Niezależnie od intencji, nowy model zatrudnienia wymaga dopasowanych narzędzi, które umożliwiają realizację obowiązków i wspomagają zdalnego pracownika.
Jeszcze kilka lat temu obieg dokumentów kojarzył się dość jednoznacznie: kancelaria, teczki, skoroszyty, podpisy, ewidencja wpływu itp. Postęp technologiczny przyspieszył zmiany w mentalności społecznej. Szybo znalazło to wyraz w upowszechnieniu się innego spojrzenia na zarządzanie informacją. Odpowiedzią na nowe potrzeby firm stał się elektroniczny obieg dokumentów. Początkowo w formie systemów mieszanych z przewagą tradycyjnych - papierkowych, teraz już zastąpiony przez komunikację wirtualną, z rzadka wykorzystującą papier, najczęściej w relacjach urząd – firma. Oczywiście jeszcze nie wszędzie doceniono korzyści z wykorzystania nowych mediów, ale obserwując zmiany w krajach europejskich można przypuszczać, że także w Polsce stanie się on coraz powszechniejszy. Taka prognoza to również następny krok w kierunku nowego spojrzenia na relacje firma – pracownik. I tu bowiem zachodzą zmiany, które przenoszą pracę w świat wirtualny.
Formy pracy w organizacji wirtualnej mogą być różne. Obok networkingu i teleworkingu bardzo powszechna obecnie jest praca grupowa w zespołach projektowych. Ten model pracy może być stosowany zarówno w relacjach wewnętrznych firm, jak i we współpracy z klientami. Wymaga sprawdzonych i niezawodnych narzędzi, dzięki którym będzie przebiegać sprawnie, nie ucierpi z powodu braku fizycznego kontaktu współpracowników, a obieg dokumentów będzie posiadał funkcje wersjonowania. Tylko tak bowiem jest możliwe wykorzystanie wszystkich zalet zarówno elektronicznego obiegu dokumentów, jak i pracy zdalnej.
W pracy wirtualnej istotnym czynnikiem decydującym o efektywnej współpracy jest zapewnienie regularnego i niezawodnego systemu przepływu informacji. Komunikacja powinna odbywać się na bieżąco, być treściwa, terminowa i przewidywalna. Dodatkowo, poza wersjonowaniem, niezbędnym do pracy w grupie, równie istotny jest workflow, czyli zdefiniowany, automatyczny obieg dokumentów. Narzędzia, które zapewnią wysoki poziom komunikacji i usprawnią obieg dokumentów, są dostępne na rynku w postaci oprogramowania. Tworzone przez specjalistów, udoskonalane przez użytkowników w procesie interakcji z producentem, stanowią doskonałe narzędzie dla wszystkich firm, w których nowoczesne trendy to nie tylko deklaracje, ale przede wszystkim praktyka.
Praca zdalna ma i zalety, i wady. Po jednej stronie redukcja kosztów i wzrost efektywności, po drugiej problemy monitoringu i nadzoru pracy. Sprawny obieg dokumentów z pewnością przechyla szalę na stronę korzyści, ale należy z niego korzystać w sposób umiejętny i przemyślany. Tylko tak zapewni powodzenie projektom i przyniesie wymierne korzyści.
