Monity jako podstawowe narzędzie windykacji

Czasem wierzyciel zastanawia się, jaką drogę komunikacji z dłużnikiem (czyt. upominanie się o swoje pieniądze) wybrać? Oczywiście ma ich do wyboru wiele. Jednak procedury windykacyjne przewidują w pierwszej kolejności wysyłanie właśnie monitów – obok rozmowy telefonicznej i wizyty windykatora.

Najczęściej scenariusz powstawania zaległości wygląda tak. Kontrahenci podpisują umowę kontraktacyjną na dostawę towaru czy wykonanie jakiejś usługi. W umowie zostaje jasno określona data płatności faktury (ważne), która została już wystawiona. Zresztą dodatkowo termin płatności jest umieszczany na wystawionej fakturze. Data płatności jednak minęła, a pieniędzy na koncie nie ma. Wtedy wierzyciel dzwoni do dłużnika, a w słuchawce słyszy zapewnienia, że w ciągu najbliższych dni zaległość zostanie uregulowana. Pieniędzy jednak nadal nie ma na koncie wierzyciela, a dłużnik staje się od teraz coraz bardziej mniej uchwytny. Po prostu unika wszelkich kontaktów z wierzycielem. Kolejnym posunięciem powinno być wysłanie monitu.

Dobrze zredagowany monit i wysłany w odpowiednim czasie może okazać się skuteczny. Gdyby jednak tak nie było i z drugiej zaś strony zostały wyczerpane już niemal wszystkie sankcje, które można było zastosować w odniesieniu do dłużnika, a on w dalszym ciągu zalega z płatnościami, wtedy wierzyciel może zdecydować się na skierowanie sprawy do sądu. W obowiązku wierzyciela jest dołączenie do pozwu kopii wezwania do zapłaty.

Jeśli jednak tego nie zrobi, sąd wezwie go do uzupełnienia braku formalnego. Jasnym w tym momencie staje się fakt, że zachodzi wręcz konieczność wysłania monitu do dłużnika. Oczywiście istnieje swobodna decyzja wierzyciela co do wyboru sposobu prowadzenia rokowań z dłużnikiem. Jeśli jednak w wyniku biernego zachowania się dłużnika sprawa zostanie skierowana do sądu to koniecznym jest wysłanie do dłużnika wezwania do zapłaty.

Jeśli wierzyciel to zrobi to należałoby zadbać o to , aby monit był wysłany listem poleconym i należy zachować dowód nadania tego listu. Ja osobiście praktykowałem wysyłkę listu poleconego z dołączonym poświadczenie odbioru. Wraz z pozwem stanowiło to razem solidną dokumentację, którą można przedłożyć sądowi.

Należałoby pamiętać o tym, aby monit zawierał główne elementy, które będą go czynić jasnym i czytelnym dla dłużnika. Jest to przecież pisemne żądanie skierowane do dłużnika, w którym wierzyciel domaga się spełnienia określonego świadczenia we wskazanym (w tym monicie) terminie, w sposób w nim określony (np. wpłata na wskazane konto) i zapowiedź sankcji na wypadek nie spełnienia świadczenia.

W tym miejscu drobna uwaga. Otóż przy zapowiedzi sankcji należy mieć na uwadze przypadek, w którym tę sankcję będziemy w stanie wprowadzić. Będzie wtedy „okazja”, aby pokazać dłużnikowi naszą konsekwencję. Musimy być świadomi tego, że zapowiedziana sankcja zostanie zrealizowana. Wtedy monit okaże się skuteczny. Jeśli jednak tak nie będzie to rzeczywiście wysłane do dłużnika wezwanie do zapłaty stanie się nic nie znaczącą zwykłą kartką papieru, a wierzyciel przez brak konsekwencji stanie się mało wiarygodny. Dłużnik po prostu nie będzie respektował wszelkich prób wierzyciela, zmierzających do odzyskania należności. Należy pamiętać, że właśnie komornik poprzez między innymi swoją konsekwencję wzbudza u wielu dłużników respekt, a nawet strach.

Podam kilka wskazówek, jak sporządzić skuteczny monit?
- stosować krótkie zdania, ale w tonie raczej łagodnym,
- należy używać prostych, jasnych słów np. zamiast „proszę zaległość uregulować przekazując ją na konto...” to lepiej „proszę pieniądze wpłacić na konto nr...”
- w piśmie stosuj krótkie akapity (2 – 3 zdaniowe),
- układ pisma w stylu: wstęp – właściwa treść – zakończenie jest zbędny. Lepiej przejść od razu do właściwej treści.

W redagowaniu monitu ważną rzeczą jest dokładne określenie siebie jako wierzyciela (nazwa firmy, adres) – to może stanowić nagłówek pisma – i być może to zabrzmi paradoksalnie, ale uważam, że powinien być jasno wskazana osoba dłużnika. Uważam, że musi zachodzić absolutna jasność co do tego od kogo i do kogo jest kierowane wezwanie. Na pewno dzięki temu uniknie się pewnych ewentualnych nieporozumień.

W swej dotychczasowej pracy windykatora nauczyłem się między innymi tego, że każdego dłużnika trzeba traktować indywidualnie. W pewnym sensie też i monity powinny być redagowane indywidualnie do każdego dłużnika.