Doskonalenie procesów
Usprawnianie procesów prowadzi do modyfikacji stanu istniejącego, w wyniku której zwiększa się efektywność i wydajność procesu. Usprawnienie stosowane jest do racjonalizacji procesu w małym obszarze jego funkcjonowania lub zmiany tylko wybranych elementów procesu.
Reorganizacja procesów prowadzi do radykalnej zmiany w realizacji procesu i co za tym idzie, jego efektywności. Reorganizacja ma zatem szerszy charakter i często związana jest z projektowaniem przebiegu procesu od początku na podstawie przyjętych założeń i wymagań klienta.
Celem doskonalenia jest poprawa funkcjonowania istniejących procesów, zmierzająca do osiągnięcia co najmniej jednego z poniżej przedstawionych efektów:
skrócenia czasu trwania procesu,obniżenia kosztów realizacji procesu,poprawy efektów procesu,uporządkowania i poprawienia przejrzystości procesu,usankcjonowania bądź wyeliminowania czynności wykonywanych w sposób nieformalny, weryfikacji i przywrócenia zgodności z obowiązującymi przepisami, prawem wszystkich elementów procesu.
Narzędziem umożliwiającym zdobycie najbardziej wiarygodnych informacji z zakresu kosztów może być rachunek kosztów działań ABC. Wdrożenie rachunku ABC pozwala na ciągłe usprawnianie procesów z uwzględnieniem zmian zachodzących w sferze kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Działania w zakresie optymalizacji muszą zostać przypisane właściwym wykonawcom. Zwykle jest to grupa projektowa po przewodnictwem tzw. właściciela procesu czy też kierownika projektu.
Procesowe zarządzanie jakością wyznacza nowe standardy w zakresie systemów jakości. Stałe doskonalenie procesów, w które włączona jest kadra zarządzająca, kierownictwo oraz wszyscy pracownicy na poszczególnych szczeblach procesowej orientacji firmy, prowadzi do ciągłej poprawy jakości oferowanych usług lub produktów. Jedyny konieczny warunek to zaangażowanie wszystkich pracowników firmy, realizujących poszczególne procesy biznesowe.
Wprowadzenie procesowego zarządzania jakością musi zostać poprzedzone pojawieniem się w firmie orientacji na procesy. Firmy, które pragną zorientować się na procesy powinny:
- określić i opisać (zmapować) swoje procesy,
- wpoić wszystkim pracownikom przekonanie o ich znaczeniu,
- wprowadzić mierniki procesów,przejść do zarządzania procesami.
Procesowe zarządzanie jakością jest niezbędnym warunkiem kreowania jakości, która tworzy się w procesach biznesowych i jest naturalna konsekwencją ich realizacji. Wynika z tego, że wszystkie jednostki w firmie muszą ze sobą współpracować, aby osiągnąć efekt końcowy, czyli sukces organizacji, w tym zadowolenie klienta.
