Na życie firmy składa się wiele różnorodnych wydarzeń. Adresowane są one przede wszystkim do pracowników, do klientów przedsiębiorstwa, a także do partnerów biznesowych. W zależności od tego przyjmują różne kształty.
W obecnym czasie znajduje się wiele przedsiębiorstw, które na swoje barki biorą kompleksową organizację wszelkich wydarzeń firmowych. Specjaliści w swojej dziedzinie przedstawiają gotowy scenariusz i zajmują się jego realizacją: dbają o miejsce, przygotowują niezbędne meble, zastawę oraz catering, ewentualne przygotowują potrzebne nagłośnienie wraz z oświetleniem. Jeśli wymagana usługa nie znajduje się w ofercie firmy, podejmuje ona współpracę z wypróbowanymi podwykonawcami: agencjami hostess, agencjami artystycznymi, zespołami muzycznymi itp.
Organizujący imprezy firmowe mogą wybierać spośród szerokiego wachlarza form. Uzależniając ich rodzaj nie tylko od adresatów, ale także celów, jakie przedsiębiorstwo chce uzyskać. Rozróżnić więc można konferencje, zjazdy, pikniki, festyny, jubileusze, otwarcia firmy, kolejne rocznice jej działania, eventy, wieczory tematyczne, występy artystyczne, imprezy integracyjno-motywacyjne, pokazy, promocje, premiery i inne okolicznościowe imprezy.
Miejsce organizacji uzależnione jest od wielu czynników. Rolę podstawową odgrywają fundusze, jakie przedsiębiorca przeznacza na ten cel. Od zasobności portfela zależy także to, czy impreza będzie miała charakter krajowy czy zagraniczny. Nie bez znaczenia jest też pora roku, która umożliwia bądź nie realizację zamierzonego scenariusza. Wreszcie indywidualne preferencje zlecającego mają największe znaczenie. Imprezy firmowe mogą odbywać się więc w siedzibach firm, w lokalach gastronomicznych, w salach balowych, w centrach konferencyjnych, w hotelach, zajazdach, klubach. Często jednak niektóre scenariusze wymagają otwartej przestrzeni i organizowane są w plenerze. Tyczy się to organizacji koncertów, pikników i festynów. Miejsca, do których swoich klientów zabierają organizatorzy imprez, są już same w sobie atrakcją.
Niewątpliwie istotną kwestią jest też scenariusz. Niektórzy organizujący imprezy, spotkania firmowe umieszczają je w określonej tematyce np. żeglarskiej, filmowej, wojskowej. Gwoździem programu może więc być kameralny wypad na ryby, korporacyjne regaty, rejsy lub spotkania biznesowe na lux jachtach. Imprezy firmowe stanowią niejednokrotnie okazję do sportowej rozrywki, na którą nie każdy może sobie indywidualnie pozwolić lub zwyczajnie nie wie o istnieniu takich niekonwencjonalnych form aktywnego wypoczynku. Urozmaicone bywają zabawami takimi jak np. paintball, zorbing, jazda czołgiem, na quadach, skuterach śnieżnych, nartach, gra w piłkę plażową, loty balonem i szybowcem, kuligi, ogniska, curling itp. Do wyboru bywają też inne niż sportowe rozrywki. Może to być występ znanego artysty, pokaz sztucznych ogni, degustacja wina, popisy cyrkowe bądź iluzjonistyczne, pobyt w galerii sztuki, kasynie oraz występy teatralne lub kabaretowe. Wybór atrakcji uzależniony bywa od aktualnej mody, rodzaju przedsiębiorstwa, branży, którą się ono zajmuje, wielkości grupy, wieku uczestników, ich doświadczenia w podobnych imprezach, kondycji, celu, jaki chce się osiągnąć, a coraz częściej także od płci.
Integracja, której najlepszą formą jest zabawa, uzależniona jest przede wszystkim od celu, jaki chce się osiągnąć. Jeśli w zamierzeniu ma się zbudowanie nowego zespołu pracowników, którzy będą sprawnie ze sobą współpracować, warto tak zorganizować imprezę, by obecni na niej ludzie mogli przede wszystkim poznać się w nieformalnej atmosferze. Nie bez znaczenia jest także możliwość zbudowania przez nich wzajemnych relacji opartych na zaufaniu oraz ustalenie zasad obowiązujących w grupie. Kiedy celem integracji jest usprawnienie pracy zespołu już istniejącego, przede wszystkim powinno się umożliwić mu wyeliminowanie wszelkich „zgrzytów" i wyjaśnienie nieporozumień. W rezultacie spotkanie firmowe to refleksja nad dotychczasową działalnością oraz propozycje usprawnień. Organizacja imprezy firmowej na szczeblu towarzyskim to także świetny pomysł, kiedy chce się zintegrować zespół powstały z fuzji dwóch, konkurujących ze sobą grup. Specjalnie pod tym kątem przygotowane scenariusze pomagają zmienić sposób myślenia, tak że ludzie zaczynają formować się w komórkę, której elementy ściśle ze sobą współgrają. Gdy chce się zdefiniować role w zespole powinno się tak zorganizować spotkanie firmowe, by pozwolić uczestnikom odnaleźć swoje miejsce w zespole. Dzięki temu uniknie się marnowania energii przez pracowników, którzy będą wchodzić tylko w te role, w których staną na wysokości zadania. Ścisłe określenie ról każdego członka w zespole uniemożliwi także walkę o stanowiska. Imprezy firmowe sprzyjają także integracji całego przedsiębiorstwa. Są lekcją lojalności wobec pracodawcy oraz kreują poczucie wspólnoty między współpracującymi ze sobą ludźmi. W efekcie powodują też dumę z możliwości pracy w danej firmie. Wyprawy, które organizowane są w ramach spotkań firmowych, mogą polepszyć także komunikację pomiędzy określonymi działami w przedsiębiorstwie. Często bowiem jest tak, że pracownicy, którzy się nie znają na innej niż zawodowa płaszczyźnie, nie potrafią się porozumieć, co powoduje problemy we współpracy.
Jednak imprezy firmowe to nie tylko lepsza integracja miedzy współpracownikami, to także budowanie relacji z klientami. W związku z tym organizowane są one tak, by klienci odczuwali wdzięczność wobec przedsiębiorstwa. Co spowodowane jest nie tylko tym, że wyjeżdżają oni na koszt firmy, z którą współpracują lecz także mogą nawiązać osobiste relacje z jej przedstawicielami.
W sytuacji kryzysowej na rynku, bądź w czasie zmian wprowadzanych przez przedsiębiorstwo spotkania organizowane przez firmy sprzyjają utrzymaniu motywacji. To bardzo trudna sytuacja dla każdego pracownika, który traci poczucie bezpieczeństwa. Impreza, w której uczestniczący będą mogli zmierzyć się z nowymi wyzwaniami i odniosą sukces, daje siłę i przywraca pozytywne nastawienie. Poza tym imprezy firmowe mogą stanowić nagrodę dla wyróżniającego się zespołu pracowników. Często w tym celu organizuje się wyjazdy ekskluzywne np. do hotelu SPA lub za granicę, które sprawiają, że nagrodzeni czują się docenieni przez pracodawcę i mają większy zapał do wykonywania nowych obowiązków.
Imprezy firmowe, bez względu na miejsca, w których będzie się je organizowało oraz cel, pozwalają na odreagowanie codziennych stresów oraz pomagają wyzwolić naturalne emocje. Są także źródłem porządnej dawki dobrego humoru oraz pozwalają oderwać się od obowiązków zawodowych i naładować akumulatory przed kolejnymi wyzwaniami. Oprócz tego dają ogromne możliwości poznania siebie i współuczestników. Pomagają także rozwinąć odpowiedzialność, kreatywność oraz wpłynąć na większe zaangażowanie w wykonywane obowiązki służbowe. Sprzyja temu bez wątpienia przygoda, podczas której łamane są wszelkie bariery interpersonalne i budowane są prawdziwe więzi.
Chociaż celem imprez firmowych jest także nauka poprzez zabawę, czyli szkolenia z dawką adrenaliny, uzyskanie poprawy atmosfery w pracy oraz lepsze wzajemne poznanie się, przede wszystkim ukierunkowane są one na rekreację i odpoczynek od ścisłych służbowych zadań.
