Pani Jolu, proszę mi przygotować tą listę posortowaną według nazwisk – takie zdanie usłyszałam ostatnio od szefa. Nie ma sprawy, żaden problem przecież dane otrzymałam w postaci tabeli w Excelu. W sumie szef mógłby to zrobić sam. Otworzyłam plik i nagle zobaczyłam gdzie krył się problem.

Data dodania: 2012-08-13

Wyświetleń: 2785

Przedrukowań: 0

Głosy dodatnie: 2

Głosy ujemne: 0

WIEDZA

2 Ocena

Licencja: Creative Commons

Tabelka zawierała listę imion i nazwisk, niestety wszystkie umieszczone były w jednej kolumnie. – Acha, przyda się wiedza zdobyta na szkoleniu z Excela.

Czyli tak, pierwsze, co muszę zrobić, to oddzielić imiona od nazwisk. To jeszcze nie taki kłopot, w końcu mam w Excelu bardzo wygodne narzędzie – Tekst jako kolumny.

– Próbuję! – Zaznaczam wszystkie imiona i nazwiska, następnie wybieram polecenie Tekst jako kolumny (na karcie Dane), i przechodzę kolejne kroki. Krok pierwszy – tekst jest rozdzielany, imiona od nazwisk oddzielone są spacjami, w drugim kroku wybieram ogranicznik – tylko spacje, w trzecim kroku.... Hmm, coś mi się nie podoba, czemu widzę podział na trzy kolumny? W końcu imię i nazwisko to dwie kolumny?! Aj, a co z podwójnymi imionami? One przecież też są oddzielone spacjami. Czyli cały pomysł jest niewypałem?! Może nie będzie tak źle. Obawiam się jednak, że całość zajmie mi troszkę więcej, niż 5 sekund. Ale może 3 minuty wystarczą!!

Także od początku, zaznaczam listę imion i nazwisk, umieszczoną w komórkach A1:A2357, uruchamiam narzędzie Tekst jako kolumny, wybieram tekst rozdzielany. W kroku drugim na liście ograniczników wybieram tylko spację. W trzecim kroku wybieram miejsce docelowe – dane warto trzymać obok siebie, dlatego zaznaczam komórkę B1. Klikam na Zakończ. W ten sposób otrzymałam dane, w zależności od liczby imion, w dwóch lub trzech kolumnach.

Kolumny B:D są zajęte. Teraz pozostaje w kolumnie E otrzymać połączone podwójne imiona, a w kolumnie F nazwiska. Dlatego do komórki E1 wpisuję formułę, która sprawdzi, czy komórka w kolumnie D jest pusta. Jeżeli tak – osoba ma jedno imię, a jej nazwisko jest w kolumnie C. Jeżeli nie, osoba ma dwa imiona (w kolumnach B i C) a jej nazwisko znajduje się w kolumnie D. Formuła ma następującą postać: JEŻELI(D1="";B1;B1&" "&C1), gdzie znak " oznacza cudzysłów. Do komórki F1 wpisuję natomiast formułę analogiczną: JEŻELI(D1="";C1;D1).

Pozostaje tylko skopiować formuły na kolejne wiersze – i proszę. Lista gotowa! Na coś przydały się te szkolenia...

Licencja: Creative Commons