Jednym z istotnych elementów reformy będzie wprowadzenie nowej roli podmiotu trzeciego – „Pracownik”.
Nowa rzeczywistość rozliczeń w KSeF
Krajowy System e-Faktur wprowadza jednolite, elektroniczne środowisko wymiany dokumentów. Od kwietnia 2026 r. stanie się on obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, co oznacza, że zdecydowana większość faktur – zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych – będzie musiała przejść przez ten system. Dotychczasowe praktyki przesyłania dokumentów w PDF czy wręczania ich w formie papierowej zostaną zredukowane do roli dodatkowego potwierdzenia, a nie podstawowego źródła danych.
Wprowadzenie jednego centralnego kanału obiegu faktur niesie ze sobą szereg korzyści, takich jak szybsze rozliczenia podatkowe czy większa transparentność. Jednak z drugiej strony pojawiają się nowe wyzwania – szczególnie w kontekście przypisywania kosztów do konkretnych osób, działów czy projektów. Wydatki pracownicze, w tym te rozliczane w ramach delegacji czy zaliczek, mogą łatwo zniknąć w gąszczu faktur. Właśnie dlatego ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie dodatkowej roli „Pracownik” w strukturze logicznej e-faktury FA(3).
Dlaczego potrzebna była nowa rola?
Dotychczas, gdy pracownik dokonywał zakupu na potrzeby służbowe, musiał zadbać jedynie o to, by na fakturze znalazły się poprawne dane nabywcy, w tym NIP firmy. Dokument zazwyczaj trafiał bezpośrednio do rąk pracownika, a następnie w formie papierowej był przekazywany do działu księgowości. Weryfikacja i zatwierdzenie dokumentów prowadziły do zwrotu poniesionych kosztów. Cała procedura opierała się na wewnętrznych regulaminach firmy i – choć czasochłonna – była stosunkowo przejrzysta.
W systemie KSeF sytuacja wygląda inaczej. Wszystkie faktury, w tym te związane z wydatkami pracowniczymi, trafiają do firmy z jednego źródła. Brak możliwości powiązania konkretnego dokumentu z osobą, która faktycznie dokonała zakupu, mógłby prowadzić do chaosu. Rola „Pracownik” pozwala na wpisanie w treści faktury danych osoby dokonującej transakcji – dzięki temu łatwiej będzie przypisać koszt do odpowiedniego rozliczenia, działu czy zadania.
Jakie dane będzie można wskazać w fakturze?
W ustrukturyzowanej fakturze zapisuje się tzw. podmiot trzeci w elemencie „Podmiot3”. W przypadku pracownika obowiązkowe będzie wskazanie jego imienia i nazwiska, przy czym numer identyfikacyjny pozostaje pusty (opcja „brak numeru”). Pozostałe dane, takie jak adres czy numer telefonu, mają charakter fakultatywny – to firma zdecyduje, czy będzie je stosować w swoich procedurach. Najważniejszym wyróżnikiem jest przypisana rola oznaczona kodem „11 – Pracownik”.
Takie rozwiązanie umożliwia księgowości automatyczne rozpoznawanie dokumentów, które mają charakter wydatków służbowych poniesionych przez konkretną osobę. Dzięki temu wyeliminowane zostanie ryzyko pomyłek, a sam proces rozliczeń stanie się bardziej przejrzysty i szybszy.
Nowe obowiązki wystawców faktur
Zmiana oznacza jednak dodatkową odpowiedzialność także po stronie wystawców faktur. Przedsiębiorcy będą musieli liczyć się z tym, że ich kontrahenci – czyli firmy dokonujące zakupu – zaczną wymagać, aby w treści faktury znalazły się dane pracownika realizującego wydatek. Oznacza to, że sprzedawcy powinni dysponować systemami pozwalającymi na łatwe wprowadzanie tego typu informacji.
W tym kontekście decydujące znaczenie ma odpowiedni program do wystawiania faktur. Narzędzie, które nie nadąża za zmianami w prawie, może przysporzyć przedsiębiorcy problemów – zarówno technicznych, jak i wizerunkowych. Z kolei nowoczesne systemy, dostosowane do struktury KSeF FA(3), pozwolą wprowadzać dane pracowników bez zbędnych komplikacji, co przełoży się na płynniejszą współpracę z klientami.
CONTsup – gotowy na nowe przepisy
Dobrym przykładem rozwiązania dostosowanego do nadchodzących zmian jest aplikacja CONTsup. W aplikacji już zostały wdrożone mechanizmy umożliwiające dodawanie danych pracowników kontrahentów do każdej faktury. Informacje można wprowadzać ręcznie w formularzu albo wybierać je z przygotowanej listy pracowników przypisanej do danego kontrahenta.
Co istotne, CONTsup umożliwia przechowywanie i aktualizowanie list pracowników, co przyspiesza proces wystawiania dokumentów. Dzięki temu wystawca faktury nie musi za każdym razem wprowadzać tych samych danych – wystarczy kilka kliknięć, by powiązać dokument z odpowiednią osobą.
Dzięki takim funkcjonalnościom CONTsup stanowi praktyczne narzędzie wspierające zarówno sprzedawców, jak i nabywców w procesie rozliczeń. Umożliwia spełnienie wymagań prawnych, ale też dostosowanie się do indywidualnych procedur firmowych.
Firmy, które już dziś przygotują swoje procedury i wybiorą odpowiednie narzędzia informatyczne, będą miały przewagę w momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Warto pamiętać, że zmiany te nie są jedynie formalnością – ich celem jest realne usprawnienie procesów księgowych i większa transparentność obiegu dokumentów.
Podsumowanie
Nowa rola podmiotu trzeciego – „Pracownik” – to rozwiązanie problemu rozliczania kosztów pracowniczych w ustrukturyzowanym systemie fakturowania. Jej wprowadzenie umożliwi łatwiejsze przypisywanie dokumentów do konkretnych osób i usprawni wewnętrzne procesy rozliczeniowe. Dla przedsiębiorców oznacza to jednak konieczność dostosowania procedur oraz narzędzi, z których korzystają na co dzień.
Odpowiednio dobrane oprogramowanie – od prostych aplikacji umożliwiających szybkie wystawianie dokumentów, po rozbudowany program do zarządzania finansami firmy – będzie kluczowym elementem zapewniającym zgodność z wymogami prawa i sprawne funkcjonowanie w nowym systemie.
