Od niedawna wszystkie zespoły RIO kontrolujące jednostki mają sprytne narzędzie, które bez problemu wyłapuje takie przypadki przekroczenia planu w dowolnym czasie. Aby zapobiec takiej sytuacji, można w jednostce wprowadzić prosty i zarazem bardzo skuteczny system kontroli wydatków – rejestr wydatków, prowadzony w wersji elektronicznej, w programie Excel.
Kontrola wydatkowanych środków powinna się odbywać w pierwszej kolejności na każdym stanowisku w jednostce i przez każdego z pracowników, który realizuje zadania powodujące powstanie takiego wydatku. W praktyce oznacza to, że każdy pracownik merytoryczny musi mieć pewność, że w chwili złożenia zamówienia lub przygotowania umowy na dostawy towaru czy wykonanie usługi, dysponuje odpowiednią wysokością środków finansowych. Zwykle wygląda to tak, że pracownik idzie do referatu finansowego i pyta, ile jeszcze ma wolnych środków – szkopuł w tym, że w księgowości zawsze mamy opóźnienie w księgowaniu jakieś 5 do 8 dni, więc dane pozyskane z programu finansowego nigdy nie są aktualne na dany dzień i zdarzają się sytuacje, że pracownik nieświadomie wykracza poza przyjęty plan i dokonuje kolejnego zamówienia.
Taki rejestr wydatków każdy może opracować samodzielnie dla swojej jednostki lub skorzystać z gotowych formularzy. Ważne jest, żeby zawierał kilka niezbędnych elementów:
- pola, w których pracownik może wpisać rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej, w zakresie których dysponuje środkami budżetowymi,
- pola, w których pracownik wpisze plan wydatków w każdym paragrafie, określony na dany rok budżetowy oraz zmiany planu w trakcie roku budżetowego,
- pola, w których wpisuje się zaangażowanie planu na paragrafach, wynikające z zawieranych umów,
- miejsce na wpisanie poszczególnych wydatków dokonanych w trakcie roku budżetowego.
W rejestrze koniecznie należy umieścić formuły sumujące plan wraz ze zmianami, zaangażowanie wraz ze zmianami i zrealizowane wydatki. Dla bezpieczeństwa lepiej polecić wszystkim pracownikom sporządzanie kopii zapasowych raz w miesiącu.
W przypadku prawidłowego prowadzenia rejestru, ogranicza się liczbę wizyt poszczególnych pracowników merytorycznych w referacie finansowym – tym samym oszczędza się czas pracowników referatu finansowego. Dane zawarte w rejestrach pracownicy merytoryczni mogą w łatwy sposób w każdej chwili zweryfikować z danymi zawartymi w programie finansowym. Po wprowadzeniu takiego systemu nie ma problemu realizacji wydatków ponad plan finansowy, ponieważ pracownicy merytoryczni mają bardziej aktualne dane niż te wynikające z programu finansowego. Sprawdzanie przez RIO przekroczenia planu wydatków na poszczególne dni nie jest już postrachem.
Oczywiście istnieje obawa, że wdrażanie systemu przez kierownika jednostki lub przez inną osobę do tego wyznaczoną spotka się z oporem pracowników merytorycznych. Moim zdaniem, każdy kierownik jednostki i każdy skarbnik czy główny księgowy ma prawo wymagać dyscypliny od wszystkich pracowników, skoro to właśnie on (a nie pracownik merytoryczny) staje w pierwszej kolejności na dyscyplinie.
