Analiza i zrozumienie procesów operacyjnych w firmie często prowadzi do rewelacyjnych rezultatów. Okazuje się bowiem, że wiele z codziennych czynności, wykonywanych przez pracowników, można skrócić, zautomatyzować bądź ulepszyć co przekłada się na natychmiastowe zwiększenie efektywności bądź zmniejszenie kosztów. Znalezienie takich „wąskich gardeł“ w firmie, pozwoli nie tylko zmniejszyć cięcia, ale da firmie dużą przewagę konkurencyjną, którą będzie można wykorzystać w lepszych czasach. Kilka przykładów łatwych do optymalizacji procesów wziętych z życia:
Manualne uzupełnianie i analiza danych
Jeśli w Twojej firmie często potrzebna jest podobna analiza danych lub ich manuale uzupełnianie np. w arkuszu kalkulacyjnym, naprawdę warto przyjrzeć się temu z bliska. Nie trzeba być zaawansowanym użytkownikiem Excel’a aby nagrać potrzebne Makro i używać go do przyspieszenia choćby części zadania. Pomyśl tylko jak mógłby wyglądać Twój dzień pracy, gdyby czas takiej analizy skrócić o połowę!
Konfigurowanie stanowisk roboczych
Używanie DHCP czyli dynamicznego przydzielania adresów IP dla komputerów jest już od dawna standardem, dzięki któremu administrator zaoszczędza dużo czasu. Kolejnym etapem jest przyszłościowe wykorzystanie sprzętu. Na przykład jeśli myślimy o używaniu firmowych laptopów w domu bądź użycie różnych komputerów przez pracowników można rozważyć wykorzystanie profili mobilnych w Active Directory. Dzięki temu użytkownik będzie miał zawsze “swój pulpit” niezależnie od aktualnie używanego komputera w firmie. Jeśli więc w firmie są pracownicy, którzy nie pracują nieustannie przy komputerze można utrzymywać mniejszą liczbę komputerów niż wynikałoby to z prostego rachunku jeden pracownik = jeden komputer.
Duża ilość powtarzalnych czynności np. odpisywanie na maile bądź „klikanie w aplikację“
Jak często jesteś zasypywany ilością maili, na które musisz odpisać ? Często mamy już przygotowane w głowie “standardowe odpowiedzi”, które mozolnie wklepujemy na klawiaturze. A gdyby wykorzystać aplikację, która jest w stanie zautomatyzować prawie każde działanie na komputerze. AutoHotKey to moim zdaniem fenomenalne rozwiązanie, którego osobiście używam. Wyobraź sobie, że odpisanie na standardowy email zajmuje Tobie 5 sekund a nie 1 minutę. Łatwo wyliczyć, że jeśli otrzymujesz 33 takie maile dziennie to natychmiast zyskujesz 30 minut życia ;) To samo dotyczy innych aplikacji które same w sobie nie obsługują makr, ale ich zautomatyzowane użycie może znacznie przyspieszyć pracę. ( polecam świetny przykład wykorzystania rozpoznawania mowy do odpisywania na emaile - 19 minuta)
Elektroniczny obieg dokumentów
Jeśli zdarzyło się Tobie czekać, aż ktoś skończy pracować z jedyną papierową wersją dokumentu lub masz dość przesyłania mailem firmowych dokumentów, które na dodatek nie są najbardziej aktualne, to z pewnością wiesz do czego może się przydać system elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Nie mam nawet na myśli zaawansowanych systemów informatycznych, których wdrożenie kosztuje fortunę. Często wystarczą proste rozwiązania np. Google Docs, który zawiera wiele bardzo przydatnych mechanizmów. Spójrzmy prawdzie w oczy, jak często wykorzystujemy możliwości Word’a w dużym stopniu. Większość dokumentów wewnątrz firm ma charakter użytkowy a nie dekoracyjny. Dlatego bardziej zależy nam na możliwości jednoczesnej wspólnej pracy nad dokumentem, dostępie do jego aktualnej wersji z dowolnego miejsca czy ścisłej kontroli dostępu.
Proponuję z ciekawości przeanalizować jakikolwiek proces uwzględniający infrastrukturę informatyczną w firmie. Być może któryś z podanych przykładów będzie inspiracją do analizy i przemyślenia procesów operacyjnych. Można zostać bardzo pozytywnie zaskoczonym, tym jak bardzo technologia potrafi wspierać biznes!
