Przede wszystkim zacznijmy od tego iż podstawą księgowości jest bilans. Księgowość i bilans to dwa, nierozerwalne pojęcia. Bilans to podstawa działania każdej firmy i to on doskonale pokazuje finanse oraz stan firmy.
W księgowości ważna jest metoda bilansowa, która w skrócie polega na ciągłym sprawdzaniu oraz równoważeniu majątku oraz źródeł pochodzenia owego majątku. W przedsiębiorstwie majątek musi być równoważny ze źródłami jego pochodzenia. Nie ma sytuacji, w której okaże się iż bilans nie jest zamknięty na zero. W takim wypadku albo ktoś popełnił błąd, albo mamy do czynienia z kiepsko prowadzoną księgowością firmy.
Bilans dzielimy na dwie części: aktywa, czyli majątek firmy, oraz pasywa, czyli wszelkie źródła finansowania majątku, zarówno nasze, jak i obce.
Aktywa, czyli to co firma posiada, są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. Począwszy od materiałów biurowych, a skończywszy na wielkich samochodach. Wszystko co zostało zakupione przez firmę, jest wliczane w aktywa. Oczywiście z uwagi na przeznaczenie danego majątku, możemy podzielić go na obrotowy oraz trwały. W skrócie, majątek obrotowy, to środki, które są w ciągłym obrocie, np. materiały. Z kolei majątek trwały to wszelkiego rodzaju majątek, który jest w firmie na długi okres. Mogą to być budynki czy pojazdy.
Pasywa, to z kolei, wszelkiego rodzaju zobowiązania, jakie firma posiada. Zobowiązania, które zostały zaciągnięte na zakup aktywów. Księgowość jest tak skonstruowana, że nawet najmniejszy ruch finansów firmie, zakupu środków, musi być odnotowany w księgowości. Wyróżnia się różnego rodzaju pasywa, wszystko uzależnia się od rodzaju firmy, na jakich zasad została utworzona spółka. Pasywa, w wyniku tego dzielą się na własne i obce. Własne, są wnoszone przez założycieli spółki, z kolei obce to wszelkie te, na które zostały zaciągnięte zobowiązania.
Widzimy zatem, iż niezwykle ważne jest prawidłowe prowadzenie księgowości, bilans musi się zgadzać. W rachunkach musimy wykazywać wszelkie źródła finansowania majątku firmy.
