Zakres odpowiedzialności za brak kasy rejestrującej

Wynika to z nowego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2012 Nr 0, poz. 1382) – dalej rozporządzenie MF, które wprowadziło próg zwolnienia w ewidencjonowaniu  przy użyciu kasy fiskalnej na poziomie tylko 20.000 zł. Zwolnienie przysługuje nadal w roku 2013 tylko tym podatnikom, u których kwota obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym (czyli w 2012 r.) kwoty 20.000 zł. Regulacja ta niewątpliwie zaskoczyła wszystkich podatników.
Kiedy musimy rozpocząć ewidencję przy użyciu kasy fiskalnej?
Zgodnie z §5 i §6 ww. rozporządzenia MF zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót, realizowany na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w kwocie 20.000 zł.
Oznacza to, że jeżeli podatnik przekroczył w roku 2012  obrót na poziomie 20.000 zł, to zwolnienie utracił od dnia 01.03.2013 roku. W przypadku podatników rozpoczynających działalność gospodarczą w trakcie roku 2013, próg ustala się w proporcji do okresu wykonywania czynności. Oznacza to, że podatnik, który rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej np. w lipcu 2013 r. ustali próg na poziomie 8.333 zł w sposób następujący 20.000 zł : 12 m-cy x 5 m-cy.
Fiskalizacja kasy rejestrującej krok po kroku
Jeżeli mimo wszystko musimy zainstalować kasę, to zalecam zakup kasy kilka tygodni wcześniej – warto byłoby poćwiczyć trochę w trybie niefiskalnym, aby oszczędzić nerwów sobie i naszym klientom. O planowanej fiskalizacji kasy zawiadamiamy urząd skarbowy najpóźniej 1 dzień przed. W oświadczeniu wskazujemy dzień rozpoczęcia ewidencjonowania przy użyciu kasy fiskalnej oraz zgłaszamy ilość i adresy, pod którymi będą użytkowane. Od tego ile kas zgłosimy, zależeć będzie ilość kas uruchamiana w kolejnych miesiącach. Nie musimy od razu rozpoczynać ewidencjonowania od razu przy użyciu wszystkich kas rejestrujących. W pierwszym terminie podatnik jest zobowiązany do rozpoczęcia ewidencjonowania przy użyciu 1/5 zgłoszonych kas. Następnie od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca, podatnik wprowadza kolejne kasy w liczbie nie mniejszej niż liczba kas rejestrujących, przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania, wynikająca ze zgłoszenia.
Ważne jest, by w zgłoszeniu od razu podać docelową ilość kas rejestrujących, ponieważ tylko w odniesieniu do tych kas przysługiwać będzie ulga w wysokości 90%  ceny zakupu netto (bez podatku VAT), nie więcej niż 700 zł.
Przynajmniej jeden dzień przed wyznaczonym terminem, kasę należy zafiskalizować, czyli zainicjować moduł fiskalny. Można to zrobić wcześniej, lecz nigdy później. Taką usługę wykonuje autoryzowany serwis kas fiskalnych. Po fiskalizacji najpóźniej w ciągu 7 dni należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego druk \"Powiadomienie Podatnika o Miejscu Instalacji Kasy\". Następnie urząd skarbowy nada nam numer tzw. ewidencyjny, który nanosimy na kasę w widocznym miejscu w sposób trwały np. markerem wodoodpornym.
Odpowiedzialność za brak kasy rejestrującej
Przepisem regulującym sankcje za naruszenie obowiązku ewidencjonowania przy użyciu kasy fiskalnej jest art. 111 ust. 2 ustawy o VAT oraz art. 62 §4 Kodeksu karno skarbowego. Zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, organ podatkowy ustali za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.
W przypadku osób fizycznych (czyli osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub spółek osobowych) sankcji 30% nie ustala się, o ile podlegają one odpowiedzialności wynikającej z kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z kodeksem karnym skarbowym dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej jest przestępstwem skarbowym, co jest zagrożone karą grzywny do 180 stawek dziennych. W przypadku naruszenia mniejszej wagi, sprawca czynu podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Jest jednak jedna sytuacja, kiedy osoba fizyczna będzie zagrożona ustaleniem sankcji 30%. Sytuacja ta wystąpi, gdy np. za późno zorientujemy się, że mieliśmy obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej i zgłosimy to zaniedbanie do urzędu skarbowego w ramach instytucji tzw. „czynnego żalu” . Wtedy uchylimy się od odpowiedzialności karno – skarbowej, ale zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT możemy zostać ukarani ustaleniem sankcji 30%.
Osoby prawne podlegają zarówno sankcji 30% jak i odpowiedzialności karno-skarbowej.
Ile wyniesie sankcja 30%?
Przepis art. 111 ust. 2 ustawy o VAT jest mało precyzyjny w tym zakresie, dlatego warto sięgnąć do wyroków sądowych. Zwłaszcza do uchwały Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 listopada 1998 r., sygn. akt FPS 7/98 oraz wyroku Sądu Najwyższego z dnia 13 maja 1999 r., sygn. akt III RN 190/98 SN. Oba składy stwierdziły, że sankcja 30% może dotyczyć jedynie podatku naliczonego od zakupu towarów i usług, które dotyczyły tej dokładnie części obrotu, która winna podlegać ewidencjonowaniu przy użyciu kasy rejestrującej.