Elektroniczne archiwum jest dużo bezpieczniejsze niż tradycyjne, ponieważ nie ma możliwości utraty danych w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży. Dużym udogodnieniem jest również możliwość wyszukania dokumentów przez pracowników w bardzo krótkim czasie i z dowolnego miejsca, w zależności od udostępnionych uprawnień. Tego typu rozwiązania stosowane są w kancelariach prawnych, biurach podatkowych i jako oprogramowanie dla szpitali oraz w innych przedsiębiorstwach, gdzie codziennie napływa i wychodzi wiele dokumentów.
Elektroniczne archiwum i wprowadzenie optymalnego elektronicznego zarządzania dokumentami jest dość kosztowne, jednak poniesione koszty w bardzo szybkim okresie się zwracają. Taki system pozwala zredukować czas, jaki był uprzednio poświęcany na odnalezienie prawidłowych dokumentów.
Informatyzacja archiwów, jak i odpowiednie zarządzanie fakturami, listami, rachunkami i innymi dokumentami, jest coraz bardziej popularne i w dużej mierze stosowane. Do takie procesu firma wdrażająca oprogramowanie elektroniczne musi być odpowiednio przygotowana, musi liczyć się z zakupem odpowiedniego sprzętu komputerowego, pamięci masowych, taśmowej pamięci, nośników magnetycznych itp. Dzięki takim system można dowolnie przechowywać dokumenty elektroniczne, cyfrowe, tekstowe, muzyczne czy filmowe, tego typu dokumenty mają wspólną cechę, jaką jest oddzielenie nośnika od informacji.
Zarządzanie zadaniami i dokumentami w formie elektronicznej sprawi, że przepływ informacji w danej firmie będzie przebiegał bezkolizyjnie, a to przełoży się na zwiększenie jakości zarządzania i efektywność. Potrzeby firm rosną, dlatego oprogramowanie wciąż jest unowocześniane.
