Aby efektywnie funkcjonować, konieczne jest zorganizowanie właściwego przepływu informacji. "Dlaczego?", można zapytać. "Jeśli każda osoba będzie doskonale wykonywała swoją pracę, efekty i tak muszą być dobre." Otóż nie! Jako przykład weźmy logistykę magazynową.
Lekarzu, wylecz sam siebie
Załóżmy, że dystrybutor leków optymalizuje swoją logistykę transportu i w ramach tego działania likwiduje przepływ informacji, zaś wszystkie wysiłki kieruje na jak najlepsze funkcjonowanie poszczególnych ogniw. Co się stanie? Leki zostaną wyprodukowane, opakowania dostarczone, a ciężarówki sprawnie pokonają swoje trasy. Jaki da to efekt?
Kompletnej katastrofy! Po pierwsze, te wszystkie działania nie będą zsynchronizowane i na przykład ciężarówki przyjadą przed czasem, a opakowania po czasie. Po drugie zaś, w razie wystąpienia kłopotów bez przepływu informacji nie da się ani o nich poinformować, ani przeorganizować później zarządzania dostawami.
Konsekwentne konsekwencje
Dokładnie to samo stanie się z jakąkolwiek inną operacją w dowolnej firmie. Jeśli poszczególne działy utracą kontakt między sobą, nie zsynchronizują swoich działań, nie wymienią się wnioskami po porażkach, dojdzie do dramatycznego zmniejszenia efektywności przedsiębiorstwa.
Z pewnością warto pełniej wykorzystywać możliwości, oferowane nam przez nowoczesną technologię. Dla przykładu możliwość wysyłania e-maili do wielu osób naraz, udostępnianie planów zadań czy opcja organizacji wideokonferencji z pewnością umożliwi poprawienie efektywności firmy.
Poza młotkiem – metodologia stolarstwa
Jednak same narzędzia to jeszcze nie wszystko. Przede wszystkim należy dogłębnie przemyśleć które działy bądź osoby mogą mieć problemy wywołane brakiem odpowiedniej komunikacji. Dobrym pomysłem będzie z pewnością przeanalizowanie najczęstszych problemów dotykających firmę, a następnie opracowanie skuteczny plan poprawienia sytuacji. Kolejnym krokiem stanie się z pewnością przeszkolenie pracowników z konieczności zmian i sposobu funkcjonowania nowego modelu przepływu informacji. Na koniec warto też ustalić, czy ma on wpływ na raportowanie.
Twój portfel poza kieszenią, czyli oszczędzaj spodnie
Choć może wydawać się to nietypowe, faktura okazuje się formą komunikacji taką samą, jak wszystkie inne. W odniesieniu do niej można wykorzystać inny logistyczny przykład. Otóż bardzo wiele przedsiębiorstw nie decyduje się na stworzenie własnej sieci dystrybucji produktów. Zamiast tego decydują się na outsourcing logistyczny, zgłaszając się do właściwego partnera. Podobnie można postąpić z księgowością – powierzenie tego zadania profesjonaliście pomoże oszczędzić czas i skupić się na podstawowych zadaniach firmy.
Podsumowując, od sprawnego przepływu informacji w organizacji zależy jej potencjalny sukces, liczba problemów na które się natknie oraz fakt czy uda jej się wydostać z nich obronną ręką. Jedno jest pewne – współczesny rynek potrafi szybko się zmieniać i często to od jakości komunikacji w przedsiębiorstwie będzie zależała jej przyszłość.
