10 przeszkód skutecznego działania za biurkiem

Jeżeli przychodzą Ci takie myśli, to specjalnie dla Ciebie przygotowałam listę 10 rzeczy, które skutecznie mogą zniechęcić do działania i przyprawić o ból głowy:

1. Bałagan na biurku – jeżeli masz stosy dokumentów porozkładane na biurku, to tak naprawdę nawet nie wiesz, ile masz do zrobienia. Widok ogromnej ilości papierów sprawia wrażenie, jak byś był zawalony pracą, której nie da się ogarnąć. Zanim zabierzesz się do pracy, poświęć tyle czasu ile potrzeba i uprzątnij biurko. Ważne dokumenty włóż do odpowiednich akt sprawy, brudnopisy i niepotrzebne papiery wsadź do niszczarki, wyrzuć stare gazety. Pozostaw na biurku tylko to, co jest faktycznie do zrobienia.
2. Telefony i wizyty – nie ma nic bardziej irytującego, jak dzwoniący telefon lub pukający gość akurat w momencie, kiedy skupiamy się na trudnej sprawie. Każdy taki dzwonek i każda wizyta odrywa nas od myślenia i powoduje, że musimy od nowa poznać pewien etap sprawy, „wciągnąć się” i tym samym niepotrzebnie tracimy czas. Dobrym wyjściem z sytuacji jest określenie swojej pory dnia o najlepszej wydajności i ustalić tzw. „godziny wewnętrzne”. Porozmawiaj z szefem o tym, ustal z nim taki czas, w którym nie odbierasz telefonów i nie przyjmujesz gości. Nawet trzy godziny dziennie skupionej pracy, to już skarb i ogromne usprawnienie pracy.
3. Skrzynka elektroniczna – sprawdzanie skrzynki mailowej co pół godziny z pewnością nie podnosi wydajności pracy. Każde sprawdzenie zabiera określoną ilość czasu, a każdy nowy mail zaprząta nam głowę; co trzeba zrobić, do kiedy mam czas, czy to takie ważne itp. Ustal sobie więc porę sprawdzania skrzynki, na przykład w godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy. Każda sprawa ma ustawowy (lub ustalony wewnętrznie przez firmę) termin załatwienia – więc jak nie odbierzesz maila w pół godziny po jego otrzymaniu, to świat się nie zawali. Chyba że czekasz na pilną korespondencję, to zawsze możesz zrobić wyjątek od reguły.
4. Niewiedza – często spotykamy się z nowymi, coraz bardziej skomplikowanymi sprawami. Niestety zdarza się, że próbujemy je rozwiązywać na skróty, lub na wyczucie. Tylko że robienie czegoś na wyczucie zwykle powoduje, że robimy to dwa razy. Tracimy czas i energię, a szef ocenia nas jako nierzetelnych pracowników. Dlatego zanim zabierzesz się do sprawy o której nie masz pojęcia, zdobądź wiedzę niezbędną do jej załatwienia. Masz do dyspozycji Internet, masz telefon do przyjaciela, szkolenia i publikacje. Wszystko jest w zasięgu, więc nie kombinuj, tylko się odpowiednio przygotuj.
5. Działanie bez planu – jest takie powiedzenie, że statek który nie ma wyznaczonego celu, zawsze gdzieś dopłynie. Ale tylko ten statek, który wie do jakiego portu ma przybić – właśnie tam się znajdzie. W pracy jest podobnie – jeżeli nie wiesz co i jak masz zrobić, to będziesz robił byle jak. Jeżeli jednak poświęcisz chociaż 10 minut dziennie i zaplanujesz sobie co masz zrobić i w jakiej kolejności, z pewnością będziesz skuteczny.
6. Planowanie zbyt dużej ilości zadań na 1 dzień – pamiętaj, że przeciętny czas pracy, to 8 godzin. Może w Twoim przypadku, jest to 10 lub 12. Nie ważne jak długo siedzisz za biurkiem, zawsze masz ograniczoną ilość czasu. Jeżeli zaplanujesz sobie zbyt dużo zajęć, to nie zdążysz ich wszystkich wykonać i wyjdziesz z pracy z poczuciem, że coś zawaliłeś. Dlatego zawsze zostaw sobie trochę rezerwy. Przecież musisz jeszcze mieć czas na rozmowy telefoniczne, rozmowy z współpracownikami lub podwładnymi, sprawdzenie poczty, chwilę na odpoczynek itp.
7. Nie ustalenie priorytetów – zwykle mamy do dyspozycji mniej czasu na załatwienie każdej sprawy, niż byśmy sobie tego życzyli. Zwykle tego czasu nie wystarcza na wykonanie wszystkich zadań w takim terminie, jak byśmy tego chcieli. Dobrym sposobem jest zweryfikowanie wszystkich spraw i wyznaczenie tych, które są najważniejsze. Na nie należy zaplanować najwięcej czasu, a dopiero w drugiej kolejności zająć się tymi sprawami, które nie mają wysokiej rangi.
8. Odkładanie spraw najważniejszych – zazwyczaj sprawy najważniejsze są równocześnie najtrudniejsze. W naszej naturze leży pójście na łatwiznę i zajmowanie się w pierwszej kolejności mało istotnymi drobiazgami i pozostawianie tych najtrudniejszych zadań na sam koniec. Powoduje to narastanie stresu związanego z upływającym czasem i o pomyłkę nie trudno. Wtedy nie dość że trudno zdążyć z zadaniem, to jeszcze trzeba nanosić kilka poprawek, które pochłaniają kolejne minuty i godziny naszego cennego czasu.
9. Brak samodyscypliny – nie ma nic gorszego, jak szef robiący Ci wyrzuty z powodu niedotrzymanego terminu, lub nie wykonania zleconego zadania. Poziom własnej wartości szybko maleje, a z kacem moralnym nie przychodzi się do pracy przyjemnie. A co by było, jak byś to Ty sam był dla siebie takim wewnętrznym szefem? Wewnętrznym trenerem, który w odpowiednim momencie przypomina, po co przyszedłeś dziś do pracy? Co i kiedy masz zrobić? Warto się samodzielnie mobilizować każdego dnia, osiągając coraz wyższy poziom efektywności, co z pewnością zaowocuje dobrym samopoczuciem.
10. Złe nastawienie – jeżeli od tygodnia rozmyślasz nad trudnym zadaniem, które Cię czeka i od tygodnia upewniasz się w przekonaniu, że nie dasz rady, to nie oczekuj cudów. Dokładnie tak będzie. Zadanie Cię przerośnie, napotkasz wiele przeszkód, stracisz sporo czasu. Jest na to prosta rada – przyjmuj trudne zadania jak nowe doświadczenie, aktywnie włącz się do jego realizacji. Zastanów się wcześniej, jakiej wiedzy i czyjej pomocy potrzebujesz, od czego zacząć i ile czasu poświęcić. Pomyśl, o ile będziesz sprawniejszy, jeżeli wykonasz zadanie prawidłowo.