Jest ich po prostu na tyle niewiele, że spędzenie nawet kilku minut nad jedną sztuką nie jest czynnością, która w dłuższej perspektywie uznawana byłaby za czasochłonną. Powstaje tylko pytanie, czy aby na pewno tak to właśnie wygląda w praktyce?
Małe firmy rzadko inwestują w automatyzację swoich czynności właśnie dlatego, że wykonują ich niewiele i często pomiędzy nimi mija sporo czasu. Nie odczuwa się zatem straty czasu związanej z tak prostą czynnością, jaką jest właśnie fakturowanie. Jeśli jednak wystawiamy kilka faktur w ciągu dnia, a w firmie mamy jeszcze dwóch pracowników robiących dokładnie to samo, warto jest już się zastanowić nad naszymi działaniami. Wystarczy przemnożyć czas wystawiania jednej faktury przez ilość faktur, ilość pracowników, potem przez ilość dni w miesiącu i nagle okaże się, że fakturowanie zajmuje na ilość czasu liczoną nawet nie w godzinach, ale w dniach. Bardzo wielu przedsiębiorców odkrywa to z przerażeniem.
Jeśli rozłożymy czynność fakturowania na czynniki pierwsze, czyli na pojedyncze czynności wykonywane w trakcie tego działania, zauważymy, że najwięcej czasu zabierają nam rzeczy wykonywane mechanicznie. Najważniejsze z nich to po prostu wpisywanie informacji dotyczących klienta, informacji opisujących własne przedsiębiorstwo oraz sprzedawane produkty. Jeśli załatwimy sobie odpowiednie druki faktur, wszystkie nasze dane mogą już być wypełnione, ale pozostaje mozolne wypisywanie całej reszty. Na koniec dojdzie też konieczność przeliczenia podatków i należności. Jest tego dużo.
Nawet najprostszy program do fakturowania jest w stanie te czynności wykonać za nas. Można powiedzieć, że będzie to czynność w zasięgu nawet współczesnego kalkulatora, ponieważ polegać będzie ona na pobieraniu fragmentu tekstu z bazy danych i na umieszczaniu go na odpowiednim miejscu wydruku. Samo obliczenie odpowiednich należności na podstawie kwot umieszczonych w bazie danych zostanie wykonane już całkowicie automatycznie, bez naszego udziału, a w dodatku zniknie ryzyko błędu ludzkiego, najczęstszego powodu wystawiania faktur korygujących. Czas fakturowania nie zostanie oczywiście skrócony do zera, ale można spokojnie liczyć na jego redukcję o co najmniej połowę, nawet jeśli za każdym razem będziemy fakturować dla nowego klienta.
