Obecnie na rynku istnieje wiele propozycji od producentów odpowiednich systemów, które zapewniają prawidłowy obieg dokumentów w zależności od formy. Także system HR będzie najbardziej dopasowany do obiegu dokumentów kadrowych i rekrutacyjnych, inne systemy mogą być dostosowane do obiegu i archiwizowania faktur, umów, listów, rachunków itd.
Zarządzanie dokumentami w firmie jest ważne zarówno w małych, jak i dużych przedsiębiorstwach, z systemów usprawniających ten proces korzystają także jednostki administracji publicznej i szkolnictwo. Tego typu systemy są zazwyczaj dostosowane do każdego systemu operacyjnego, a tworzy się je w oparciu o najnowocześniejsze technologie. Obieg dokumentów jest sprawniejszy dzięki wdrożeniu w firmach odpowiednich systemów, dzięki nim można szybko uzyskać dostęp do potrzebnych informacji za pomocą tworzonych raportów. Tego typu systemy, w szczególności jeżeli jest to system HR, posiadają wiele funkcji.
Dzięki algorytmom, z łatwością można naliczać składniki płacowe, w tym też wynagrodzenie za urlop. Z łatwością można definiować potrzeby odnośnie tego systemu w oparciu o wymagania danego przedsiębiorstwa. Takie systemy bardzo łatwo można wdrożyć, mają także bardzo dużą wydajność i są proste do integracji z innymi systemami.
Obieg dokumentów umożliwia zwiększenie wydajności komunikacji pracowników w przedsiębiorstwie, co wpływa na efektywność pracy całego zespołu. Takie systemy są w stanie opanować systemy obsługi procesów powtarzanych, gdzie duża grupa osób musi w nich uczestniczyć. Elektroniczny przekaz dokumentów znacznie usprawnia pracę, jednak stosowane systemu umożliwiają również wprowadzanie skanowanych dokumentów i ich natychmiastową numerację i archiwizację.
