W tym samym referacie pracuje jeszcze Panie: Ania, Marzenka i Helenka. Wszystkie radzą sobie równie dobrze ze swoimi obowiązkami, posiadają ogromne doświadczenie w swoim zakresie. Planują sobie urlopy w tym czasie, kiedy natężenie pracy jest najmniejsze, a w tygodniu przed urlopem uwijają się jak tylko mogą, żeby wyczyścić biurko ze wszystkich swoich spraw. W ciągu tych dwóch tygodni nieobecności nie naskłada się aż tyle nowych spraw, żeby ich nie ogarnąć po powrocie.
Sielanka...
Nagle, w połowie listopada, Pani Krysia ląduje w szpitalu na niespodziewanej operacji. Sytuacja jest na tyle poważna, że trudno określić, kiedy będzie mogła wrócić do pracy. Na karku koniec roku, rozliczanie dotacji, inwentaryzacja, sprawozdania, bilanse…
W referacie panika – kto przejmie obowiązki Pani Krysi? Jakoś trzeba zamknąć rok!
Sprawdzamy, kto zgodnie z dokumentacją ma wpisane zastępstwo za Panią Krysię; udało się – Pani Marzenka zastępuje koleżankę. Idziemy do Pani Marzenki, a ona robi wielkie, sowie oczy – jak ma zastąpić koleżankę, skoro nie ma haseł dostępu do programu i nigdy nie robiła tego, co Pani Krysia? W ogóle to jakiś całkiem inny program, którego nie zna nikt z referatu, oprócz Pani Krysi! Tak na marginesie, to każda ma wpisane za kogoś zastępstwo, ale kto by się tym przejmował. Nigdy nie zaszła taka potrzeba, więc myślały, że jakoś to będzie.
No i posypała się układanka…
To jest tylko zmyślona historia, ale uwierzcie – życie pisze o wiele gorsze scenariusze, a obowiązkiem kierownika referatu jest ustrzec pracowników przed takimi właśnie sytuacjami. Już widzę, jak wiele osób czytających ten artykuł wznosi oczy do góry i przypomina sobie podobną historię ze swojej jednostki. Rozumiem, że nie jest łatwo nauczyć się zakresu obowiązków koleżanki, skoro nigdy nie miało się z podobnymi sprawami do czynienia. Rozumiem, że pracownicy bliżej wieku emerytalnego nie łapią tak szybko nowych programów komputerowych. Rozumiem, że najłatwiej zająć się swoją działeczką i nie przejmować się resztą.
Nie rozumiem jednak, kiedy kierownik referatu przymyka oczy na problem „papierowych zastępstw” i nadstawia karku za swoich pracowników. W sytuacji opisanej powyżej nikt nie będzie miał pretensji do Pani Krysi i Marzenki. Kierownik jednostki rozliczy kierownika referatu, bo on odpowiada za prawidłową pracę podległych mu pracowników. W imię czego mamy się narażać na nieprzyjemności?
Dlatego też, zamiast koronnego „nie da się tego zorganizować”, „to nie jest takie proste”, poświęć któryś dzień i zastanów się, czy przypadkiem tak by się nie dało:
- Zweryfikuj dokumentację dotyczącą zastępstw pracowniczych w Twoim referacie. Zastanów się, czy te zastępstwa zostały racjonalnie dopasowane do pracowników i czy oni faktycznie są w stanie przyjąć na siebie takie obowiązki. Każdy pracownik ma inne predyspozycje i należy wziąć je pod uwagę.
- Jeżeli te zastępstwa według Ciebie można by jeszcze inaczej ustawić, rozpisz na kartce to, co uważasz za słuszne. Rozpisując na kartce masz pewność, że nie zapomnisz o jakimś obszarze działalności Twojego referatu.
- Zrób zebranie ze swoimi pracownikami i przedstaw im propozycję organizacji zastępstw. Przekonaj ich, jak ogromne znaczenie ma zastępstwo w przypadku wystąpienia zdarzenia losowego. Nie mówię tutaj o planowanych urlopach.
- Wyznacz termin, w którym powinni się przyuczyć nowych zakresów – dobrze jest uzgodnić ze wszystkimi po kolei, kiedy są w stanie zająć się nauką obowiązków należących do koleżanki. Każde stanowisko jest mniej lub bardziej obciążone pracą w różnych okresach, więc trzeba to przemyśleć. W każdym razie dobrze jest jasno ustalić termin zakończenia wdrożenia w nowe tematy – np. uczymy się w takim tempie, żeby po roku każda z nas potrafiła zastąpić koleżankę. Pisząc „potrafiła”, mam na myśli sytuację, w której siadam za koleżankę i jestem w stanie zrobić samodzielnie to, co mam zapisane w zakresie zastępstwa – nie żadne tam takie z doskoku.
Może się zdarzyć, że po roku nie wszyscy zdążyli i jeszcze czegoś trzeba się douczyć. Nie szkodzi – jeżeli każdy z pracowników w końcu zrozumiał, że musi się nauczyć i już zaczął tę naukę – to już jest krok milowy. Najważniejsze, to rozpocząć i konsekwentnie sprawdzać poziom wdrożenia. Jak nie za rok, to za dwa lata będziesz mógł albo mogła spać spokojnie.
Jak zwykle – możesz uznać, że Twoja jednostka jest wyjątkowa, bo u Was nie ma potrzeby wprowadzania zastępstw. Możesz również walnąć się w pierś i przyznać się, że zastępstwa u Ciebie leżą i kwiczą (śmiało, przecież nikt nie widzi, jak czytasz artykuł :)).
Możesz również dumnie stwierdzić, że sam już dawno na to wpadłeś lub wpadłaś, zrobiłeś lub zrobiłaś u siebie porządki i stres związany z zastępstwami jest Ci obcy – w takim przypadku przyjmij moje szczere gratulacje :).
