rolę pomocniczą, czyli po prostu od czasu do czasu zaglądać do profilu płatnika na podstawie złożonego przez płatnika ZUS-PEL. Płatnik jednak dalej będzie odbierał, drukował i dostarczał do Biura zwolnienia samodzielnie
Biuro Rachunkowe może też przejąć rolę odbierania e-zwolnień i być jedynym podmiotem posiadającym dostęp do profilu płatnika. W takiej sytuacji nawet właściciel firmy nie musi się rejestrować, a jedynie upoważnić osobę (osoby) w Biurze Rachunkowym. Rola ta wiąże się z pewną nową odpowiedzialnością po stronie Biura, zatem będzie stosowana za obustronną zgodą.
Należy jednocześnie zaznaczyć, że lekarze mają nieco czasu na dostosowanie się do nowych przepisów. Posiadane druki mogą wykorzystywać do końca 2017 roku. Może się zatem okazać, że nawet płatnik obowiązany do odbierania e-zwolnień przez pewien czas będzie otrzymywał zwolnienia dwiema drogami – elektronicznie i w postaci druków wypisywanych ręcznie.
