Postęp technologiczny sprawił, że dziś wiele czynności wykonuje się przy użyciu albo specjalistycznego sprzętu albo też komputerów osobistych, które są standardem w każdej firmie, nawet, jeśli mowa o prowadzeniu straganu z warzywami. Oczywiście rodzaj oprogramowania będzie zależał od wielu czynników, w tym wielkości danego przedsiębiorstwa, i tak ktoś, kto prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą będzie potrzebował podstawowego pakietu biurowego, systemu operacyjnego i ewentualnie kilku innych programów, natomiast zbędny będzie dla niego system CRM – chyba, że liczba jego klientów jest znaczna. I odwrotnie – międzynarodowy koncern, który zatrudnia czasem kilka tysięcy ludzi musi liczyć się z kosztami zakupu i wdrożenia odpowiednich programów, które pozwolą na zwiększenie przewagi nad konkurencją, efektywności i optymalizację czasu pracy.
Oprogramowanie dla firm można podzielić według konkretnych kryteriów i wybrać albo komercyjne, czyli takie, za które trzeba zapłacić albo darmowe – udostępniane na zasadzie open source. Warto się zastanowić nad tego typu rozwiązaniami zwłaszcza, gdy nasza firma jest mała, a my nie chcemy wydawać kilku tysięcy złotych na licencje. I tak pakiet biurowy Microsoft Office można zastąpić darmowym Open Office, Photoshopa, dość intuicyjnym i nadającym się do prostych projektów, Gimpem, a system operacyjny Windows, Linuxem, który zyskał wielu zwolenników na całym świecie. W ten sposób oszczędzimy kilka tysięcy złotych i z pewnością „nie podkusi” nas, żeby ściągnąć nielegalne oprogramowanie z internetu.
Duże firmy stawiają jednak na oprogramowanie płatne i jest to też dobra opcja, ze względu na to, iż istnieje duże prawdopodobieństwo, że programy będą posiadały szereg dodatkowych funkcji, których ich darmowe odpowiedniki nie będą posiadać.
Na darmowe rozwiązania nie można się za to zdecydować w przypadku systemów do zarządzania relacjami z klientami (CRM), czy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Sam koszt takiego oprogramowania jest duży, nie mówiąc już o procesach wdrażania danych systemów. Inwestycje tego typu zwykle zwracają się w ciągu kilku lat, a ich posiadanie pozwala na zastosowanie rozwiązań, które pozwolą na zdobycie przewagi nad konkurencją i podtrzymywanie wzorowych relacji z klientami.
