To, na jakie programy się zdecyduje, zależy przede wszystkim od branży, w której prosperuje, ale również od ilości osób i charakteru świadczonych usług czy sprzedawanych produktów. Jeśli firma jest jednoosobowa i nie wiadomo, kiedy się rozwinie, nie ma sensu wydawania ogromnych ilości pieniędzy liczonych w dziesiątkach tysięcy złotych, jeśli nie jest to do końca konieczne. Oczywiście należy zapłacić za te programy, które są niezbędne, jednakże te opcyjne można wtedy odpuścić. Raczkująca firma ma zdecydowanie więcej ważnych wydatków, bez których nie można się obejść i lepiej przeznaczyć te pieniądze właśnie na nie.
Jeśli natomiast, firma powstaje od razu z dużymi środkami, na przykład z dofinansowań z Unii Europejskiej lub Urzędu Pracy i ma jasno wytyczone cele rozwojowe, kwestia programów jest już zupełnie inna.
Oprogramowanie dla firm to pojęcie bardzo uzależnione od tematyki firmy. Pozostają tu jednak do wyboru dwie opcje – oprogramowanie płatne-komercyjne i darmowe-open source. Nie wszystkie jednak programy występują również w wersji bezpłatnej. Gdy przemyśli się odpowiednio wszelkie za i przeciw, należy zdecydować, która opcja będzie lepsza. We wspomnianej już jednoosobowej działalności gospodarczej, zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem będzie na początek wybór darmowego oprogramowania, takie, które jest i zakupienie tylko tego, którego nie ma w wersji bezpłatnej. W miarę upływu czasu, a co za tym idzie, rozwoju firmy, można się powoli decydować na te droższe rozwiązania. I to właśnie jest najbardziej odpowiedzialne zachowanie.
W przypadku dużych firm, które mają już środki, nie ma tego problemu, ponieważ stać je na drogie programy.
W tym miejscu należy zauważyć, że darmowe rozwiązania nie zawsze mają takie same funkcje, jak te płatne. Często są one znacznie bardziej rozwinięte. Czasem jednak nie różnią się niczym.
Przykładowym oprogramowaniem dla firm, gdzie staje się przed dylematem, jaki wybrać, są edytory tekstu. Najbardziej znany na rynku – Microsoft Office, kosztuje w licencji dla firm prawie tysiąc złotych. Można zdecydować się na darmową alternatywę w postaci pakietu Open Office. Posiadają podobne funkcje, poza tym, że ta druga, darmowa wersja, czyta więcej rozszerzeń plików. Firma powinna zdecydować, czy chce renomowane oprogramowanie, za które musi zapłacić niemałe pieniądze, czy zdecyduje się na darmowe i zaoszczędzi w ten sposób duże sumy pieniędzy na inne wydatki.
