Jakie kwalifikacje powinna mieć księgowa?
Na nasze pytania dotyczące prowadzenia rachunkowości dla firm, odpowiada certyfikowana Księgowa z biura rachunkowego Furmanek z Warszawy.
Dotychczas by otworzyć biuro rachunkowe, nie trzeba było mieć żadnych uprawnień, w związku z czym upewnij się, czy księgowa lub pracownicy biura rachunkowego mają odpowiednie kwalifikacje. Oczywiście im mniejsze jest biuro, tym łatwiej zweryfikować doświadczenie jego pracowników. Korzystając z usług dużego, korporacyjnego biura, będzie to dużo trudniejsze.
Jeśli chcesz mieć pewność, że księgowa lub księgowy mają odpowiednie kwalifikacje, zapytaj ich o następujące dokumenty:
- Licencja Ministra Finansów (certyfikat księgowy) – nie jest to licencja obowiązkowa, jednak księgowi, którzy mają wieloletni staż, mogą pochwalić się dokumentem wydanym przez ministerstwo finansów.
- Certyfikaty Centrum Informacji Księgowej – ta organizacja przeprowadza egzaminy dla księgowych i kontroluje biura rachunkowe pod kątem sprecyzowanych kryteriów. Zajmuje się certyfikowaniem biur księgowych i rachunkowych. Centrum Informacji Księgowej gromadzi oraz udostępnia informacje na temat certyfikowanych księgowych i biur rachunkowych na stronie www.cik.org.pl. Jest to jedna z największych baz tego typu w Polsce.
- Zaświadczenia i certyfikaty potwierdzające ukończenie szkoleń i kursów księgowych – różnego rodzaju szkolenia, kursy i warsztaty poszerzają i aktualizują wiedzę księgowych. Brak podobnych zaświadczeń oczywiście nie musi dyskwalifikować danej osoby czy biura, jednak ich posiadanie jest potwierdzeniem kompetencji i wiedzy specjalistów. Warto przy okazji zaznaczyć, że przepisy związane z podatkami, rachunkowością i księgowością zmieniają się dynamicznie, dlatego księgowi muszą trzymać rękę na pulsie.
Czy księgowa lub biur rachunkowe mają ubezpieczenie OC na prowadzoną działalność?
To, czy biuro rachunkowe ma aktualne ubezpieczenie OC, powinno być jednym z podstawowych kryteriów, warunkujących Waszą współpracę. Dlaczego? Ponieważ takie ubezpieczenie zabezpiecza Twoją działalność od odpowiedzialności finansowej za błędy popełnione przez biuro rachunkowe.
Zwróć uwagę, jakie OC ma biuro, z którym chcesz nawiązać współpracę. Im niższa jest kwota ubezpieczenia, tym gorzej dla Twojej firmy. Niektórzy księgowi opłacają tylko minimalne wymagane ubezpieczenie na działalność z zakresu usługowego prowadzenia pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych), które wynosi 10 000 EUR. Jeśli prowadzisz firmę lub zatrudniasz pracowników, kwota około 40 000 zł za bardzo Ci nie pomoże w wypadku popełnienia ewentualnego błędu przez księgową.
Im biuro rachunkowe jest większe i im więcej obsługuje klientów, tym wyższe ubezpieczenie OC powinno mieć.
Jaki jest zakres usług biura lub księgowej?
Zanim podejmiesz decyzję o współpracy, upewnij się, jaki zakres usług oferuje Ci księgowa lub biuro rachunkowe. Może to być np. wyliczanie podatków i wysyłka dokumentów oraz deklaracji do urzędów, a także reprezentacja w urzędach, doradztwo podatkowe czy tworzenie raportów i zestawień. Dokładnie określ, jaki jest zakres usług i czego oczekujesz od swojej przyszłej księgowej.
W jaki sposób możesz kontaktować się w księgową lub biurem i jak wygląda organizacja pracy?
Sposoby organizacji pracy i kontaktu z księgowością będą mieć znaczący wpływ na jakość Twojej pracy. W związku z tym zwróć uwagę na kilka poniższych aspektów:
- W jakich godzinach możesz kontaktować się z biurem rachunkowym i w jakich godzinach możesz oczekiwać wsparcia? Dowiedz się, czy w wyjątkowych okolicznościach księgowi odpowiedzą na Twoją wiadomość i odbiorą telefon poza godzinami pracy, czy może będą dla Ciebie dostępni od 9.00 do 17.00. Małe biura rachunkowe czy pojedyncze księgowe często okazują się bardziej elastyczne niż duże, korporacyjne biura zatrudniające sporą liczbę pracowników.
- W jaki sposób księgowi będą Cię informować o wysokości podatków do zapłacenia w danym miesiącu i czy będą pilnowali, że dokonałeś opłaty? Dowiedz się, czy będziesz otrzymywać maile, SMS-y czy może telefony z przypomnieniami.
- Jak często przedstawiciel biura będzie się z Tobą kontaktować? Czy biuro będzie na bieżąco monitorować sytuację Twojej firmy?
- Czy księgowa lub księgowy będzie przyjmować dokumenty drogą elektroniczną, a także czy da Ci dostęp do kopii faktur, zestawień kosztów itp.? Czy oryginały będzie od Ciebie odbierać osobiście przedstawiciel biura?
- W jakim terminie będziesz musiał przekazywać dokumenty i jakie będą konsekwencje ewentualnego niewywiązania się z terminów?
Na co jeszcze zwrócić uwagę?
Oprócz wyżej wymienionych kwestii dowiedz się także, kto będzie przechowywać Twoje dokumenty – czy będą one przechowywane w biurze rachunkowym, czy też oryginały po zakończeniu roku będą wracały do Ciebie. Upewnij się, że księgowa lub biuro wdrożyło procedury związane z RODO.
Duże biura często dbają o renomę, a co za tym idzie, nie pozwalają sobie na niedopatrzenia czy zaniechania (choć oczywiście nie jest to reguła). Z drugiej strony biura, które zatrudniają niewielką liczbę pracowników, a także pojedyncze księgowe prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, często mogą zaoferować klientom bardziej bezpośredni kontakt, większą elastyczność i zindywidualizowane podejście. Małe biuro rachunkowe to propozycja dobra m.in. dla właścicieli małych i średnich firm, zatrudniających kilkunastu lub kilkudziesięciu pracowników.
