Zwróć uwagę na elementy wymagane
Szablon faktury nie jest opisany w żadnym akcie normatywnym. Są oczywiście pewne schematy, które nakazują np. umieszczenie danych kontrahentów u góry strony, choć równie dobrze można byłoby je umieścić w dowolnej części dokumentu. To, co jest ważne, to zawarcie na fakturze wszystkich danych wymaganych przepisami. Wielu przedsiębiorców tworzy własne szablony faktur, dzięki czemu można na dokumencie umieścić również logo firmy albo tekst reklamowy, ale w dążeniu do perfekcyjnego wyglądu często pomijane są pewne oznaczenia, np. „metoda kasowa” albo określenie PKWiU dla towarów i usług objętych obniżonymi stawkami podatku VAT. Takie błędy mogą stać się przyczyną poważniejszego konfliktu z Urzędem Skarbowym, dlatego opłaca się wykorzystać programy do fakturowania on-line.
Po co płacić za coś, co można mieć za darmo?
Nie licząc systemu dostępnego na stronie www.efaktury.org, praktycznie wszystkie systemy do wystawiania faktur on-line są płatne. Problem polega też na tym, że większość z nich obejmuje także niepotrzebne małym przedsiębiorcom podprogramy wypełniające PKPiR albo generujące deklaracje, które można z powodzeniem wypełnić ręcznie przy prowadzeniu uporządkowanej księgowości. Oczywiście dostęp do archiwalnych faktur czy możliwość stworzenia wygodnej bazy danych kontrahentów czasem się przydaje, ale tylko czasem, dlatego na efaktury.org funkcje te są dostępne w pakiecie płatnym Gwoli ścisłości warto dodać, że ów pakiet kosztuje w cyklu rocznym tyle, ile w innych programach do księgowości online płaci się za miesiąc korzystania z nich.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do faktur?
Podstawowym argumentem przemawiającym na rzecz danego oprogramowania jest możliwość wystawiania różnych dokumentów. Tak naprawdę typowa faktura VAT nie jest przecież jedynym dokumentem: KP, KW, dokumenty magazynowe, formularze zamówienia itp. to dokumenty, które w wielu firmach nadal wypełnia się ręcznie albo mozolnie w szablonach Worda, który, nawiasem mówiąc, jest jedną z cięższych kotwic e-biznesu. O wiele wygodniej jest uwolnić się od lokalnego oprogramowania i korzystać z systemów online, które dają dostęp do księgowości zawsze i wszędzie. Możliwość wystawienia faktury VAT-marża, pro-forma, not odsetkowych czy uznaniowych jest poważnym argumentem. Niestety najpopularniejsze programy do księgowości tej możliwości nie dają, mimo że to proste formularze. Przedsiębiorca i tak musi więc z jednej strony słono płacić za możliwość fakturowania on-line, a z drugiej znów poświęcić sporo czasu na przygotowanie rzadziej wykorzystywanych dokumentów. To żadna ulga.
Ważnym argumentem przemawiającym na korzyść danego programu jest możliwość tworzenia własnej bazy danych kontrahentów i tutaj pojawia się problem, bo choć taką opcję teoretycznie mają wszystkie poważne programy, to wcale nie w każdym działa ona właściwie – brak możliwości importu danych na podstawie numeru NIP, zapis do jednej bazy klientów i dostawców, błędy w zapisie adresu: to tylko najczęstsze problemy, które bardzo poważnie komplikują prowadzenie działalności.
Podsumowanie
Możesz ułatwić sobie życie, wybierając dobry program do fakturowania. Pamiętaj jednak, że nie zawsze idealnie cukierkowy interfejs jest najważniejszy. Dostęp mobilny również jest zdecydowanie mocno przereklamowany – wymagać instalacji aplikacji, kiedy można skorzystać ze strony internetowej? Za te opcje słono się płaci a nikomu prawie nie są potrzebne. Może więc uprościć prowadzenie firmy przez usprawnienie zarządzania dokumentami księgowymi?
