Jednym z elementów skutecznego zarządzania jest opracowanie dobrego budżetu. Budżet dobrze przygotowany zawiera w sobie kilka kluczowych punktów m.in. jasno określone cele jakie chcemy osiągnąć, metody i instrukcje budżetowania, plany cząstkowe, wskazówki jak reagować na odchylenia, a także ponowną analizę budżetu.
Ważną kwestią jest fakt, że budżetowanie składa się z trzech zasadniczych części, a mianowicie z przygotowania, realizacji i kontroli. Aby stworzony budżet przyniósł oczekiwane efekty należy zrealizować wszystkie jego części. Nie wskazane jest pominięcie któregokolwiek z wymienionych etapów budżetowania.
W momencie określania celów pamiętajmy o tym, aby były one realne do wykonania. W tym celu trzeba wyznaczyć je w porozumieniu z przedstawicielami wszystkich komórek funkcjonujących w firmie, a nie tylko z działem finansów, księgowości. Pamiętajmy, iż działy księgowe gromadzą informacje z przeszłości i na nich pracują, natomiast tworzony budżet dotyczy czasu przyszłego i w nim będzie funkcjonował. Niewątpliwie zgromadzone dane księgowe, będą podstawą do ustalania budżetu i pomogą także w ustalaniu ewentualnych odchyleń.
Budżetowanie może być realizowane różnymi metodami np. przyrostową, od zera, z góry na dół, z dołu do góry. Wybór metody realizacji budżetu jest kluczową sprawą. Niestety nie ma jednej metody budżetowania dobrej dla wszystkich firm. Mówiąc szczerze nie ma też jednej metody dobrej dla wszystkich komórek działających w danej firmie. Na wybór metody wpływ ma wiele czynników m.in. charakter kierowników jakich zatrudniamy, w jakiej fazie cyklu rozwoju jest firma, rodzaj oferty.
Po stworzeniu budżetu nakreślone cele należy przedstawić wszystkim pracownikom wraz z ustalonym harmonogramem prac dla poszczególnych działów, czy też pracowników. Powinniśmy wyznaczyć także osoby odpowiedzialne za realizację budżetu w poszczególnych komórkach. Podzielenie obowiązków i wznaczenie odpowiedzialnych za budżety cząstkowe ma usprawnić i urzeczywistnić realizację zaplanowanego budżetu. Na tej podstawie możemy także w sposób łatwy i precyzyjny wyłapać tzw. najsłabsze ogniwo. Na tej podsatwie można także szybko wprowadzić zmiany, kiedy stwierdzimy, że realizacja budżetu w jednym z działów nie jest wykonywana zgodnie z harmonogramem. Jednak należy pamiętać, że efekty z zaplanowanego budżetu nie są widoczne od razu, na korzyści trzeba poczekać.
Przedsiębiorstwo, aby dobrze funkcjonować, musi ułożyć roczny plan działania, w którym uwzględniony zostanie sposób alokacji zasobów. Ten plan muszą poznać i zaakceptować pracownicy poszczególnych szczebli zarządzania, a następnie wprowadzić go w życie. Dlaczego to takie ważne?
