Właściwa motywacja wyzwala twórczy potencjał w ludziach i pozwala im się w pełni realizować. Choć motywowanie to proces trudny i złożony istnieją pewne uniwersalne zasady dotyczące motywowania.
Najważniejsza z nich to motywowanie samego siebie. Dotyczy to przede wszystkim menedżerów, którzy na co dzień borykają się z trudnym zadaniem motywowania innych. Proces motywacji w zespole menedżer powinien zacząć od siebie, od poznania swoich mocnych i słabych stron, od ustalenia swojego systemu wartości, czy określenia swojego indywidualnego stylu oraz metod pracy. Tylko z wiedzą kim jest i dokąd zmierza menedżer może stać się wzorem i autorytetem dla swojego zespołu. Podążając w kierunku jasno wytyczonych, realistycznych celów, entuzjastycznie podchodząc do wykonywanej pracy, prezentując odpowiednią postawę i dając dobry przykład motywuje nie tylko siebie, ale i swoich podwładnych.
Kolejną bardzo ważną zasadą w procesie motywowania jest uczciwość. Aby pracownicy byli silnie zmotywowani do pracy muszą być przekonani o słuszności podejmowanych przez przełożonego decyzji oraz wierzyć, że zawsze postępuje on w uczciwy sposób. Uczciwe podejście ma znaczący wpływ na postawy i zachowania pracowników, które z kolei przekładają się na wyniki przedsiębiorstwa.
Skuteczne motywowanie nie może zaistnieć bez indywidualnego podejścia do pracowników i zauważania ich potrzeb. Dobry menedżer powinien często rozmawiać ze swoimi pracownikami, znać ich dążenia, plany, ambicje, jak również zdolności i wartości. Tylko w ten sposób ma możliwość dostosować system motywacji do indywidualnych i zmieniających się w czasie potrzeb i celów pracowników. Poza tym znając dobrze swoich pracowników menedżer wie, jakie zadania zlecać poszczególnym osobom, aby miały one poczucie kompetencji.
Mówiąc o skutecznej motywacji nie sposób nie wspomnieć o zarządzaniu przez cele, dzięki któremu każdy pracownik ma jasne i precyzyjnie określone cele do realizacji. Cele indywidualne są ściśle skorelowane z celami całej organizacji. Pracownik czynnie uczestniczy zarówno w procesie ustalania tych celów, jak również uzgadnia sposób pomiaru ich wykonania. Daje mu to poczucie partycypacji w zarządzaniu, podejmowaniu decyzji i realizacji nadrzędnych celów organizacji. Dobry menedżer powinien więc zarządzać przez cele. Oznacza to nie tylko ustalanie celów będących wyzwaniem dla pracownika i jednocześnie przez niego akceptowanych, ale również kontrolowanie ich wykonania, wspieranie w przypadku problemów oraz nagradzanie gdy zostaną zrealizowane.
Menedżer powinien także doskonale poznać funkcję nagrody w procesie motywowania. Bezcelowe jest na przykład obiecywanie nagrody pieniężnej, gdy zależy mu na trwałej zmianie postaw i zachowań pracowników. Jednorazowa zachęta w postaci nagrody okazuje się zdecydowanie nieskuteczna. Jedyne co można dzięki niej osiągnąć to chwilowe posłuszeństwo. Zwiększenie nagród pieniężnych nie oznacza zwiększonego wysiłku. Pracownik bowiem bardziej będzie się skupiał na tym, co otrzyma za wykonaną pracę, niż na samej pracy. Nie oznacza to, że nie należy stosować pieniężnych gratyfikacji. Są one ważne do pozyskania i utrzymania pracownika. Słaniają go także do zwiększonego wysiłku w krótkim okresie. Nie wpływają jednak trwale na motywację i powinny być uzupełniane innymi formami motywacji.
Inną ważną kwestią jest z pewnością umiejętność reagowania na błędy i niepowodzenia pracowników. Dobry menedżer powinien stworzyć takie środowisko pracy, w którym rozmawia się o błędach. Wspólna analiza przyczyn ich powstawania i wyciąganie wniosków na przyszłość pozwala bowiem traktować błąd, jako cenne doświadczenie, a nie jako porażkę.
Czynnikiem motywującym, który może wykorzystać menedżer jest również delegowanie uprawnień. Delegowanie uprawnień ma wiele zalet. Przede wszystkim pracownik ma świadomość swojej wartości, ponieważ uczestniczy w realizacji wspólnego celu. Przyjmując na siebie określone zadanie, czuje się za nie odpowiedzialny, pokonuje własne słabości i ma możliwość samorealizacji. Pracownik, któremu menedżer deleguje zadania, ma również poczucie, że jego przełożony mu ufa i docenia jego możliwości. Delegowanie zadań wpływa korzystnie na pomysłowość, twórczość i zaangażowanie pracowników.
Na koniec warto wspomnieć, że motywowanie to proces wzmacniania pozytywnych zachowań, a nie jednorazowe działanie.
