Kasa fiskalna jest kasą rejestrującą, urządzeniem elektrycznym służącym do rejestracji obrotu danej jednostki oraz kwot podatku wynikającego ze sprzedaży detalicznej. Każdy podatnik ma obowiązek stosowania kas fiskalnych, prowadząc działalność mającą za zadanie sprzedaż towarów i usług na rzecz: osób fizycznych, które nie są przedsiębiorcami bądź też przedsiębiorców, natomiast w przypadku dokonywania zakupów prywatnie, niezależnie od prowadzonej działalności. Obowiązek ten istnieje także podczas sprzedaży na rzecz rolników ryczałtowych. Zazwyczaj posiadanie kasy nie jest wymagane już w początkowej fazie rozpoczynania działalności przez przedsiębiorcę. Prawo umożliwia szereg zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. Nie mniej jednak sprzedaż niektórych grup asortymentu takich jak papierosy czy alkohol odgórnie podlega rejestracji z udziałem kas, niezależnie od wysokości obrotu. Nie każdy jednak ma obowiązek korzystania z kasy fiskalnej, wystarczy wówczas do rozliczeń używać program do wystawiania faktur.
Po zakończonym dniu sprzedaży każdorazowo należy wykonać w kasie fiskalnej raport dobowy, w ten sposób dzienny utarg zostaje zarejestrowany ukazując poszczególne stawki PTU. Kasa zaprogramowana jest w taki sposób, aby w swojej pamięci posiadać dane dotyczące każdego artykułu, który jest sprzedawany, z reguły uwzględniając nazwę, cenę, stawkę PTU każdej rzeczy. Dane mogą być wprowadzane bezpośrednio do kasy, bądź importowane przez program do magazynu. Po wprowadzeniu konkretnego kodu bądź sczytaniu go przez odpowiedni czytnik dane trafiają do bazy, zostają wydrukowane na paragonie oraz zarejestrowane w licznikach sprzedaż określonego artykułu.Liczniki te zostają w późniejszym czasie odczytywane albo bezpośrednio przez operatora na kasie albo zdalnie dzięki oprogramowaniu magazynowemu, mającemu za zadanie zarządzanie dana placówką.
Program do faktur umożliwia między innymi obliczanie aktualnego stanu towarów w magazynie. Kasy fiskalne drukują oryginał paragonu, który przeznaczony jest dla klienta oraz kopię, która zachowuje się na rolce kontrolnej z przeznaczeniem do archiwum. Każda kasa posiada w sobie wmontowany jeden z dwóch mechanizmów drukujących. Pierwszym z nich jest drukarka igłowa, której cechą charakterystyczną jest głośny dźwięk podczas drukowania, natomiast trwałość druku jest na wysokim poziomie, drukarka termiczna z kolei jest bardzo cicha ale wiąże się to też z krótką trwałością druku. Aby zachować długotrwałość należy przechowywać rolki w chłodnym miejscu, co nie zawsze okazuje się możliwe, dlatego rozwiązanie to nie jest idealne.
