Dlatego warto przed każdym takim wyjazdem stworzyć budżet i zobaczyć ile pieniędzy firma jest w stanie przeznaczyć na daną podróż.
Koszty podróży, a jej budżet
Koszty podróży zależą od tego, jakiego typu wyjazd to będzie, gdzie, dla ilu osób, jakie będą jego cele, czy będzie zawierał dodatkowe atrakcje? Wszystko to składa się na przyszłe wydatki. Dlatego warto organizować niektóre z nich, jak wyjazdy integracyjne czy podróże incentive przy pomocy biur podróży czy firm eventowych, wtedy Ty, mówisz zewnętrznej firmie ile pieniędzy jesteś w stanie przeznaczyć na dany wyjazd oraz czego oczekujesz, a firma przedstawia Ci własną ofertę, którą można zrealizować za tę sumę. W każdym razie, aby utrzymać budżet podróży służbowej w ryzach musisz liczyć się z tym, aby nie przesadzać, być cierpliwym, zachować umiar w pewnych sprawach. Być może da się zaoszczędzić nieco na hotelu, a dodatkowe środki wydać na specjalne atrakcje, które pracownicy zapamiętają najbardziej. Należy pamiętać zatem o dyscyplinie i zdrowym rozsądku.
Ile kosztuje incentive travel?
Koszt takiej podróży zależy przede wszystkim od tego, jak daleko od miejsca zamieszkania podróż ma być zorganizowana oraz na ile dni. Oczywistym jest, że czym dalej odbywa się podróż, tym też dłużej powinna trwać. Zatem, podróże w Polsce trwają zazwyczaj około 2 dni, w Europie od 4-5 dni, a poza Europą od 8-10. Koszty w poszczególnych przypadkach to w przeliczeniu na osobę około:
- 2 tysiące złotych – podróż w Polsce
- 4-6 tysięcy złotych – podróż w Europie
- 8 tysięcy złotych – podróż poza Europą
Pamiętajmy jednak, że podróże incentive należą do jednych z najdroższych wyjazdów firmowych, gdyż już w założeniu muszą być drogie, ekskluzywne i z nietypowymi atrakcjami.
Podróż służbowa
Podróż służbowa, czyli taka, w której jej zwieńczeniem jest spotkanie z klientem, konferencja czy szkolenie. Należy przy niej pamiętać o takich rzeczach jak: zakwaterowanie, transport czy miejsce spotkania oraz pomniejszych szczegółach.
- Zakwaterowanie powinno spełniać nowoczesne standardy i być w miarę blisko od miejsca spotkania czy konferencji. Należy pamiętać o wyżywieniu czy bezprzewodowym dostępie do internetu.
- W kwestii transportu nie można zapominać o tym, że dotarcie do miejsca spotkania musi być bezproblemowe.
- Spotkanie powinno przebiegać w miejscu komfortowym, np. w atrakcyjnym cenowo hotelu i najlepiej w mieście będącym atrakcyjnym turystycznie.
Chociaż podróż służbową możemy zorganizować sami, to niekoniecznie jesteśmy do tego zmuszeni. Zawsze istnieje możliwość zlecenia organizacji wydarzenia firmie zewnętrznej, co będzie dla nas o wiele łatwiejsze, ale nieco podniesie koszty przedsięwzięcia.
