Dzięki niej mamy stały kontakt z klientami, rodziną i przyjaciółmi. Każdy z nas codziennie wykonuje jakieś połączenia telefoniczne. Jednak czy zastanawialiśmy się kiedyś nad sposobem prowadzenia rozmów przez telefon?
Pierwszy przypadek jaki rozpatrzymy są to rozmowy prywatne. Należy pamiętać, że nie wypada dzwonić do kogoś rano przed godz. 8 (w weekendy przed godz. 10). Oczywiście usprawiedliwić telefon o zbyt wczesnej lub późnej porze może jedynie wyjątkowa sytuacja. Wykonując połączenie musimy zaplanować temat rozmowy. Nie powinno się załatwiać niektórych spraw przez telefon, np. zapraszać na wesele, bądź składać kondolencji. Dlatego też pamiętajmy, że urządzenie to nie służy do poruszania delikatnych spraw.
Każdą rozmowę telefoniczną należy rozpocząć od przedstawienia się oraz upewnienia się, czy rozmawiamy z osobą do której zamierzaliśmy się dodzwonić. Nie chodzi tutaj o podawanie imienia i nazwiska, wystarczy się przywitać w następujący sposób "Dzień Dobry, tu ciocia Maria". Jeśli okazuje się, że odebrał ktoś inny niż chcieliśmy, prosimy ją do telefonu. W sytuacji, gdy nie dzwonimy w konkretnej sprawie powinniśmy najpierw zapytać czy rozmówca ma dłużej czasu, aby ogólnie porozmawiać.
Natomiast, gdy ktoś dzwoni do nas zawsze należy odebrać telefon. Jeśli nie mamy w tym momencie czasu, należy przeprosić i powiedzieć grzecznie, że oddzwonimy w wolnej chwili. Oczywiście zawsze oddzwaniamy. Jeśli ktoś do nas dzwoni nie powinniśmy zbytnio pociągać rozmowy na inne tory, ponieważ narażamy rozmówce na dodatkowe koszty zwłaszcza jeśli dzwoni z komórki.
Telefony w pracy wykonuje się troszkę w inny sposób niż rozmowy prywatne. Podobnie jak poprzednio przedstawiamy się, jednak musimy podać swoje imię i nazwisko, nazwę instytucji oraz zapytać czy dodzwoniliśmy się do właściwej osoby. Zawsze rozmawiając służbowo przez telefon należy zwracać się pan/pani. Jeżeli dzwonimy do osoby pełniącej funkcję np. dyrektora podajemy jego tytuł.
W przypadku odbierania rozmów w pracy musimy podać nazwę firmy, natomiast nie ma zachodzi potrzeba przedstawiania się. Jeśli odbieramy telefon współpracownika powinniśmy wyjaśnić jego nieobecność oraz przekazać kiedy można będzie go zastać. Należy zapytać czy możemy jakoś pomóc, zapisać kto dzwonił i w jakiej sprawie oraz pod jaki numer należy oddzwonić.
Rozmowę przez telefon kończy zawsze osoba, która zadzwoniła. Także ona ponownie dzwoni, jeżeli połączenie zostało przerwane.
