Jest to pewien rodzaj teorii, którą często mam okazję słyszeć od człowieka prowadzącego firmę, w której pracuję. Chciałbym przedstawić pewną sytuację.
Mamy organizację, firmę, grupę ludzi, którzy wykonują określone zadania, w zamian za to otrzymują jakieś profity. Na początek wprowadzimy prosty model:
Jest to model w którym pojawia się zadanie lub grupa zadań na wejściu naszego system, element wykonuje te zadanie oddaje jego wyniki. Dopóki nasz jedyny element działa, nie mamy żadnych problemów. Element specjalizuje się w wykonywanych zadaniach, z każdym zadaniem jest coraz lepszy, coraz bardziej wydajny, z punktu widzenia firmy jest coraz bardziej opłacalny. Jednak pojawia się małe 'ale'. Poza tym elementem żaden inny nie wykonuje tych zadań. Co się stanie gdy dany element zawiedzie? Każdy się ze mną zgodzi, że system przestanie działać. Ktoś może powiedzieć, że możemy użyć innego elementu i się nauczy robić te same zadania. Owszem, tylko kiedy mamy do czynienia z zadaniami i doświadczeniem trwającym kilka miesięcy a nawet lat, to wykształcenie kolejnego takiego elementu jest bardzo dużym kosztem, po czym wracamy znowu do zawodnego systemu.
Rozwinięciem modelu pierwszego może być kolejny model:
Nasz system z modelu pierwszego uzupełniamy o dodatkowe 2 elementy. Każdy z tych trzech elementów uczy się wykonywać te same zadania, żaden z nich nie specjalizuje się w wykonywaniu szczególnych zadań, ale doświadcza każdego rodzaju. Z czasem mamy 3 elementy, które wykonują zadania na podobnym poziomie. System wydaje się być odporny na zaburzenia w rodzaju: jeden element przestaje funkcjonować, pozostają nam dwa elementy w pełni sprawne, które dodatkowo są w stanie kształcić o wiele szybciej kolejne elementy, do systemu. System jest sprawny jeśli chodzi o stosunkowo małe firmy, organizacje. W momencie gdy organizacja powiększa się, a wykonywane zadania wymagają wielu etapów realizacji, pojawiają się dużo wyższe i kolejne kolumny.
Model ten można przedstawić jako:
Proszę zwrócić uwagę jak funkcjonuje taki system. Dopiero wyłączenie całej kolumny uniemożliwiłoby wykonywanie zadań. Można przeprowadzić n kombinacji drogi wykonania zadania przez różne elementy(dla przykładu kolorowe linie). Co w ten sposób osiągnęliśmy?
Otrzymaliśmy system złożony z zawodnych elementów, którego działanie nie będzie zaburzane przez zawodność tych elementów. Czyli tak de facto otrzymaliśmy stosunkowo niezawodny system, zbudowany z zawodnych elementów. Celowo piszę stosunkowo, bo zawsze może się przydarzyć takie zaburzenie elementów, że system przestanie być stabilny, jednakże prawdopodobieństwo w takim wypadku jest ograniczone do minimum.
Teraz jeśli spróbujemy to przełożyć na działalność firmy, to każdy pracownik jest elementem systemu, a firma całym systemem. Gdy działalność firmy opiera się na podsystemach z modelem 1 - elementowym, czyli ma jedną osobę od marketingu, jedną od sprzedaży, jedną od księgowości, jedną od spraw innych, itp, itd, to wcześniej czy później pojawi się zaburzenie w postaci pracownika, który zrezygnuje z pracy. Cały wysiłek zarządzających firmy powinien skupiać się na tym, aby budować systemy, w których tego typu zaburzenia nie mają wpływu na działalność firmy. Budując te systemy, trzeba zakładać, że każdy element jest elementem zawodnym i zawsze musi być w obwodzie element zapasowy. Jest to bardzo trudna część zarządzania firmą, gdyż musi doskonale łączyć rozwój firmy z rozwojem kadr i bilansowaniem całej działalności.
Jako ćwiczenie na koniec podam przykład restauracji McDonald's. Restauracje mają tak opracowane systemy przygotowywania każdego dania, systemy szkoleń pracowników, że można się pokusić o stwierdzenie: każdy może być pracownikiem tej restauracji, zaczynając nawet od kompletnej nieznajomości jakichkolwiek kulinariów. Mało tego w każdej restauracji, w jakimkolwiek miejscu na świecie zjemy dokładnie takiego samego w smaku hamburgera.
Dlaczego tak jest ? Jak to jest możliwe, że restauracja zatrudniając ogromne ilości ludzi bez doświadczenia(czyli elementów zawodnych) osiągnęła taki ogromne sukces? jeśli ktoś nie wie to mają ponad 32 000 restauracji na całym świecie, w 117 krajach, zatrudniają 1.7 miliona pracowników, a ponad 75% restauracji jest prowadzone przez franczyzobiorców(czyli nie tych co zbudowali McDonald's).
