Nie, będę prowadził tu akademickiej dyskusji, bo w Internecie, aż roi się od opracowań, na ten temat. Podam, natomiast jak zastosować to w praktyce.
Eisenhower wychodził, ze słusznego założenia:
„To, co ważne rzadko bywa pilne, a to, co pilne rzadko bywa ważne”.
(What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.)
Codziennie bombardują Nas setki spraw, logiczne, że nie jesteśmy ich wszystkich wstanie załatwić. Co więc zrobić?
Eisenhower dzielił sprawy na:
I – Ważne i pilne, zrób je od razu,
II – Ważne, ale niepilne, zaplanuj, kiedy je wykonasz,
III – Nieważne, ale pilne, oddeleguj je (np. sekretarce lub podwładnemu),
IV – Nieważne i niepilne, zapomnij o nich!
Jak to zastosujemy, zależy od Nas samych. Ja osobiście polecam dwie metody.
Pierwsza, to ustawienie na biurku, dwóch szuflad (szafek) na dokumenty. Jedną opisujemy, jako „II - ważne, ale niepilne” drugą, jako „III - nieważne, ale pilne”. Do pierwszej wrzucamy dokumenty, które zaplanowaliśmy, w kalendarzu, na wykonanie w innym terminie (ważne, by od razu ustalić, kiedy je zrobimy). Do drugiej wkładamy papiery, które oddelegowaliśmy lub to zrobimy (ważne, by od razu zaplanować, komu i kiedy to przekażemy do zrobienia).
Specjalnie napisałem, tylko o dwóch pojemnikach, bo sprawy „I - ważne i pilne” robimy od razu, nie zwlekamy z nimi! Natomiast sprawy „IV – nieważne i niepilne” wyrzucamy, do kosza stojącego obok biurka!
Druga metoda, którą polecam, do zastosowania równocześnie z pierwszą, to wpisy w kalendarzu. W notatniku, na końcu kalendarza robimy wpis (legendę):
I – Ważne i pilne, zrób je od razu,
II – Ważne, ale niepilne, zaplanuj, kiedy je wykonasz,
III – Nieważne, ale pilne, oddeleguj je (np. sekretarce lub podwładnemu),
IV – Nieważne i niepilne, zapomnij o nich!
I przy każdej notatce w kalendarzu robimy odpowiednią notację: „I, II, III lub IV” dzięki temu wiemy, jaki priorytet ma dla Nas, dana sprawa.
Dzięki, takiej prostej metodzie, nie zginiemy w natłoku codziennych spraw.
Wyrobimy w sobie nawyk, nadawania priorytetów sprawom, czyli nauczymy się zarządzać zadaniami. Jest, to jedna z metod, którą warto znać. Już ona sama, pozwala Nam zaoszczędzić mnóstwo czasu, które marnowalibyśmy na sprawy „IV – nieważne i niepilne”.
