Pierwsza sprawa, to program pocztowy z jakiego korzystasz, czy to jest Outlook, czy Thunderbird, czy też tylko Poczta Windows. Każdy z tych programów ma swoje zalety i wady. U większości czynności dotyczące poczty są jednak podobne do siebie.
Ważne żeby poczta od początku była na bieżąco porządkowana. Najlepiej automatycznie. Służą do tego tzw. reguły lub filtry. Wtedy w głównej skrzynce odbiorczej masz albo odpowiednio zaznaczone wybrane wiadomości lub niektóre z nich odczytujesz od razu w oddzielnych folderach.
Wspomniane programy mają jednak wspólną cechę, która dziś coraz bardziej ciebie ogranicza. Dostęp do swojej poczty masz tylko na jednym komputerze.
Dziś o wiele efektywniejsze jest korzystanie z dostępu do poczty przez internetową przeglądarkę, Możesz wtedy sprawdzać swoje emaile z dowolnego miejsca, z dowolnego komputera i z różnych urządzeń. Dziś coraz częściej korzystamy z urządzeń mobilnych (telefon komórkowy, iPad, iPhone itp.). Te urządzenia maja swoje własne oprogramowanie do poczty oraz obsługę niektórych wybranych klientów poczty online.
Warto tutaj wybrać taką pocztę, która daje ci możliwość nie tylko dostępu online, ale również możliwość posługiwania się adresem pocztowym w twojej własnej domenie. Tego typu pocztą jest na przykład Gmail.
Osobiście korzystam z Gmaila już od prawie dwóch lat. Dziś nie wyobrażam sobie funkcjonowania mojej poczty bez niego. Dostępny z dowolnego miejsca, z dowolnego komputera, z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. To pozwala mi na zajęcie się pocztą kiedy mi to najbardziej pasuje. Nawet kiedy czekam gdzieś i się nudzę.
Najcenniejsze w Gmailu jest to, że możesz podłączyć do niego dowolne adresy poczty elektronicznej. Nie musisz więc wcale korzystać tylko z poczty w domenie gmail.com.
Gmail oferuje usługi ułatwiające formatowanie, porządkowanie i oznaczanie wiadomości. Dodatkowo wiadomości od razu są porządkowane wątki. Więc korespondencja z jakąś osobą na dany temat jest zawsze ze sobą powiązana.
Jedną z najlepszych cech Gmaila jest błyskawiczne wyszukiwanie wiadomości. Wystarczy wpisać w okienko dowolne wyrażenie – czy to adres email, czy fragment tematu czy słowo z treści emaila, a niemal od razu Gmail wynajduje emaile których szukasz. Nie wiem jak on to robi. Jest szybszy niż mój stacjonarny Thunderbird. Ale w końcu jego twórcą jest Google, mistrz wyszukiwania.
Jeśli to wszystko jeszcze ci nie wystarczy i nadal uważasz, że obsługa twojej poczty zajmuje ci zbyt dużo czasu, to oznacza, że musisz to choćby częściowo oddelegować. Masz tutaj dwa sposoby, które możesz też ze sobą łączyć.
Po pierwsze możesz utworzyć oddzielne adresy które będą obsługiwać inne osoby w firmie. Zacznij choćby od założenia adresu [email protected] i kieruj na niego wszystkie sprawy administracyjne. Przekaż jego obsługę swojemu asystentowi bądź sekretarce.
Drugi etap to przekazanie czytania twoich wiadomości innej osobie. Żaden filtr nie będzie nigdy tak dobry jak człowiek. Po pierwsze może na część wiadomości od razu odpowiadać. A po drugie precyzyjniej może Ci je oznaczać. W Gmailu możesz wykorzystać do tego etykiety, które dodatkowo warto używać w trybie wielokolorowym.
A więc kiedy już nic nie pomaga, zatrudnij asystentkę. Wcześniej czy później jest to absolutnie nieuniknione jeśli nie chcesz zginąć w powodzi coraz większej liczby emaili.
