Podatnik ma możliwość uzyskania odpowiedzi na następujące pytania:
-czy dany numer identyfikacyjny VAT jest ważny,
-czy dany numer identyfikacyjny jest numerem nadanym określonemu (co do nazwy i adresu) podmiotowi gospodarczemu.
W odpowiedzi uzyska następujące komunikaty:
-tak, numer identyfikacyjny VAT jest ważny, lub
-nie, numer identyfikacyjny VAT jest nieważny, lub
-tak, numer identyfikacyjny VAT jest numerem nadanym wskazanemu podmiotowi gospodarczemu,
- lub nie, numer identyfikacyjny VAT nie jest numerem nadanym wskazanemu podmiotowi gospodarczemu.
Z powodu bezpieczeństwa i ochrony danych narodowe administracje podatkowe nie udostępniają bezpośrednio nazwy i adresu podmiotu, którego dotyczy zapytanie, a jedynie potwierdzają lub nie stan faktyczny podany przez podatnika.
W państwach UE potwierdzanie numerów identyfikacyjnych przez podatników odbywa się za pośrednictwem jednostek administracyjnych (telefonicznie, pocztą elektroniczną lub faxem), a także w niektórych krajach w systemie on-line.
Dodatkowo Komisja Europejska, mając na względzie poprawę możliwości dostępu do weryfikacji numerów VAT, uruchomiła stronę internetową: VIES na której podatnik może sprawdzić poprawność i ważność numeru VAT kontrahenta.
Polski podatnik VAT lub osoba prawna niebędąca podatnikiem VAT, mająca interes prawny w złożeniu wniosku o identyfikowanie kontrahenta z Państwa Członkowskiego Unii Europejskiej może złożyć wniosek o zidentyfikowanie takiego kontrahenta na piśmie, faksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną do Biura Wymiany Informacji Podatkowych w Koninie lub do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
Biuro Wymiany Informacji Podatkowych lub Naczelnik Urzędu Skarbowego potwierdza zidentyfikowanie lub nie potwierdza zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium Państwa Członkowskiego innym niż terytorium kraju (art. 97 ust.17 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U. 54 poz. 535).
W celu uzyskania potwierdzenia identyfikacji kontrahenta z państwa członkowskiego Unii Europejskiej podatnik ma prawo:
skontaktować się telefonicznie z US zgodnie z właściwością miejscową zleceniodawcy, złożyć pisemny wniosek VAT ID do właściwego dla siebie ze względu na właściwość miejscową Urzędu Skarbowego w celu uzyskania pisemnego potwierdzenia numeru VAT kontrahenta z państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Wniosek powinien zawierać:
1. w części dotyczącej wnioskodawcy:
-numer NIP wnioskodawcy,
-imię i nazwisko lub nazwa,
-adres miejsca zamieszkania dla osób fizycznych lub
-adres siedziby dla organizacji,
2. w części dotyczącej podmiotów podlegających zidentyfikowaniu:
-kraj UE,
-numer VAT,
-imię i nazwisko lub nazwa,
-adres miejsca zamieszkania dla osób fizycznych lub
-adres siedziby dla organizacji,
-dzień, w którym maja obowiązywać oczekiwane
-informacje o kontrahencie.
UWAGA!!!
W przypadku, gdy liczba kontrahentów do zidentyfikowania przez zleceniodawcę w jednym zleceniu przekracza 5, należy zidentyfikowania tej liczby kontrahentów poprzez złożenie wniosku VAT-ID przesłanego do Biura Wymiany Informacji podatkowych w Koninie drogą elektroniczną, faksem lub na piśmie.
Identyfikacja danych rejestracyjnych kontrahentów z Grecji, Cypru, Litwy, Łotwy i Estonii możliwa jest tylko w odpowiedzi na pisemny wniosek przesłany do Biura Wymiany Informacji Podatkowych w Koninie faksem lub pocztą tradycyjną ze względu na specyfikę znaków literowych.
W przypadku, gdy liczba numerów VAT przygotowanych przez zleceniodawcę do zidentyfikowanianie przekracza 5, zlecenie realizuje pracownik właściwego Urzędu Skarbowego.
Wnioski składane na podstawie przepisów o podatku od towarów i usług o potwierdzenie zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w danym państwie członkowskim Unii Europejskiej nie podlegają opłacie skarbowej.
