Wśród niektórych polskich przedsiębiorców ciągle pokutuje myślenie o informatyce jako tajemnej domenie przeznaczonej tylko dla informatyków. Chciałbym udowodnić, że takie podejście może znacznie obniżyć konkurencyjność firmy a przy tym zwiększyć ryzyko związane z prowadzeniem działalności . Obszary którym szczególnie warto się przyjrzeć moim zdaniem to:
Wsparcie techniczne
Kontrola nad oprogramowaniem
Umiejętności użytkowników
Bezpieczeństwo
W ramach tego artykułu chciałbym napisać szerzej o "Wsparciu Technicznym" w niewielkich przedsiębiorstwach. Większość ludzi wie z autopsji jak to wygląda natomiast, warto się zastanowić dlaczego tak jest. Oto kilka najczęściej spotykanych sytuacji na które można się natknąć w małej firmie:
Brak jednej osoby zajmującej się infrastrukturą informatyczną
Do każdego problemu wzywa się kogoś innego, dobrze jeśli jest to ktoś który zna się na rzeczy, gorzej jeśli jest to po prostu jakiś znajomy który ma dłużej do czynienia z komputerami. Często taka osoba rozwiązując jeden problem niechcący tworzy kilka następnych które wyjdą na jaw po jakimś czasie. A co jeśli, użyje ona nie zarejestrowanego na firmę oprogramowania i zapomni go odinstalować. Dlatego lepiej jest gdy w firmie mamy kogoś odpowiedzialnego za infrastrukturę IT, lub przynajmniej mamy stałego współpracownika który zna już przedsiębiorstwo, pracowników i wszystkie "kruczki" związane z informatyką w tej firmie.
Przy każdym problemie dzwonimy do wyspecjalizowanej firmy i przyjeżdża inna osoba
Jest to na pewno lepsze rozwiązanie niż przedstawiony wyżej przykład. Na pewno osoby które będą zajmowały się naszymi komputerami i infrastrukturą są kompetentne. Jednak czy będą miały indywidualne podejście, czy będą chciały odpowiedzieć nam na krótkie pytanie przez telefon. Z pewnością nie będą też pamiętać, że Pani Jadzia z księgowości powinna mieć ikonkę programu "Płatnik" tuż pod" Moim komputerem" a Pan Zbyszek zapomina o wciśniętym Caps Locku. Po raz kolejny można dojść do wniosku, że w tego typu działalności przydałby się ktoś który zadba o wszystko przy okazji pamiętając o drobnych rzeczach które stanowią o prawdziwej wartości jego zaangażowania.
Wsparciem zajmuje się któryś z etatowych pracowników który "ma do tego podejście"
Dobrze, żę w firmie jest taka osoba, jeszcze lepiej jeśli faktycznie można na niej polegać. Jednak co w momencie odejścia pracownika, czy zostanie dokumentacja związana z tym co robił, czy będzie komu przejąć jego dodatkowe obowiązki ? Lepiej nie opierać swojego biznesu na nadziejach a podjąć konkretne działania. Może lepiej przekwalifikować tego pracownika na "informatyka" albo odciążyć go outsource'ując tą część działalności.
Kiedyś był informatyk a teraz nikt nie wie "jak to wszystko działa"
Pesymistyczny wariant sytuacji powyżej. Samemu na pewno nie jest łatwo wybrnąć z takiej sytuacji, ale wiadomo - człowiek mądry po szkodzie. Następnym razem przedsiębiorstwo na pewno zwróci uwagę zarówno na profesjonalizm jak i wykonywanie dokumentacji na bieżąco.
Po co nam w ogole informatyk !?
Chociaż takie stwierdzenie w obecnych czasach może wydawać się trochę "śmieszne" to niestety jest dość powszechne w mikro i małych przedsiębiorstwach. Żeby nie być gołosłownym przedstawię kilka argumentów poza wymienionymi wcześniej. Po pierwsze dopóki coś się nie popsuje i nie straci się ważnych danych bądź klientów nie doceniamy informatyka. Tak samo gdy wszystko sprawnie działa padają pytania "czym on się właściwie zajmuje". Korzystajmy więc z doświadczeń innych i doceńmy fakt współpracy z dobrym specjalistą właśnie dlatego, że "nic się przecież jeszcze nie stało".
Podsumowując, samo zwrócenie uwagi na kilka wspomnianych wyżej elementów może nie tylko zmniejszyć ryzyko związane z IT ale także zapobiec utracie klientów i poprawić funkcjonowanie firmy. Mam nadzieję, że przedstawione sytuacje sprowokują do działania! Następnym razem, kontynuując temat przejdziemy do "Kontroli nad oprogramowanem" w firmie.
