To nie tylko wygoda, ale coraz częściej także konieczność przesądzają o tym, że pracujemy z dala od biura. Pozostaje pytanie: jak robić to efektywnie?
Dyski zewnętrzne
Jednym z podstawowych narzędzi, które ułatwiają nam pracę zdalną, są zewnętrzne dyski pamięci do których możemy przysłać pliki, by następnie odtworzyć je na innym urządzeniu. Ich podstawową zaletą jest duża pojemność. W przeciwieństwie do tradycyjnego pendrive’a, który jeszcze kilka lat temu wydawał się niezastąpionym narzędziem pracy, na dysku zdalnym możemy przechowywać nawet do 1 TB (taka pojemność będzie dostępna dla OneDrive w ramach usługi Office 365). Co najważniejsze, dane są tam całkowicie bezpieczne, w przeciwieństwie do tradycyjnych dysków zewnętrznych, które mogą w każdej chwili ulec uszkodzeniu pod wpływem upadku, zalania lub nawet dużej ilości kurzu.
Praca zespołowa
Kiedy nad jednym projektem pracuje wiele osób, niezwykle istotna jest organizacja i maksymalne wykorzystanie potencjału oprogramowania: zaczynając od podziału obowiązków, poprzez wersjonowanie dokumentów, a kończąc na możliwości wideo konferencji i prowadzenia dyskusji. Profesjonalny pakiet biurowy powinien zawierać także kalendarz zespołu z możliwością edycji przez wszystkich członków grupy. W najnowszych narzędziach znajdziemy także funkcję publikowania ogłoszeń, ankiet, komentowania i tworzenia witryn danego zespołu lub projektu.
Dostęp i jego ograniczenia
W elektronicznym obiegu dokumentów jedną z ważniejszych funkcji jest możliwość udostępnienia pliku i jego edycji równolegle ze współpracownikami lub klientem. Niestety, w praktyce często prowadzi to do chaosu – po wielokrotnym wersjonowaniu trudno określić, kto naniósł kolejne zmiany, a co dopiero wrócić do poprzedniego kształtu dokumentów. W takiej sytuacji przydają się profesjonalne narzędzia (zobacz np. www.microsoft.com/pl-pl/male-srednie-firmy/rozwiazania/elektroniczny-obieg-dokumentow-w-firmie.aspx), które umożliwiają określenie autorów poszczególnych poprawek (z uwzględnieniem ich daty i godziny), a także powrót do wersji sprzed zmian. Warto korzystać także z funkcji stworzonych z myślą o polityce prywatności naszej firmy – dzięki nim możemy zarządzać możliwościami edycji, druku lub przekazywania wiadomości, a nawet sprawić, że dostęp do niej wygaśnie po określonej liczbie dni.
