W normalnych warunkach, kiedy zaprzestanie nie następuje na skutek śmierci przedsiębiorcy, obowiązki prowadzącego działalność rozpoczynają się co najmniej 7 dni przed planowanym zakończeniem. Zgodnie z § 28 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podatnik jest obowiązany zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego (właściwego według miejsca zamieszkania), o zamiarze dokonania spisu z natury z powodu likwidacji, w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu. Spis obejmuje: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady oraz wyposażenie. Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie. Podatnik jest obowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia; spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.
Tak sporządzony i wyceniony spis (bez uwzględniania składników wyposażenia) będzie służył do wyliczenia dochodu z działalności gospodarczej za okres od początku roku do dnia zaprzestania wykonywania działalności czyli do jej likwidacji. Jak wyliczyć ten dochód, znajdziemy w art. 24 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem dochodem lub stratą z działalności będzie różnica między przychodem a kosztami jego uzyskania, wykazanymi w podatkowej księdze, powiększona o spis z natury na początek roku i pomniejszona o spis z natury na dzień likwidacji. Jeżeli wartość wyliczenia będzie liczbą dodatnią, oznacza, że osiągnęliśmy dochód i musimy wyliczyć ewentualny podatek dochodowy oraz go uiścić do 20 dnia następnego miesiąca lub kwartału (w zależności jaką formę zapłaty mamy zgłoszoną w urzędzie skarbowym). Rzecz jasna, uwzględniamy zaliczki zapłacone wcześniej, nie zapomnijmy o odliczeniu składek na własne ubezpieczenie zdrowotne. W następnym roku, do 30 kwietnia mamy obowiązek złożyć zeznanie o dochodach PIT-36 lub PIT-36L wraz z załącznikiem PIT-B i ostatecznie rozliczyć naszą działalność.
Odrębną powinnością przedsiębiorcy jest dodany od 1 stycznia 2011r obowiązek sporządzenia tzw. wykazu pozostałych na dzień zakończenia działalności składników majątku. Tak stanowi art. 24 ust.3a ustawy zasadniczej. Generalnie wykaz ten zawiera wszystkie składniki z poprzednio omawianego spisu oraz wszystkie środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, ujęte w ewidencji środków trwałych. Wykaz powinien zawierać co najmniej: liczbę porządkową, określenie (nazwę) składnika majątku, datę nabycia składnika majątku, kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów, wartość początkową, metodę amortyzacji, sumę odpisów amortyzacyjnych. Przez 6 lat musimy pilnować co stanie się z tymi składnikami. Jeżeli będziemy zbywać te składniki, to musimy transakcje wykazywać w zeznaniach rocznych. Sprawa jest o tyle skomplikowana, że poszczególne elementy tego wykazu w momencie zbycia będą miały przypisane inne koszty ich uzyskania, np. przy środkach trwałych będzie to różnica między wartością początkową a sumą dokonanych odpisów amortyzacyjnych, dla towarów handlowych, cena zakupu, dla wyposażenia koszty będą wynosić zero. Tak to ustawodawca ułatwił nam życie, uchylając dotychczasowy zryczałtowany 10% podatek i fundując nam sześcioletni okres pilnowania pozostałości po działalności gospodarczej.
Pozostaje do omówienia kolejny podatek czyli podatek od towarów i usług, zwany podatkiem VAT. Opodatkowanie powyższą daniną reguluje art. 14 ustawy o VAT. Przy likwidacji, a w rozumieniu tej ustawy zaprzestaniu czynności podlegających opodatkowaniu, na dzień likwidacji mamy obowiązek sporządzić spis z natury. Nie jest to ani ten spis, o którym piszę na początku, ani też wykaz, o którym piszę później. Ten spis zawiera wszystkie towary, wyposażenie, środki trwałe, od których odliczyliśmy podatek VAT, a które nie zostały sprzedane. Wycena tych elementów jest również zupełnie inna. Mamy je wycenić wg cen rynkowych na dzień likwidacji, a właściwie wg cen jakie byśmy otrzymali, gdybyśmy mieli je sprzedać. Powiem, że nieźle trzeba się gimnastykować, żeby wycenić niektóre rzeczy, kupione kilka lat temu, uwzględnić stopień zużycia, dalszą przydatność eksploatacyjną, utratę wartości drogo nabytej odzieży z powodu przemijania mody itp. Kiedy sporządzimy i wycenimy taki spis, mamy obowiązek dołączyć do ostatniej deklaracji VAT-7 lub VAT-K specjalną informację zawierającą kwoty podstawy opodatkowania spisu oraz podatku należnego. Wartość podatku należnego wpisuje się do odpowiedniej pozycji ostatniej deklaracji. Przypomnę, że sprzedaż towarów wykazanych w tym spisie jest zwolniona od podatku VAT przez okres 12 miesięcy od dnia zakończenia działalności.
Praktyka wskazuje, że przedsiębiorcy w celu uniknięcia skomplikowanej procedury zbywania pozostałości po swojej działalności, starają się jak najwięcej składników sprzedać, nawet kosztem własnych strat, w trakcie prowadzenia działalności. Na zakończenie działalności zostawiają te składniki, których rzeczywiście nie dało się zbyć.
