Coraz to mniejsze, a szybsze i wydajniejsze komputery potrafią znacznie usprawnić pracę i odchudzić opasłe tomy dokumentów. Taki też zamysł (lepszego wykorzystania nowoczesności) przyświeca nowym rozwiązaniom prawnym, dopuszczającym coraz szersze wprowadzanie i akceptowanie dokumentów elektronicznych. Wiemy wszyscy, że podstawowym dokumentem obowiązującym w obrocie gospodarczym jest faktura. W prawie podatkowym – to dokument wręcz warunkujący prawidłowe rozliczenie VAT.
W Polsce rocznie (według raportu fachowców) wystawianych jest około 1,5 miliarda faktur, ale dotąd tylko ok 8-11% z nich stanowiły dokumenty elektroniczne. Jest to bardzo słaby wskaźnik w skali Unii Europejskiej (ciągniemy się niestety w ogonie). Przyczyną mogły tu też być występujące rozbieżności w interpretacji przepisów czy pewne niejasności co do zgodności z prawem.
Ostatnie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 wraz z objaśnieniami Ministerstwa Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej powinny znacznie uprościć obrót e-fakturami. Już od stycznia 2013 roku obowiązuje zasada domniemanej zgody na wysyłanie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Nie potrzeba już wyrażać jej z góry i na piśmie. Obecnie wystarczy samo dokonanie płatności za tak przesłaną fakturę czy też ustna zgoda kontrahenta – i już będzie to stanowiło wyraz zaakceptowania tego e-rozwiązania przez obie strony.
Każda e-faktura powinna zawierać dokładnie takie same elementy, jakie wymagane są na jej papierowym, tradycyjnym odpowiedniku. Ponadto elektroniczne faktury, zgodnie ze szczegółowymi wymogami określonymi w prawie, muszą zapewniać trzy niezbędne cechy: 1. autentyczność pochodzenia faktury, 2. integralność treści, oraz 3. ich czytelność. Autentyczność – dotyczy głównie poprawności i rzetelności danych o kontrahentach, w szczególności ich uprawnień do wystawiania faktur i prawdziwości wszelkich informacji.
Pojęcie integralności treści faktury odnosi się tu do gwarancji, że na tak przesłanym dokumencie nie można będzie dokonywać zmian. Chodzi tu o tworzenie bezpiecznych formatów o wykluczonym dostępie niepożądanych osób. Najczęściej stosowany bywa format PDF, w którym istnieje możliwość zaszyfrowania danych podczas generowania pliku. Wówczas możliwości ingerencji w zawartość pliku stają się mocno utrudnione. Czytelność danych elektronicznej faktury jest nieodzowna i chyba stanowi dla nas – kontrahentów – wymóg jak najbardziej oczywisty.
Wszystkie te cechy niezbędne dla e-faktur mogą być zapewnione nie tylko (jak dotąd) przy stosowaniu podpisu elektronicznego czy systemu wymiany danych ADI, ale także za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Ten zapis wszedł w życie dopiero od 2013 roku i stanowi nowość. Dzięki temu łatwiej można teraz w każdym konkretnym przypadku wprowadzić, określić i sformalizować skuteczny system kontroli. Taka indywidualnie opracowana ścieżka audytu musi być ewidentnie wiarygodna i nie dająca żadnych możliwości odstępstw.
Podobnie przekonujący powinien być system archiwizacji e-faktur – tj. dający pełne bezpieczeństwo, ale i łatwy dostęp do chronologicznie zgromadzonych kompletnych danych.
