1
głosów
- +

Usprawnienie pracy biurowej

Autor:

Aktualizacja: 14.08.2012


Kategoria: Biznes i Ebiznes / Zarządzanie Firmą


Artykuł
  • 1 głosów dodatnich
  • 0 głosów ujemnych
  • 2511 razy czytane
  • 3 przedrukowany
  • 0 Polemik/Poparć <span class="normal">Odpowiadanie na artykuł</span>
  • Licencja: CC <span class="normal">Zezwala się na kopiowanie, dystrybucję, wyświetlanie i użytkowanie dzieła i wszelkich jego pochodnych pod warunkiem umieszczenia informacji o tw&oacute;rcy.</span>
Dostęp bezpłatny <span class="normal">Dostęp do treści jest bezpłatny.<br/> Inne pola eksploatacji mogą być zastrzeżone sprawdź <b>licencję</b>, żeby dowiedzieć się więcej</span>
 

Artykuł dotyka problemu "marnowania czasu" na czynności powtarzalne i nietworzące wartości dodanej. Autor wskazuje obszary mentorstwa oraz prezentuje aktualne możliwości techniczne pozwalające na eliminowanie i automatyzację w obszarze aktywności biurowej człowieka.


Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, ile czasu tracisz na powtarzalne i zbędne czynności oraz procesy? Czy zastanawiałeś się, jakie o wiele ważniejsze rzeczy mógłbyś zrobić w tym czasie? Czy kiedykolwiek zapomniałeś zrobić coś na czas, gdyż po prostu wypadło Ci to z głowy? Czy masz wrażenie, że gonią Cię terminy, a Ty nie „wyrabiasz” z papierami? Czy zdarzyło Ci się stracić coś cennego dla Ciebie, Twojej firmy, Twojej Rodziny? Czy miałeś poczucie braku efektywności z powodu wykonywania czynności, które nie tworzyły wartości dodanej?

Podstawowy dylemat

Każdy z nas spotkał się z sytuacją zawodową, w której zadawał sobie wyżej wymienione pytania.  Każdy z nas stawał wielokrotnie wobec sytuacji, kiedy musiał wybierać pomiędzy tym co musiał, a tym co powinienem w tym momencie zrobić. Jaki priorytet nadać poszczególnym zadaniom i obowiązkom. Co jest ważniejsze a co może poczekać?

Praca biurowa i inne rodzaje aktywności

Praca biurowa jest specyficznym rodzajem aktywności zawodowej i wymaga czynnego udziału  człowieka. Niewiele w tym obszarze jest czynności, które dadzą się usprawnić czy zautomatyzować. Odmiennie natomiast przedstawia się możliwość usprawniania i automatyzacji np. procesów produkcyjnych. W tym obszarze aktywności człowieka można odnotować bardzo wiele osiągnięć. Szczególnie jest to widoczne przy czynnościach powtarzalnych. Specyfika pracy biurowej zazwyczaj związana jest z aktywnością intelektualną człowieka, a także z niepowtarzalnością pozornie powtarzalnych operacji. Pomimo tej specyfiki istnieją jednak obszary, które mogą podlegać  procesowi usprawniania i automatyzacji. W procesie automatyzacji eliminujemy bezpośredni udział człowieka w wykonywaniu danego zadania.

Przykład usprawnienia

Do zadań powtarzalnych, w przypadku prac biurowych, należy między innymi wystawianie dokumentów sprzedaży czyli tzw. Faktur Vat. Powtarzalność występuje tu szczególnie w działalności podmiotów świadczących usługi, a przede wszystkim przy świadczeniu usług cyklicznych i powtarzalnych, często nazywanych usługami abonamentowymi. Dokumentowanie i rejestrowanie sprzedaży za pomocą Faktur Vat jest obowiązkiem każdej firmy i instytucji w związku z prowadzoną przez nie działalnością gospodarczą i ma charakter obligatoryjny. Samo wystawianie dokumentów sprzedaży nie tworzy wartości dodanej dla firmy w postaci dodatkowej funkcji czy wartości produktu, usługi lecz jest elementem generującym koszty. Celem dla każdej, dobrze zorganizowanej pracy powinno być eliminowanie zbędnych kosztów i działań nie dodających wartości do produktu finalnego. Każdą chwilę poświęcona na działania nie przynoszące zysku można potraktować więc jako marnotrawstwo. Jak już wcześniej o tym wspomniano, działania powtarzalne można jednak automatyzować i przekazać do wykonania maszynie. W tym przypadku rolę wystawcy dokumentów sprzedaży w całości musi przejąć odpowiedni program komputerowy, który na podstawie wcześniej wprowadzonych danych jest w stanie w odpowiednim momencie, czy wyznaczonym terminie wygenerować dokumenty sprzedaży. Takie rozwiązanie eliminuje absorbcję użytkownika jako bezpośredniego uczestnika tego procesu dając mu czas i umożliwia skupienie uwagi na innych sprawach czy zadaniach.

Automatyzacja w praktyce

Aktualne możliwości techniczne pozwalają na stworzenie narzędzi automatyzujących i usprawniających prace biurowe. Narzędziem zapewniającym rozwiązanie problemów opisanych w niniejszym artykule może być  np.: AIS – System Zautomatyzowanego Fakturowania.  System Zautomatyzowanego Fakturowania  to narzędzie pozwalające na zautomatyzowanie procesu wystawiania dokumentów sprzedaży i zapewnienie terminowego wykonania tego zadania zgodnie z wymaganiami użytkownika i prawa.

System tego typu  jest aplikacją internetową dostępną przez przeglądarkę internetową a jego zadaniem jest rejestrowanie transakcji sprzedaży w formie Faktur Vat. System poza możliwością generowania dokumentów sprzedaży przez operatora w sposób tradycyjny, ma możliwość automatycznego wystawiania Faktur Vat, zgodnie ze specyfikacją i danymi wprowadzonymi wcześniej do systemu - co jest jego główną rolą i zadaniem. System umożliwia zaprogramowanie nieograniczonej liczby definicji przyszłych dokumentów sprzedaży dla wybranego kontrahenta w układzie różnych kombinacji produktów. Aplikacja pozwala precyzyjnie określić termin wystawienia lub cyklicznego wystawiania dokumentu sprzedaży. Poza funkcją podstawową, jaka jest rejestracja transakcji, System pozwala także zautomatyzować proces wysyłania wygenerowanych przez siebie dokumentów sprzedaży jak i wezwań do zapłaty drogą elektroniczną. Poza wbudowanymi mechanizmami automatyzacji pracy aplikacji system posiada wśród opcji wiele funkcji i operacji ewidencyjnych jak rozliczenia, repozytorium dokumentów i powiązanie ich z definicjami dokumentów sprzedaży oraz tworzenie raportów obligatoryjnych i własnych. System pozwala także na prowadzenie sprzedaży w wielu walutach jednocześnie oraz umożliwia porządkowanie dokumentów sprzedaży wg. kryteriów określonych przez użytkownika, a także pozwala eksportować dane do innych programów jak np.: MS Excel w celu dalszego ich przetwarzania. Dzięki osadzeniu Systemu w technologii internetowej użytkownik ma dostęp do aplikacji z dowolnego komputera i miejsca na świecie. System zapewnia pełne bezpieczeństwo danych a także cykliczne wykonywanie archiwum. Dzięki zastosowanej technologii użytkownik nie musi martwić się o aktualność i konserwację oprogramowania oraz sprzętu.

Korzyści z zastosowania systemu automatyzującego fakturowanie:

- minimalizacja czasu poświęcanego na czynności cykliczne (np.: manualne wystawianie dokumentów sprzedaży co miesiąc, wysyłanie faktur do klientów),

- zwiększenie zasobu czasu na sprawy naprawdę istotne dla Siebie i Swojej firmy,

- skupienie uwagi na pracy zamiast pilnowania kalendarza,

- zasada: „robisz raz a nie co miesiąc”,

- automatyczne rozsyłanie wygenerowanych dokumentów,

- automatyczna archiwizacja danych,

- ekologia - oszczędność papieru i energii,

- dostęp do dokumentów skojarzonych bez potrzeby ich szukania, (np.: umowy, terminarze, harmonogramy, itp.),

- brak obaw o działanie specjalistycznego oprogramowania oraz konieczności przeprowadzania aktualizacji i serwisu,

- brak obaw o wirusy komputerowe lub utratę danych,

- nieograniczony dostęp do systemu za pomocą dowolnego komputera z przeglądarką internetową i dostępem do Internetu,

- prosta, intuicyjna obsługa,

- możliwość pracy w dowolnym miejscu o każdej porze,

- bezpieczeństwo danych.


Podobał Ci się artykuł?
1
głosów
- +

Brak polemik/poparć



Podobne artykuły:


KOMENTARZE


System komentarzy dostarcza Disqus

Używając tej strony zgadzasz się na wykorzystywanie plików Cookie.Dowiedz się więcej.

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Z dniem 25.05.2018 wprowadziliśmy też w życie rozporządzenia dotyczące ochrony danych osobowych. Więcej informacji w naszej Polityce Prywatności i Regulaminie.

Zamknij