Kalkulacja wstępnych kosztów przedsięwzięcia

To, czy firma będzie warta miliony, czy będzie kolejnym nieudanym projektem, zależy od tego, jak będziesz zarządzał kosztami i czy zachowasz płynność finansową przez cały czas jej istnienia. Jest to szczególnie ważne w początkowej fazie rozwoju. Utrata płynności, czyli niemożność pokrycia kosztów związanych z bieżącym prowadzeniem firmy, niejednokrotnie pogrążyły nawet dobrze zapowiadające się biznesy. Ważne jest więc, aby przyłożyć się do tego procesu i niwelować wszystkie ryzyka, które uda się zauważyć, oraz zapewnić sobie plan awaryjny na wypadek komplikacji.

Proces zakładania własnej firmy wiąże się z wieloma różnymi wydatkami. Wiele z nich jest jednorazowych, jak opłaty skarbowe za założenie firmy czy pieczątka. Inne to natomiast comiesięczne koszty stałe na materiały promocyjne, wynajem lokalu czy wynagrodzenie pracowników. W przypadku kalkulowania wydatków konieczne jest ostrożne podejście. Należy być konserwatywnym – zarówno przy analizie, jak i przy wydawaniu kapitału. Pieniądze są krwioobiegiem firmy, a szczególnie firmy w początkowej fazie rozwoju, która nie ma zapewnionych stałych dochodów ze sprzedaży. Nie wydawaj więc wszystkiego - nie wydawaj na rzeczy zbędne, kupuj rzeczy używane i rzeczy z allegro. Znajdź odpowiednią równowagę między jakością i kosztem, używaj darmowego oprogramowania oraz korzystaj z własnych umiejętności.

Zróbmy teraz małe ćwiczenie. Wpisz poniżej kwoty, jakie będą Ci potrzebne na otwarcie biznesu

Krok 1: Otwarcie biznesu:

Wydatki związane z otwarciem firmy

Krok 2: Zakup aktywów:

Jakich rzeczy będziesz potrzebował, aby prowadzić swój biznes

Krok 3: Stałe miesięczne wydatki:

Jakie są koszty prowadzenia firmy w typowym miesiącu

Wiem, że uzupełnianie tych tabel może być przytłaczające. Faktycznie, otwarcie własnego biznesu może być kosztowne, dlatego tak ważne jest, aby być sprytnym i oszczędnym. W chwili obecnej tylko liczymy potencjalne wydatki „na papierze”. Weź ostatnią sumę i pomnóż przez sześć, a w ten sposób dowiesz się, jakich pieniędzy potrzebujesz, aby poprowadzić swój biznes przez pierwsze sześć miesięcy. Teraz dodaj sumy z pierwszego i drugiego kroku. Ta suma powie Ci, ile pieniędzy potrzebujesz, aby otworzyć biznes i pozostać na rynku przez sześć miesięcy. Idealnie byłoby mieć taką kwotę do dyspozycji. Jeżeli nie, to trudno, nadal możesz z powodzeniem otworzyć swój biznes i masz szansę na powodzenie. Będzie to tylko odpowiednio trudniejsze – musisz więc szukać sposobów, aby zmniejszyć swoje koszty. Jak zapewne zauważyłeś, największy wpływ na wydatki mają koszty stałe. Zastanów więc się, jak je zmniejszyć – być może na początku możesz pracować z domu, może nie potrzebujesz tylu pracowników i możesz sam wziąć więcej obowiązków na swoje barki albo znaleźć tańszy kredyt (lub szybko go spłacić).

Krok 4: Prognoza sprzedaży:

Kiedy piszesz biznes plan, musisz unikać liczb stworzonych z powietrza. Nie popełnij tutaj błędu – może to być kuszące, szczególnie, jeżeli szukasz finansowania i chcesz pokazać potencjalny wzrost Twojego przedsiębiorstwa. Ale będzie to błędem z dwóch powodów. Po pierwsze sprawny inwestor lub pożyczkodawca sprawdzi Twoje liczby i udowodni Ci, że jesteś nowicjuszem. A nowicjusz z błędnymi danymi nie ma zbyt dużej szansy na finansowanie. Po drugie – błędne liczby doprowadzą Cię do błędnych wniosków, a one mogą sprawić, że zbankrutujesz, jak skończą Ci się pieniądze, które myślałeś, że będziesz miał. Lepiej jest więc posiadać solidne podstawy co do liczb, szczególnie jeżeli chodzi o prognozę sprzedaży. Musisz spróbować dowiedzieć się, ile możesz zarobić w przeciągu kilku najbliższych lat. Oczywiście, tego teraz nie wiesz i będziesz opierać się na pewnych szacunkach, ale założenia powinny być ostrożne. Jeżeli uda Ci się zarobić więcej, to świetnie, a jeżeli nie – no cóż, przynajmniej byłeś na to przygotowany. Uczciwa prognoza powinna zawierać następujące elementy:

miesięczne prognozy na najbliższy rok, zarówno kwotowo jak i ilościowo,

roczne prognozy na najbliższy okres dwóch do czterech lat, zarówno kwotowo jak i ilościowo,

założenia, na jakich oparte są prognozy.

Gdzie znaleźć informacje? Przede wszystkim poprzez analizę potencjalnej konkurencji. Rozpatrz ich sprzedaż, godziny działania, okresy wzmożonej sprzedaży, cenę, jakość ich towarów i usług. Jeżeli to możliwe, porozmawiaj z klientami oraz pracownikami sprzedaży. Oszacuj tak dokładnie, jak to tylko możliwe, ile Twoja konkurencja zarobiła w tym miesiącu. Prognoza sprzedaży powinna być oparta na średniej miesięcznej sprzedaży przedsiębiorstwa o podobnym do Twojego rozmiarze i działającego na podobnym rynku. Następnie zapytaj stowarzyszenia handlowe oraz sprawdź magazyny branżowe, aby zorientować się, ile zarabia typowa firma w Twojej branży. Pamiętaj, aby szacunki przeprowadzać ostrożnie. Nie jesteś istniejącym biznesem, ale dopiero startującym przedsiębiorstwem. Jest mało prawdopodobne, aby Twoja sprzedaż była na tak stałym poziomie, jak u konkurencji, w ciągu najbliższych lat.