Czarno na białym? Nie!
Wielu ludzi jeszcze nie zdaje sobie sprawy, że XXI wiek to wiek obrazu. Słowo odchodzi tu na drugi plan. Jeśli więc liczysz na to, że czarną czcionką Times New Roman na białym tle przekonasz media, że Twoja impreza będzie ciekawa i warta zainteresowania, to się mylisz. To, co pokazujesz na długo przed eventem i eventu dotyczy świadczy o nim samym. Zadbaj zatem, by Twoja oferta nie trafiła do kosza przed jej przeczytaniem.
Spraw, by strony Twojej oferty ożyły: baw się wielkością (używaj większej czcionki niż tradycyjna 12), kolorem i rodzajem (modne są obecnie czcionki bezszeryfowe) czcionki, podkreśl słowa-klucze, dodaj ciekawe zdjęcia z poprzednich edycji imprezy lub inne zdjęcia, które wprowadzą nieco dynamiki. Ale pamiętaj: wszystko musi mieć swój umiar. Postępuj zgodnie z zasadą: wszystko ma swoje granice. Nie za dużo, nie za mało.
Przezorny zawsze ubezpieczony
Nie każdy ma czas na czytanie bezpośrednio ze strony internetowej. Z ofertą można zapoznać się, jadąc pociągiem, autobusem, czekając na coś itp. Organizator powinien przewidzieć taką okoliczność i oprócz informacji na portalu, udostępnić ofertę w formie pdf. Nie polecam plików edytowalnych, np. MS Word, które „wyznają” zasadę: co komputer, to inne akapity, czcionki itd.
By oferta „nie posypała się” proponuję właśnie pdf. Plik można pobrać i nawet, jeśli zainteresowany nie będzie miał dostępu do internetu, sięgnie po ofertę zapisaną na dysku komputera. Ważne, by oferta nie była „ciężka” - 5 MB wydaje się maksymalnym rozmiarem i obszerna – 5 stron zupełnie wystarczy.
Na bazie oferty patronackiej można zbudować również ofertę sponsoringu. Warto, by obie miały podobny wygląd, by kojarzyły się z jednym eventem. Kiedy przygotujesz ofertę patronatu, łatwiej będzie Ci skonstruować zapytanie do potencjalnych sponsorów.
Od 1 do 5
Pierwsza strona jest stroną tytułową. Tu zamieszczamy wyłącznie informacje, iż jest to oferta patronatu medialnego, nazwy organizatora (czego oferta dotyczy), logo lub niewielka grafika, zdjęcie i dane kontaktowe (oraz adres www). Następna to ogólny opis tego, co będzie podlegać opiece medialnej: idea, cel, krótko o poprzednich działaniach (eventach) organizatora, a zwłaszcza, jaki sukces odniosły, słowo o samym organizatorze. Warto wspomnieć, kto w poprzednich latach patronował imprezom. Używany prostych, jasnych, zrozumiałych słów, bez powtórzeń, bez zwrotów, które zna tylko organizator i jego otoczenie. Należy dobrać słowa do charakteru imprezy. Jeśli ma być ona formą rozrywki, unikaj jak ognia oficjalnego pisma, administracyjnych zwrotów (dotyczy to całej oferty). Sprawdź kilka razy, czy oferta nie zawiera błędów ortograficznych, merytorycznych, stylistycznych oraz literówek. Unikaj zdań złożonych.
Trzecia strona to miejsce opisu, o co nam tak właściwie chodzi, o co zwracamy się do potencjalnego patrona medialnego. I tu warto wskazać ogólne korzyści, jakie osiągną media, włączając się w event. W dobie pytań typu: a co ja będę z tego mieć? warto wspomnieć, co da mu współpraca. Na tej samej stronie umieszczamy, najlepiej w punktach, wszystko to, co możemy zaoferować (lepiej zacząć od tego, co oferujemy, a nie od tego, czego oczekujemy). Są to najczęściej: umieszczenie logo patrona na wszelkich materiałach promujących imprezę (plakaty, ulotki, bilety, portal organizatora, profile na portalach społecznościowych), umieszczenie w widocznym miejscu baneru, roll-upa, informacja konferansjera o patronie, akredytacja dziennikarska, podziękowania w formie pisemnej po zakończeniu, przekazanie biletów do wykorzystania w konkursach patrona medialnego (konkursy są alternatywą na bezpłatną dodatkową promocję, z której korzyści czerpie nie tylko organizator, ale również media).
Przedostatnia strona konsekwentnie zawierać powinna oczekiwania względem patrona medialnego. Najczęściej dotyczą one: umieszczenia zapowiedzi imprezy w poszczególnych mediach z przekazanymi zdjęciami, przypominanie co jakiś czas o imprezie, organizacja konkursów związanych z imprezą, obecność dziennikarza na imprezie i rzetelne jej zrelacjonowanie wraz ze zdjęciami lub filmem. Można się również umówić na przekazanie nam przez patrona zdjęć w formie elektronicznej (w przypadku chęci publicznego ich wykorzystania, musimy mieć zgodę mediów i zachować jego prawa autorskie). Istotne jest też informowanie mediów o tym, iż objęli patronat nad naszą imprezą.
Piąta strona jest stroną zamykającą naszą ofertę. Należy więc umieścić na niej zaproszenie do współpracy i wyrażenie nadziei, że będzie ona owocna. Na ostatniej stronie należałoby podać kontakt do konkretnej osoby, która zajmuje się sprawami patronackimi. Podanie nazwiska, numeru telefonu i adresu mailowego sprawia, że w oczach potencjalnego patrona stajemy się wiarygodni.
Inaczej oferta, inaczej umowa
To tyle, jeśli chodzi o ofertę patronacką. A co z umową? Umowa stanowi konkretny dokument. Tu nie ma już mowy o kolorowych dodatkach. Z oferty możemy jednak wykorzystać listę oczekiwań i i naszych zobowiązań.
Umowa powinna zawierać następujące informacje: 1. nazwa umowy 2. między kim a kim zostaje zawarta (dane patrona i organizatora) 3. co jest przedmiotem umowy (najczęściej określenie zasad współpracy patronackiej nad danym wydarzeniem) i określenie terminu współpracy. 4. lista zobowiązań i oczekiwań względem patrona medialnego. 5. uwaga, że współpraca ma charakter barteru, jest bezgotówkowa i bezfakturowa. 6. kiedy wygasa ważność umowy (gdy obie ze stron wywiążą się ze swoich zobowiązań). 7. jak będą rozwiązywane sprawy nieuregulowane w umowie (odwołanie do przepisów prawa kodeksu cywilnego) 8. ile wykonano egzemplarzy umowy, data jej zawarcia i podpisy obu stron.
Na zakończenie mała uwaga: wielu ludzi, szczególnie zaczynających swoją współpracę z mediami, nie odróżnia słów: „patronat medialny” i „patron medialny”, błędnie informując publicznie, iż „patronatem medialnym imprezy jest...”. Patronat można objąć, a patronem się jest. Zatem: „patronat medialny nad imprezą objął ...” lub „patronem medialnym imprezy jest ...”.
