Żaden przepis prawa spadkowego nie nakłada na spadkobierców obowiązku uzyskania stwierdzenia praw do spadku. Nie ma też przepisu, który stanowiłby o tym, w jakim maksymalnie okresie czasu spadkobiercy mogą przeprowadzić postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku.
Są jednak sytuacje, w których potwierdzenie statusu spadkobiercy okazuje się konieczne. Można wskazać tu sytuację, w której spadkobiercom zależy na szybkiej sprzedaży odziedziczonej nieruchomości. Rozporządzenie nieruchomością nie będzie jednak możliwe jeśli spadkobiercy nie przeprowadzą uprzednio postępowania o stwierdzenie nabycia spadku w sądzie bądź też nie dopełnią formalności spadkowych w kancelarii notarialnej.
Jeszcze do niedawna jedynym dokumentem potwierdzającym nabycie spadku przez spadkobiercę było wydane w postępowaniu sądowym postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.
Obecnie dokumentem takim jest także akt poświadczenia dziedziczenia, sporządzany przez notariusza.(aktu poświadczenia dziedziczenia nie można jednak sporządzić, jeśli spadkodawca zmarł przed 1 lipca 1984 r. - w takiej sytuacji stwierdzenie nabycia spadku może nastąpić jedynie na drodze sądowej).
W kancelarii notarialnej - akt poświadczenia dziedziczenia
Zasady, na jakich notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, określone są w ustawie Prawo o notariacie.
Możliwość uzyskania stwierdzenia praw do spadku u notariusza niesie ze sobą pewne udogodnienia dla spadkobierców – w szczególności formalności spadkowe w kancelarii notarialnej załatwić można w zdecydowanie krótszym czasie.
W praktyce są jednak takie sytuacje, gdy skorzystanie z tej opcji nie będzie możliwe.
Notariusz np. nie będzie mógł sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia w sytuacji gdy podstawą dziedziczenia jest testament szczególny - a więc np. testament ustny czy też testament sporządzony na polskim statku morskim lub powietrznym oraz testament wojskowy. W takiej sytuacji należy wystąpić do sądu z wnioskiem o stwierdzenie nabycia spadku.
Notariusz - zgodnie ze wspomnianą ustawą prawo o notariacie - odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia w sytuacjach wątpliwych, np. gdy zachodzą poważne wątpliwości co do ważności testamentu.
Przede wszystkim jednak pamiętać trzeba, że notarialny akt poświadczenia dziedziczenia to instytucja, z której spadkobiercy skorzystać mogą jedynie w sytuacjach niespornych.
Konflikt między spadkobiercami np. co do ważności pozostawionego przez spadkodawcę testamentu wyklucza możliwość sporządzenia przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia.
Notariusz – w oparciu o przepisy ustawy – powinien odmówić sporządzenia tego aktu także wówczas, gdy nawet pomimo zgodnego stanowiska zainteresowanych poweźmie wątpliwość co do tego, kto powinien dziedziczyć albo jaka jest wysokość udziałów w spadku poszczególnych spadkobierców, a w przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny także, gdy nie ma pewności co do osoby, na której rzecz spadkodawca zapis ten uczynił lub co do przedmiotu zapisu.
Nie jest dopuszczalne sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia w stosunku do spadku, w skład którego wchodzą nieruchomości położone za granicą, a także w sytuacji, gdy spadkodawcą jest cudzoziemiec (jedynie w sytuacji gdy stwierdzenie praw do spadku dotyczy osób nie posiadających obywatelstwa żadnego państwa, które ponadto w chwili śmierci zamieszkiwały na terenie Polski sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia w kancelarii notarialnej jest dopuszczalne).
Aby notariusz mógł sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia, do kancelarii notarialnej muszą stawić się równocześnie wszystkie osoby wchodzące w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi oraz osoby, na rzecz których spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.
Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.
Przystępując do spisania protokołu dziedziczenia notariusz poucza osoby biorące udział w spisywaniu protokołu o obowiązku ujawnienia wszelkich okoliczności objętych treścią protokołu oraz o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń.
Jeżeli od dnia otwarcia spadku nie upłynęło sześć miesięcy, w protokole dziedziczenia zamieszcza się oświadczenia spadkobierców o prostym przyjęciu spadku lub przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza albo o odrzuceniu spadku, chyba że oświadczenia tej treści zostały już przez spadkobierców uprzednio złożone. W takim przypadku należy zamieścić wzmiankę o dacie, miejscu i treści złożonych przez poszczególnych spadkobierców oświadczeń. Przepisy te stosuje się także do oświadczeń osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.
Zgodnie z przepisami ustawy, po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku, a w przypadku gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny i przedmiotu zapisu.
Notariusz odmawia sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli:
1) w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku;
2) w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone;
3) wskutek braku małżonka spadkodawcy i krewnych powołanych do dziedziczenia z ustawy spadek przypada, jako spadkobiercy ustawowemu, gminie albo Skarbowi Państwa;
4) spadkodawca w chwili śmierci był cudzoziemcem lub, nie posiadając żadnego obywatelstwa, nie zamieszkiwał w Rzeczypospolitej Polskiej albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą.
Zgodnie z prawem o notariacie, notariusz niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do rejestru aktów poświadczenia dziedziczenia.
Adnotację o zarejestrowaniu umieszcza się na akcie poświadczenia dziedziczenia, wskazując numer wynikający z kolejności wpisu a także dzień, miesiąc, rok.
