Decyzja wykorzystania dotacji na realizację ambitnych celów danego przedsiębiorstwa, oprócz benefitu, jakim oczywiście jest samo wsparcie, powoduje jednocześnie powstanie szeregu obowiązków. Obowiązki te, np. z powodu niewystępowania w „poza dotacyjnym” funkcjonowaniu firmy, mogą nie zostać zrealizowane w sposób oczekiwany przez urzędników. W takiej sytuacji przedsiębiorstwo stoi przed ryzykiem utraty części, a nawet całości dofinansowania. Wymogów do spełnienia jest cały szereg, wymienię tylko te najbardziej oczywiste:
- zabezpieczenie umowy,
- dopasowanie polityki rachunkowości,
- ewidencjonowanie wydatków i przychodów w ramach projektu,
- kwalifikowalność podatku VAT,
- sprawozdawczość,
- pomoc publiczna,
- procedury zamówień,
- udokumentowanie poniesionych wydatków,
- wizualizacja i promocja projektu,
- procedury środowiskowe,
- zarządzanie wskaźnikami projektu,
- audyt i kontrole,
- archiwizacja,
- prawidłowe komunikowanie zmian w projekcie.
Najtrudniejszymi obowiązkami, zdaniem respondentów badania opinii ARC Rynek i Opinia dla PNO Consultants, związanymi z zarządzaniem dofinansowanym projektem były: identyfikacja i ograniczanie ryzyk związanych z realizacją projektu oraz przygotowanie odpowiedzi na pytania instytucji zarządzającej oraz przygotowanie projektu do kontroli. Doświadczenia pokazują, że trudnością dla przedsiębiorstwa (korzystającego z subsydiów) zwykle jest też zaprojektowanie i podjęcie działań w sytuacji, kiedy musi dokonać zmian w projekcie w stosunku do tych zadeklarowanych w aplikacji dotacyjnej.
Oczywiście poziom komfortu i łatwość w zrealizowaniu projektu z dotacją zależy od tego jak została przygotowana sama aplikacja. Łatwo jest występując o dofinansowanie zadeklarować wskaźniki, które pozwolą aplikacji zdobyć dużo punktów, a przedsiębiorstwu grant (i konsultantowi opłacanemu za sukces otrzymać wynagrodzenie). Chciałbym jednak mocno podkreślić, że jedynie działanie z poszanowaniem etycznych zasad biznesu oraz dojrzałość konsultantów w podejściu do klienta na etapie aplikacji i analizy projektu pozwala uniknąć problemów i komplikacji w fazie realizacji danego przedsięwzięcia.
Konieczność modyfikacji w projekcie może wynikać także z dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego. Musimy mieć na uwadze, że pomiędzy przygotowaniem aplikacji, a realizacją projektu może czasem minąć wiele miesięcy, często nawet kilka lat. W gospodarce to przepaść! W tym okresie zachodzą zmiany na rynku i często oryginalny projekt nie wpasowuje się w aktualne potrzeby. Chcąc aplikować o fundusze europejskie należy zrozumieć, że dotacje nie są pieniędzmi na rozdanie. Należy uświadomić sobie, że instytucje tworzące projekty, np. Komisja Europejska lub Rząd RP, wdrażając je w życie, chcą osiągnąć konkretne cele w postaci: 1. wyrównania warunków ekonomicznych i społecznych, oraz 2. zmniejszenia różnic w poziomie rozwoju we wszystkich regionach Unii Europejskiej. Urzędnicy są strażnikami celów danego programu i strażnikami rzetelności wydania przyznanej dotacji. Wykorzystują dostępne im narzędzia, stąd rozbudowana biurokracja. Wiem jednak o tym, że jeśli dokonując zmian w projekcie, o ile po tych zmianach nadal wpisujemy się w potrzeby urzędników, możemy liczyć na aprobatę i komfortowe dokończenie realizacji dotacji. Uważam, że zadanie celnego pytania urzędnikom zawsze pozwala na otrzymanie rzetelnej odpowiedzi na postawione pytanie; można się jednocześnie dowiedzieć, czego potrzebują, w jaki sposób zaprezentować dane postępowanie, aby zmiana zyskała akceptację decydujących, a firmie pozwoliła uniknąć utraty dofinansowania. Bieżąca kooperacja i otwartość na porozumienie z instytucją wdrażającą jest znacząco może poprawić efektywność realizacji projektu z punktu widzenia obsługi dotacji. Osobiście jestem zaangażowany w codzienne, operacyjne działania firmy we wszystkich krajach Europy centralnej i z dumą muszę przyznać, że nastawienie urzędników polskich instytucji finansujących na pomoc i obsłużenie beneficjenta jest wbrew powszechnej opinii bardzo dobre. Mocno dystansujemy w tej kwestii pozostałe kraje.
Obowiązujący u nas nadmierny formalizm instytucji rozliczających i wdrażających w nadzorze nad objętym dotacją projektem i sposobem jej rozliczania sprawiają, że przedsiębiorcy, którzy decydują się na samodzielne zarządzanie takim projektem często zużywają nadmiernie dużo energii i czasu na etapie formalnego „dopieszczenia” rozliczania projektu, zawsze z różnym skutkiem. Skoncentrowani na formalizmie mniejszą uwagę, zarówno oni, jak i – co niefortunne – jednostki rozliczające, zwracają na szanse rynkowe przedsięwzięcia, a przecież ważne jest, z punktu widzenia strategicznego rozwoju firmy, żeby wsparcie dostał dobry, kompatybilny rynkowo pomysł, nawet kosztem jego formalnej niedoskonałości. Tak zapewne będzie w doskonałym świecie, na który musimy jednak poczekać. W obowiązujących realiach warto namawiać przedsiębiorców, żeby nie rozpraszali energii podczas realizacji swoich projektów i oddawali w ręce wyspecjalizowanych konsultantów kompletowanie dokumentów, proaktywne przestrzeganie wymogów i rozliczanie. Skupienie się na pomyśle w poczuciu wolności do działania bez krępujących procedur, to sens współpracy z firmami doradczymi.
