Specjaliści z dziedziny księgowości przede wszystkim realizują zadania związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, wyliczaniem wynagrodzeń pracowniczych oraz prowadzeniem sprawozdawczości rachunkowo-podatkowej. Ponadto do zakresu ich usług należy szeroko rozumiane doradztwo księgowe, opracowywanie polityki rachunkowości firmy oraz reprezentacja Klienta przed organami państwowymi.
Prawidłowo prowadzony outsourcing księgowy powinien przyczynić się do obniżenia kosztów związanych z zakupem systemu teleinformatycznego, wynajmem przestrzeni biurowej i jej wyposażeniem oraz rekrutacją i szkoleniem pracowników działu księgowości. Co ważne, rzetelny outsourcing gwarantuje pełną poufność danych finansowych i osobowych, a wraz z tym bezpieczeństwo firmowych interesów.
Decydując się na skorzystanie z usług biura rachunkowego po pierwsze, należy sprawdzić czy wybrana przez nas jednostka dysponuje odpowiednimi uprawnieniami i kwalifikacjami, a także czy posiada polisę ubezpieczeniową od czynności cywilnoprawnych, w ramach której można ubiegać się o odszkodowanie w przypadku nieprawidłowości w rozliczeniach wykonanych przez biuro. W tym celu można poprosić o referencje aktualnych bądź wcześniejszych Klientów biura.
Warto sprawdzić również czy firma stosuje nowoczesne rozwiązania informatyczne, a także czy zapewnia wgląd do prowadzonych przez nią dokumentów i raportów naszej firmy. Rozwiązania z dziedziny IT pozwalają bowiem zaoszczędzić sporo czasu.
Coraz bardziej popularnym rozwiązaniem staje się outsourcing księgowy przez Internet. W ramach księgowości online firma otrzymuje od biura rachunkowego specjalistyczne oprogramowanie do wystawiania faktur i prowadzenia rozliczeń z Klientami. Właściciel może korzystać także z różnego rodzaju analiz, raportów oraz statystyk dotyczących jego firmy. Największą zaletą księgowości internetowej jest całodobowy dostęp do firmowych danych z każdego miejsca i o dowolnej porze dnia i nocy, wystarczy jedynie komputer z dostępem do Internetu. Outsourcing księgowy polega na współpracy biura rachunkowego z przedsiębiorcą na wspólnej bazie danego oprogramowania. Należy jednak podkreślić, że ta forma prowadzenia firmowej księgowości sprawdzi się wyłącznie w przypadku mikro i małych przedsiębiorstw.
Warto poruszyć również kwestię odpowiedzialności biura rachunkowego. Co do zasady za rozliczenia firmy odpowiedzialność ponosi przedsiębiorca niezależnie od tego, czy prowadzi je samodzielnie czy przekazał je specjalistom. Biuro rachunkowe odpowiada za swoją działalność wyłącznie przed swoim Klientem, a więc przedsiębiorcą. Jeżeli zatem ten udowodni, że działalność biura pociągnęła go do odpowiedzialności przed urzędem, wówczas biuro będzie zobowiązane do naprawienia szkody i wypłacenia stosownego odszkodowania.
