Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wymaga od przedsiębiorcy pełnego zaangażowania – musi on się skupić nie tylko na pozyskiwaniu klientów, ale także na sprawach związanych z działalnością, czyli prowadzeniem księgowości, czy opłacaniem składek. Wszystko to powoduje, że przedsiębiorcy obarczeni są obowiązkami, które bardzo często ich przerastają psychicznie, ale też finansowo. Najbardziej problematycznym aspektem są formalności związane z księgowością. W dobie kryzysu każdy chce jak najwięcej zaoszczędzić i wielu przedsiębiorców, w szczególności tych prowadzących jednoosobową działalność korzysta z usług księgowych głównie przy rozliczeniach. Przy wystawianiu faktur przedsiębiorcy najczęściej decydują się na gotowe szablony, bazujące na takich programach jak Word lub Excel, albo na specjalne programy do faktur.
Dlaczego warto wybrać program do faktur?
Wiele osób decyduje się na korzystanie z darmowych szablonów, opartych na popularnych programach z pakietu Office. Jest to najtańsze rozwiązanie, ale ma też swoje wady. Po pierwsze bardzo łatwo jest w nich o błąd – w szczególności kłopotliwy może być numer faktury, który nie jest generowany automatycznie. Gdy faktury wystawia więcej niż jedna osoba, może zdarzyć się, że niektóre dokumenty będą mieć takie same numery. Podobnie jest z innymi danymi, które wprowadzane są samodzielnie. Takie szablony mają również ograniczone możliwości, w przypadku chęci wystawienia noty korygującej, czy faktury uproszczonej należy szukać odpowiednich szablonów np. w Internecie.
Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na korzystanie z programów do faktur. Ich niewątpliwymi plusami są automatycznie generowane numery faktur oraz definiowanie wartości domyślnych. W Internecie są dostępne wersje bezpłatne i płatne. Te pierwsze oferują nie tylko mniejsze możliwości, ale bardzo często w przypadku błędów, przedsiębiorcy nie wiedzą do kogo się zgłosić – pomoc techniczna nie jest mocną stroną darmowych aplikacji. Przy płatnych rozwiązaniach przedsiębiorcy nie tylko mają stały dostęp do pomocy, ale programy te oferują znacznie szersze możliwości. Tego typu aplikacje służą nie tylko do wystawiania standardowych faktur, ale najlepsze z nich np. Efaktury.org mają możliwość wystawiania takich dokumentów jak np. faktury wewnętrzne, rachunki, noty obciążeniowe, noty odsetkowe czy wezwania do zapłaty. Ponadto osoby korzystające z takich płatnych programów mogą korzystać z wielu dodatkowych możliwości jak np. zarządzanie bazą kontrahentów i produktów; generowanie raportów sprzedaży; monitorowanie zapłaconych i niezapłaconych faktur; umieszczanie rabatów. To tylko niewielka część funkcji jakie oferują nowoczesne programy do wystawiania faktur – wszystkie możliwości znacznie ułatwiają pracę przedsiębiorcy.
Program do faktur jaki?
Najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy są programy do wystawiania faktur. Według wielu specjalistów najrozsądniej decydować się na płatne programy – koszt rocznego korzystania nie wiążą się z wysokimi kosztami, a wiele firm oferuje darmowy okres próbny, z niektórych aplikacji można korzystać zupełnie za darmo nawet przez 100 dni. Płatne programy nie tylko oferują więcej możliwości, ale stale są aktualizowane i dostosowywane do potrzeb klientów, a tym samym są wolne od błędów. Najefektywniejsze i najprostsze w obsłudze są aplikacje, które działają na poziomie przeglądarki internetowej, czyli nie wymagają instalacji, po prostu wystarczy, że przedsiębiorca posiada komputer z dostępem do Internetu.
Programy do faktur, w szczególności te płatne, to idealne rozwiązania dla małych i średnich przedsiębiorstw. Pozwalają one nie tylko zaoszczędzić czas, ale także pieniądze, dzięki czemu osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą skoncentrować się na innych aspektach w firmie.
