Im więcej pracowników i więcej działów, tym bardziej skomplikowane jest zarządzanie nią. Do momentu, gdy firma jest jednoosobowa, problem ten nie jest zbyt skomplikowany, bo wszystko można robić samemu. W pewnym jednak momencie pojawiają się również współpracownicy, firma decyduje się na zawarcie umowy business to business, przez co całe zarządzanie firmą zaczyna być bardzo skomplikowane i często niemożliwe do wykonania dla jednej osoby.
W firmach z branży usługowo-produktowej trzeba integrować ze sobą działy produkcyjne, handlowe, dystrybucyjne, reklamowe i wiele innych. Odpowiednia integracja i zsynchronizowanie jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy, a często jest tak, że panuje tam taki bałagan, że trudno się we wszystkim połapać. Najlepszym rozwiązaniem jest nadzorowanie wszystkich procesów kontaktów, produkcji i dystrybucji, jednakże jest to często niewykonalne.
W takiej sytuacji, jako pomoc, pojawiają się systemy ERP. Pod tym skrótem kryje się angielska nazwa Enterprise Resource Planning i oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Programy ERP integrują poszczególne działy firmy na każdym jej szczeblu ułatwiając zarządzanie nią. Dzięki swoim funkcjom, umożliwiają sprawne komunikowanie się między poszczególnymi działami, a także zautomatyzowanie poszczególnych procesów, jak na przykład informowanie o stanie danego produktu magazynowego i przesyłanie tych informacji do działu handlowego. Dzięki temu sprzedawca (lub sklep internetowy) wie, ile jeszcze może sprzedać. Taka sytuacja sprawdza się doskonale w rozbudowanych sklepach internetowych, gdzie system automatycznie odlicza zakupione już towary.
Systemy ERP usprawniają działania firmy, ponieważ wszelkie jej części są ze sobą w odpowiedni sposób zgrane i zintegrowane, dzięki czemu unika się wszelkich nieporozumień i niedopowiedzeń, które mogą w znaczny sposób zaszkodzić. Poleca się je w każdej firmie, a czasem stają się one wręcz niezbędne. Bardzo dużym plusem tego typu oprogramowania jest to, że można go w elastyczny sposób dostosować do działania swojej firmy i jej branży. Dodatkowo, wszelkie dane wprowadza się tylko raz, a potem one same już się modyfikują. Dzięki temu, poza samym prężniejszym działaniem firmy, oszczędza się również bezcenny czas.
