Urządzając swoje nowe biuro zastanawiałem się co będzie mi potrzebne. Czy faktycznie potrzebuję wszystkich urządzeń i materiałów biurowych jakie są dostępne na rynku i które widziałem w innych biurach.
Pierwszą rzeczą jaką zrobiłem było rozpisanie czynności, które najczęściej wykonuję i rzeczy jakie mi są w tym potrzebne, materiały biurowe, które ułatwią mi prowadzenie biura.
Jak w każdym biurze (niezależnie od tego czym się firma zajmuje), tak i w moim wykorzystuję papier (faktury, analizy, opinie, dane pomocnicze) i to w dużych ilościach. Już w ciągu jednego dnia utopiłbym się w stosach papieru, gdyby nie segregatory. Na pewno będą mi potrzebne segregatory sztywne, stojące na półkach, z możliwością nazywania ich – do ustawień tematycznych. Jak się już wcześniej nauczyłem, dużym ułatwieniem jest segregowanie kolorami, czyli każdy dział ma segregatory w innym kolorze. Czasami będę potrzebował komuś przez telefon przekazać, żeby poszukał notatki w „zielonym segregatorze”.
W biurze z półkami duże segregatory jak najbardziej spełniają swoją rolę, ale ponieważ czasami muszę z dokumentami wyjechać, najlepszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie teczki. miasto miejsce spotkań, czasami, przyjemnej jest spotkać się przy kawie. Wiadomą sprawą jest, że na spotkanie w lokalu nie zabiorę wszystkich materiałów, a jedynie te najbardziej potrzebne. Więc najlepiej wyposażyć się w teczkę, kilka dokumentów na pewno się zmieści i będą w jednym miejscu. Teczki także muszą być w różnych kolorach.
Wykonuję zlecenie, prezentuję je klientowi, nawiązujemy współpracę – tak wygląda moja praca. Czasami jednak zdarza się, że ludzie zmieniają zdanie w trakcie wykonywania projektu. Nie mam na to wpływu, a część dokumentów już została przygotowana. Więc co zrobić z materiałami, których nie wykorzystam więcej, a nie mogę ich normalnie wyrzucić do śmieci? Potrzebuję je zniszczyć. W starych biurach miałem już niszczarki do dokumentów. Problem był z nimi taki, że potrzebowaliśmy robić przerwy w niszczeniu dokumentów, ze względu na przegrzewanie się urządzenia. Teraz przy kupnie nowej niszczarki muszę zwrócić uwagę na jej wydajność, tak aby była dostosowana do moich potrzeb.
Najważniejsze są jednak gotowe projekty. Nauczyłem się już tego, że klienci czasami większą uwagę zwracają na to jak są przygotowane materiały, niż na ich wartość merytoryczną. Początkowo trzeba im pokazywać zarys projektu, czy wprowadzoną zmianę. Jeśli pracujemy dla kogoś z drugiego końca kraju i nie ma możliwości wykorzystać poczty elektronicznej – wykorzystujemy tradycyjną. Do tego ważne są bezpieczne koperty. Nie tylko ja, ale także klient musi mieć pewność, że paczka została nienaruszona. A w paczce zarys projektu – równie starannie przygotowany jak w przyszłości projekt.
Ze względu na stosowany przez nas papier różnej wielkości musimy dbać, żeby był równo przycięty do całości. To ważne, żeby klient już na początku współpracy z naszą firmą wiedział, że jesteśmy dokładni i staranni. Więc trymery i gilotyny są obowiązkowymi urządzeniami na mojej liście materiałów biurowych.
Dochodzimy do końca pracy nad projektem. Mamy już w całości, mniejsze części, które będą często wykorzystywane, są pokryte folią. Ale laminujemy tylko te mniejsze, więc wystarczą laminatory A4, który obsłużą dwa rodzaje folii.
To chyba tyle jeśli chodzi o moje biuro. Do pracy z projektami, potrzebujemy właśnie tych materiałów biurowych. Z pozostałych to będą na pewno papier do kopiarek, koperty zwykłe do przesyłania faktur, czy kontaktu z urzędami.
Drugim etapem w przygotowaniu nowego biura było zaproszenie przedstawicieli lokalnych sklepów z materiałami biurowymi, żeby przedstawili swoją ofertę. O kserokopiarce zapomniałem. Kopiarka, a właściwie urządzenie wielofunkcyjne to jest bardzo potrzebne. Na tyle było to oczywiste, że zapomniałem o niej. Kopiarki muszą być wydajne i szybkie. W tym także pojawia się serwis kopiarek, ich też poproszę o przedstawienie oferty.
Materiały muszą być dobrane do moich potrzeb. Parametry urządzeń, jak w przypadku niszczarki muszą być wystarczające, bo nie chcę tracić mojego cennego czasu.
