Outsourcing - jest angielskim skrótem od outside-resource-using, oznaczającym korzystanie z zasobów zewnętrznych.
Co to oznacza dla firmy i w jaki sposób może wpłynąć na zwiększenie oszczędności?
Wyobraźmy sobie sytuację, że posiadamy firmę, która świadczy dowolne usługi, np. projektowanie architektoniczne. Architekci jak sama nazwa mówi zajmują się projektowaniem, tak więc nie muszą się znać na niczym więcej. W innych krajach określa się to mianem specjalizacji. Dzięki takiemu podejściu praca jest wykonywana szybko i bez większych problemów, ponieważ osoba w danym momencie skupia się na tym co potrafi robić najlepiej. Jednak na co dzień taki architekt musi być specjalistą nie tylko w swoim wyuczonym zawodzie, ale również w innych nie związanych w ogóle z wykonywanymi obowiązkami. Przykładowo, taka osoba w firmie powinna znać budowę komputerów, umieć konfigurować urządzenia zewnętrzne, instalować systemy operacyjne, konfigurować urządzenia sieciowe i wiele innych rzeczy, które potrafią absorbować wiele bezproduktywnych godzin.
Skąd się biorą straty?
Nawet drobne błędy w organizacji pracy, ale powtarzane przy wielu czynnościach, mogą wpłynąć na znaczące obniżenie efektywności pracownika. Źle zorganizowana osoba nie może znaleźć potrzebnych informacji i dokumentów, próbując zdążyć ze wszystkim przeskakuje od zadania do zadania, co przekłada się na wydłużanie czasu pracy. Nie ma jasnych priorytetów, pracuje w bałaganie, ma problemy w komunikowaniu się z innymi i źle prowadzi dokumentację.
Mimo, że bardzo się stara i pracuje dłużej, niż inni to i tak ma słabe wyniki.
Dlaczego? Po prostu marnuje czas.
To marnowanie czasu wiąże się również z wykonywaniem czynności niezrozumiałych, na które należy poświęcić kilka razy więcej energii niż w przypadku wykonywania czynności wyuczonych. Taka sytuacja najczęściej pojawia się w firmach, gdzie jedna osoba ma wykonywać wiele różnych zadań nie związanych z jej zawodem i obowiązkami. Taka osoba absorbowana różnymi nowymi dla niej rzeczami nie potrafi się z nimi uporać i ta bezradność wpływa na frustrację, brak koncentracji oraz znaczne opóźnienia w wykonywaniu swoich podstawowych obowiązków. Przykładowo, wystarczy sobie wyobrazić architekta, który siedzi w serwerowni i konfiguruje nową usługę na serwerze lub ustawia firewalla za pomocą iptables na linuksie. Tak, jest to abstrakcja, jednak bardzo popularna w naszym kraju.
Dlaczego takie sytuacje mają miejsce?
Najczęściej winni są pracodawcy, którzy chcą żeby architekt był jednocześnie informatykiem. Oczywiście takie sytuacje są powielane nie tylko przez architektów, ale również w innych branżach. Teoretycznie jest to logiczne działanie, ale tylko na pozór. Skoro jedna osoba będzie w tym samym czasie wykonywać obowiązki za 2-3 osoby to już nam się robią oszczędności. Jednak tak naprawdę nie tylko nie zyskujemy, ale na dodatek tracimy pracownika. Taki pracownik nie wykonuje swoich codziennych obowiązków bo zajmuje się innymi bzdurami (według niego) i z czasem staje się mało wydajny, gdyż jest przeciążony.
Jak temu zaradzić, aby nie zatrudniać kolejnej osoby?
Pracodawcy zastanawiają się czy potrzebny im jest kolejny pracownik. Przecież to się wiąże z ogromnymi kosztami, a korzyści będą mizerne. Tyle, że pójdzie coś ustawi na komputerze lub serwerze, a resztę czasu będzie marnował pijąc firmową kawę lub gadając o pierdołach z Panią z sekretariatu.
Tutaj właśnie wkracza Outsourcing IT – dlaczego taki pracodawca nie nawiąże współpracy z firmą oferującą wsparcie techniczne związane z informatyką lub inną branżą, którą potrzebuje biuro architektoniczne. W ten sposób, nie trzeba zatrudniać pracownika, koszt usługi staje się niski w stosunku do jednorazowego wezwania informatyka do awarii nie mówiąc już o przestoju jaki spowoduje taka awaria. Co więcej, stała współpraca outsourcingowa wpływa na jej stabilność i gwarantuje bezawaryjność oraz buduje pozytywne relacje między firmami i ich pracownikami. To natomiast ma znaczący wpływ na produktywność zarówno jednych jak i drugich. Ponadto, dobry wybór partnera biznesowego może spowodować, że ta jedna firma w ramach swoich usług będzie nie tylko serwisować sprzęt IT, ale również zapewni pozycjonowanie, stworzenie i utrzymanie firmowej witryny oraz zajmie się sprawami marketingu np. w sieci. To wszystko możemy otrzymać w jednym pakiecie – o wiele tańszym niż, gdybyśmy korzystali z usług różnych firm.
Najlepszym przykładem na korzyści płynące z takiej współpracy jest próba złożenia samochodu we własnym zakresie – jak policzymy koszty części oraz czasu potrzebnego do złożenia naszego nowego autka, to okaże się że zapłacimy kilka razy większą kwotę niż za nowe auto z salonu. Dlaczego – bo cząstkowe koszty za wyprodukowanie części, ich transport, magazynowanie i wiele innych czynników wymuszają wyższą cenę. Tak samo jest z usługami – sam koszt dojazdu dwóch firm to już znacznie więcej niż przyjazd jednej firmy, która wykona kilka czynności w tym samym czasie. W sumie zarówno jedna jak i druga strona poniosą mniej kosztów związanych z funkcjonowaniem firm co przedłoży się na ich przychody.
Dlaczego warto stosować Outsourcing?
Najważniejszymi powodami stosowania outsourcingu przez przedsiębiorstwa jest możliwość:
- redukcji i kontroli kosztów operacyjnych,
- uzyskania dostępu do mocy produkcyjnych najlepszej jakości,
- zwolnienia własnych zasobów do innych celów,
- uzyskania zasobów, którymi przedsiębiorstwo nie dysponuje,
- przyspieszenia pojawienia się korzyści wynikających z restrukturyzacji,
- uporania się z funkcją trudną do wykonywania lub niemożliwą do kontrolowania,
- zmniejszenia ryzyka,
- zwiększenia wpływów.
Według badań przeprowadzonych w 2002 r. przez portal Information Week spośród 700 przedsiębiorstw ze Stanów Zjednoczonych, ponad 60% wskazało oszczędności jako podstawowy cel zastosowania outsourcingu. Ponad połowa ankietowanych wymieniła również kwestie specjalizacji operacyjnej i sprawy kadrowe.
Jak więc widać współpraca między firmami może przynieść same korzyści. Podobnie jest również w przyrodzie, wiele roślin i zwierząt żyje ze sobą w symbiozie, w której to obydwie strony czerpią korzyści.
Dlaczego w naszym kraju jeszcze tego nie potrafimy? Myślę, że na to pytanie każdy musi znaleźć własną odpowiedź.
