W świetle coraz większych problemów z niezapłaconymi fakturami przedsiębiorstwa są zmuszone do wysyłania swoim dłużnikom wezwań do zapłaty. Ten na pierwszy rzut oka prosty dokument może jednak stać się solą w oku wierzycieli.
Dlaczego? Ponieważ dłużnicy dysponują szeregiem środków umożliwiających unieważnienie z pozoru poprawnie skonstruowanego wezwania do zapłaty. Niespełnienie wszystkich elementów formalnych dobrze sporządzonego wezwania może przynieść odwrotne od zamierzonych skutki. Z pewnością należy unikać podawania (świadomego bądź nie) informacji nieprawdziwych, gdyż polubowna windykacja należności może zostać wydłużona. Natomiast próby zastraszania dłużników stanowią podstawę do złożenia zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa. Ale są to kwestie oczywiste. Trzeba się zatem skupić na szczegółach dotyczących tego, co powinno zawierać prawidłowo napisane wezwanie do zapłaty, aby odniosło pożądany efekt.
Przede wszystkim należy przygotować się na sytuację, w której jedno wezwanie do zapłaty nie przyniesie spodziewanych efektów. Do klientów, którzy permanentnie opóźniają się z płatnościami należy wysłać dwa lub trzy wezwania. Każde kolejne powinno być coraz ostrzejsze w wymowie – od przypomnienia o zaległej płatności do wezwania przedsądowego. Nie wolno zapomnieć o odpowiednich nagłówkach mówiących o treści dokumentu. W każdym piśmie należy przede wszystkim podać: z jakiego tytułu powstało zadłużenie, ile wynosi, jakie są odsetki od należności i koszty prowadzenia sprawy w sądzie, termin oczekiwanej zapłaty, nasz numer konta, osobę uprawnioną do kontaktu oraz adresata komunikatu. Ponadto, wezwanie do zapłaty musi być wysłane listem poleconym, w innym razie nie będzie możliwości wykazania, że zostało ono faktycznie wysłane i dotarło do dłużnika.
Im szybciej zadziałamy, tym lepiej – większą skuteczność mają wezwania wysłane krótko po braku uregulowania zapłaty. Warto też przyjrzeć się takim elementom, jak stosowanie odpowiednich, perswazyjnych sformułowań i stosownych argumentów. Jeżeli współpracujemy z firmą zajmującą się windykacja łódź należności lub z kancelarią prawniczą, również należy wymienić ten fakt w dokumencie.
Profesjonalne firmy windykacyjne oferują usługę, która ma duże zastosowanie w takich przypadkach: jest to pieczęć prewencyjna. Sygnowanie wystawianych przez firmę umów sprzedaży, faktur, not odsetkowych lub wezwań specjalną pieczątką informuje kontrahentów o współpracy z profesjonalną firmą windykacyjną i konsekwencjach wynikających z opóźnień w zapłacie. Przypominanie o tym fakcie ma istotny wpływ na terminowe regulowanie zobowiązań i w skuteczny sposób redukuje ilość faktur niezapłaconych w terminie. Pieczęć prewencyjna umieszczona na fakturze zdecydowanie przyspiesza zapłatę za nią.
Biura windykacyjne i kancelarie prawnicze działające na terenie całego kraju, mogą napisać za nas prawidłowo skonstruowane wezwania do zapłaty. Przekazując tę czynność firmie zewnętrznej wierzyciel zyskuje pewność, że wezwanie będzie zawierać elementy niezbędne oraz dodatkowe, pełniące funkcję motywującą dłużnika do szybkiej zapłaty. Co więcej, istnieje możliwość zlecenia jej stałego monitorowania płatności i przypominania się o dopiero co upływającym terminie płatności. Dodanie do tego sygnowania dokumentów pieczęcią prewencyjną przyniesie pożądany przez każdego wierzyciela rezultat – znacznie większą skuteczność niż w przypadku działania wyłącznie własnymi środkami.
