Jak więc w takim razie jest możliwe, że jedni potrafią w ciągu dnia zrobić wiele wartościowych rzeczy, a innym wciąż brakuje czasu na podstawowe czynności?
Nie mam czasu.
Zrobię to później.
Teraz nie mam ochoty tego robić.
Bez sensu coś zaczynać, bo mam tylko kilka minut.
Znasz to?
Mogę przypuszczać, że przynajmniej jedno w powyższych stwierdzeń nie jest Tobie obce.
Kiedy zrozumiałam prostą prawdę, jak bardzo cenny jest mój czas i jak wiele minut przecieka mi każdego dnia przez palce, postanowiłam nauczyć się, jak efektywnie zarządzać swoim czasem.
Teraz chcę podzielić się z Tobą wiedzą oraz doświadczeniem, które zdobyłam w tej ważniej dziedzinie.
Jak zapewne już wiesz, oczekiwanie nie poparte działaniem rodzi frustrację. Jeśli rzeczywiście chcesz wprowadzić istotną zmianę do swojego życia – musisz działać. Jeśli o czymś wiesz, nauczyłeś się, przeczytałeś, ale nigdy nie podjąłeś trudu, aby wypróbować to w swoim życiu, bo nie chciało Ci się, z góry założyłeś, że i tak nie zadziała lub uważałeś, że nie miałeś czasu,
TERAZ masz kolejną szansę, aby to zmienić.
Bardzo lubię powiedzenie: "jeśli chcesz coś zmienić w swoim życiu, musisz coś zmienić w swoim życiu".
Po prostu zacznij działać, każdego dnia zrób mały krok do zmiany. Zobaczysz, że frustracja zniknie, a zamiast niej zaczną pojawiać się nowe pomysły i Twoje życie nabierze pozytywnego rozpędu.
Z pewnością widziałeś kiedyś jak się buduje dom, a może sam już go zbudowałeś, więc wiesz, że aby postawić budynek, niezbędne są fundamenty. Jeżeli postawisz swój dom na piaszczystej plaży, z pewnością widok z okna będzie niesamowity i każdy będzie Tobie zazdrościł świetnego pomysłu. Jeśli jednak nie przygotujesz wcześniej fundamentów, Twój wspaniały dom runie z hukiem zanim jeszcze dobrze się do niego wprowadzisz.
Fundamentem przy efektywnym zarządzaniu swoim czasem jest:
PLANOWANIE
Bez planowania nie ma zarządzania. Takie jest moje doświadczenie, a przede mną stwierdziło to wielu mądrych ludzi. Pamiętam, że długo broniłam się przed sporządzaniem szczegółowego planu, ponieważ bałam się życia według harmonogramu i uważałam, że będzie to zamach na moją spontaniczność i radość życia. Dzisiaj wiem, w jak wielkim byłam błędzie, ale zamiast żałować, że nie planowałam już od dawna, cieszę się, że mądrzy ludzie i mądra lektura szybko wyprowadziły mnie z błędu.
Bez planowania:
- nie wiesz co dokładnie powinieneś zrobić
- ile czasu możesz przeznaczyć na daną czynność
- ile czasu potrzebujesz, aby osiągnąć to, co sobie wymarzyłeś
- w jakiej kolejności ułożyć zadania, aby je jak najbardziej efektywnie wykonać
- wiele rzeczy po prostu ucieka z pamięci
- tracisz koncentrację na wykonywanym zadaniu, ponieważ rozmyślasz o tym, co jeszcze powinieneś zrobić i czy wystarczy na to czasu
- nie szanujesz swojego czasu
- pozwalasz, aby sprawy nieistotne, nieważne i błahe odwracały Twoją uwagę od wykonywanego zadania
- łatwo wynajdujesz wymówki
- przekładasz zadania na później (czyli często na nigdy)
Tę listę można wydłużać, ale przecież chodzi o to, by tego wszystkiego uniknąć. Pierwszą ważną rzeczą, kiedy mamy zamiar zaplanować swój dzień, tydzień, miesiąc czy inny okres czasu, jest konieczność
ZAPISANIA planu na kartce.
Po co zapisywać?
- widzisz ile zadań masz do wykonania
- możesz określić przewidywany czas niezbędny do każdego zadania
- łatwiej ustalisz kolejność zdań (aby np. uniknąć powtarzania różnych czynności)
- po zrealizowaniu zadania możesz z satysfakcję wykreślić je z listy, co zwiększy Twoją motywację do realizacji kolejnych zadań z listy
- plan możesz zrobić jako check listę, wtedy obok zadania rysujesz kwadracik i po zrealizowaniu zadania stawiasz w nim znaczek
- lub przy pomocy minusów, które zamieniasz na plusy (moja ulubiona metoda)
- zapisanie na kartce tego, co chcesz lub musisz zrobić staje się rodzajem umowy z samym sobą i bardziej motywuje do spełnienia wszystkich jej punktów
- uczysz się planować
- widzisz co zrobiłeś źle wyznaczając sobie zadania
- jeśli nie wykonałeś wszystkich zadań, patrząc na swój plan łatwo możesz zrobić analizę dlaczego się nie udało i na przyszłość uniknąć błędów
- unikniesz sytuacji, że o czymś zapomniałeś lub na coś zabrakło czasu
Zapisanie planu to pierwszy ważny krok, dzięki któremu wiesz co musisz, zrobić i ile będzie to wymagało czasu. Drugim równie istotnym krokiem jest:
DZIAŁANIE wg zapisanego planu
Jeśli Twój plan jest już gotowy, rozpocznij wykonywanie zadań zgodnie z listą. Dobrze ułożony plan nie wymaga zmiany kolejności zadań, jednak zawsze może zdarzyć się coś niespodziewanego, więc ważna jest umiejętność zmodyfikowania go tak, aby ostatecznie został w pełni zrealizowany (np. niektóre zadania uda się wykonać w krótszym czasie, który można przeznaczyć na niespodzianki).
Trzecim krokiem jest:
KONTROLA wykonania planu.
Jeśli sporządziłeś plan, działałeś według niego to teraz jest czas na sprawdzenie czy wszystko zostało zrealizowane, czy tak jak to zaplanowałeś, czy pomimo przeszkód wykonałeś wszystkie zadania. Warto poświęcić trochę czasu na analizę zwłaszcza kilku pierwszych planów, ponieważ dzięki temu szybciej nauczysz się planować skutecznie.
I ostatni krok:
ZAPLANUJ ODPOCZYNEK
Jeśli na Twojej liście jest mało zadań i nie wymagają one dużego zaangażowania, odpoczynek możesz zaplanować po ich zrealizowaniu. Jeśli jednak Twój plan zawiera dużo punktów, do tego jeszcze wiesz, że będzie to dla Ciebie spory wysiłek fizyczny, pamiętaj aby w przerwach między zadaniami dać sobie chwilę wytchnienia. Jest to ważne dla skuteczności wykonywanych zadań, ale też dla przyszłości Twojego planowania. Jeśli zaplanujesz zbyt wiele, namęczysz się, aby zrobić wszystko i móc odznaczyć każdy punkt, łatwo zrazisz się do planowania w przyszłości i znów w Twoim życiu zapanuje chaos.
Planuj, działaj, sprawdzaj i odpoczywaj.
