Trzeba zatem starannie podejść do organizacji, dokładnie wybrać miejsce, gdzie zaprosi się gości. Jak wynajmować sale konferencyjne? Na jakie detale zwracać uwagę? Ile może kosztować wynajem sali konferencyjnej?
Ilość gości zaproszonych na konferencję
Punktem wyjścia w przypadku poszukiwania sali konferencyjnej jest ilość gości zaproszonych. To determinuje pierwsze wybory. Pozwala zawęzić pole poszukiwania, obracać się tylko wśród ofert sal konferencyjnych, które pozwolą na komfortowe przyjęcie określonej ilości osób. Sale konferencyjne pod względem pojemności, nie mogą być dobierane „na styk”. Planując 100 gości, należy sprawdzać obiekty przygotowane na trochę większą ilość. Uczestnicy muszą czuć się komfortowo, nie wolno doprowadzić do nadmiernego ścisku.
Miejsce organizacji konferencji
Konferencja, spotkania biznesowe organizowane muszą być w idealnym miejscu, dopasowane do wielu elementów. Czy impreza będzie kilkugodzinna, a może planowana jest konferencja weekendowa. Sale konferencyjne wynajmowane na kilka godzin powinny znajdować się w miejscach łatwo dostępnych, w pobliżu centrum miast. Dojazd uczestników na miejsce powinien być bezproblemowy. Planując konferencję w centrum dużego miasta, należy zwrócić uwagę, czy przy obiekcie znajdują się miejsca parkingowe, dla przybywających gości.
Planowanie dłuższych konferencji (kilka dni), szczególnie o charakterze biznesowym, można wybierać sale konferencyjne zlokalizowane poza miastem. Obiekty tego typu warto aby oprócz sali konferencyjnej, dysponowały określoną ilością miejsc noclegowych. Dodatkowym bonusem będzie możliwość korzystania z atrakcji typu SPA.
Wyposażenie i warunki panujące w salach konferencyjnych
Każda sala konferencyjna powinna być wyposażona w odpowiednie urządzenia multimedialne, być odpowiednio umeblowana. Szukający najlepszych miejsc na organizację konferencji dokładnie sprawdzają, co w tej materii zapewnia organizator.
Urządzenia niezbędne do prowadzenia konferencji
Rzutniki, nagłośnienie, bezproblemowy dostęp do wi-fi, prawidłowo przygotowane oświetlenie. To najważniejsze kwestie techniczne, jakie muszą zostać spełnione. Nagłośnienie, które pozwoli na bezproblemowe przekazywanie informacji w każdy zakątek sali. Rzutniki współpracujące z najróżniejszymi komputerami, systemami operacyjnymi, oprogramowaniem. Oświetlenie w różnych punktach sali. Równocześnie możliwość korzystania ze światła naturalnego, czyli odpowiednia ilość okien.
Meble i możliwość przeprowadzenia aranżacji
Wybierając sale konferencyjne, należy zwracać uwagę na meble. Muszą cechować się wygodą, gdyż nie ma nic gorszego, niż siedzenie przez kilka godzin na niewygodnym krześle czy fotelu. Równocześnie na życzenie klienta, musi być możliwość zmiany ustawienia stołów krzeseł. Zaaranżowanie przestrzeni sali konferencyjnej pod indywidualne potrzeby wynajmującego.
Przestronność miejsca spotkań
Sale konferencyjne to nie wszystko, na co zwraca się uwagę w trakcie poszukiwania tych idealnych. To również dodatkowe pomieszczenia, miejsca na terenie obiektu. Czy w sąsiedztwie sali znajduje się ogród lub taras, z którego w trakcie przerw będą mogli skorzystać uczestnicy konferencji? Czy strefa gdzie serwuje się catering, jest w pobliżu i czy posiada odpowiednią przestrzeń? Czy są przygotowane udogodnienia dla osób niepełnosprawnych? Należy stawiać takie pytania i dokładnie sprawdzać sale konferencyjne pod tym właśnie kątem.
Dostępność cateringu, bufetu
Szukając idealnych sal konferencyjnych, zwraca się uwagę na dostęp, możliwość zorganizowania poczęstunku dla przybyłych gości. Może to być standardowy lunch z kawą i herbatą, jak i wykwintny obiad. Najważniejsze w tej kwestii jest dowiedzenie się, gdzie i w jakich warunkach będzie serwowane jedzenie oraz napoje. Wiadomo, nie jest to najważniejszy punkt programu, ale spożywanie nawet skromnego lunchu, powinno odbywać się w komfortowych warunkach.
Opinie innych wynajmujących
Mając na oku konkretne sale konferencyjne, nie powinno zapominać się o sprawdzaniu opinii. Internet jest pełen najróżniejszych recenzji, opinii, dlatego znalezienie tych odnoszących się do konkretnych sal konferencyjnych nie powinno stanowić problemu. Sprawdzając opinie, należy zwrócić uwagę nie tylko na ogólną ocenę danego obiektu. Bardzo ważne będą detale np. jakość relacji z właścicielem, oceny poszczególnych elementów sali konferencyjnej.
Ile może kosztować wynajem sali konferencyjnej?
Jaki budżet należy przygotować na wynajem sali konferencyjnej? Czy zrobić to niskim kosztem, a może jednak nieważne będą koszty organizacji konferencji?
Ustalenie końcowej ceny za wynajem sal na konferencje jest zależne od wielu elementów. Wielkość i standard sali, jej lokalizacja, to, w jakie urządzenia jest wyposażona. Czy będzie organizowany catering i w jakiej formie? Czy wynajmujący zastrzega sobie określony teren w obiekcie na wyłączność.
Jako przykład można podać hotel 3*, ulokowany w Warszawie, w odległości 8 km od lotniska Okęcie i 5,5 km od Dworca Centralnego. Wynajęcie sali konferencyjnej o maksymalnej pojemności 80 osób, z wyposażeniem multimedialnym to koszt 1000 zł. W mniejszych miastach, ceny wynajmu obiektów o zbliżonych parametrach będą niższe.
